商品采购的成本管理

商品的采购成本商品的采购成本在采购商品时，供应商提供给超市的批价在超市方面通常称之爲进价。许多中小型超市在实际运作中都把进价的加权平均价格称爲成本。例如，超市在引进 335ml 可乐时，第一次爲 1.5元/瓶，引进 100 件（每件 24 瓶） ，第二次爲 1.4 元/瓶，引进100 件，而在第二次进货时，第一次进的货还剩 20 件，则：成本=（1.5×20×241.4×100×24）÷（20×24100×24）=1.417 元/瓶。若此时要对商品售价进行调整，则应按 1.417 元/瓶爲成本进行调价。因爲库存的管理是依据先进先出的原则进行配送的，并且在电脑中对分店的销售库存冲减是由少到多进行的，也可认爲是先进先出，所以在核算成本时应该依照每次库存的增减而有不同的计算起点。例如当第三次进货时，库存只剩 20 件，则说明第一次的货已全部销售完毕，在计算成本时应以第二次进货时的价格 1.4 元/瓶爲核算初始值。以上是对成本的核算过程予以说明，在采购过程中，如何才能做到以尽量低的成本引进商品至关重要。当采购人员要引进一种商品或商家向其推荐某种新産品时，必须对该商品的市场状况有较深的了解。所谓市场状况指的是商品在该市场的销售情况、市场价格、竞争企业是否有经营该商品。对於市场的销售情况，可以是预估的，也可以依据已经在经营的同类産品作出决定。例如，在引进化妆品时就可以依据当地居民的皮肤质量、气候状况、消费水准及消费习惯进行判断。这样即使是首次引进到该地的産品，也能够依据産品的特性判断出销售的大致状况。某系列化妆品大部分属油性，如果当地处於潮湿闷热地域，居民油性皮肤居多，就可以知道该区域的销售状况必定不会太好。在经营品种繁杂的中小型超市，采购人员在调查市场时因爲産品品牌及品种较多，往往难以全部予以考核，有一些商家拿来的可能是已退出该地区的産品，那麽，引入了该类産品，必然会引起积压。销售量的大小直接影响商品的采购量，在与供应商进行价格谈判时，小批量采购处於不利的地位。目前，许多厂家还不能控制其産品在各地市场的价格，供应商占有很大的价格主导权，若有竞争商家销量大於本企业，这就使得本企业在价格竞争中处於劣势。由於买方市场的形成，厂家爲了能把産品销出去，往往都在价格上大做文章，在超市采购谈判中，供方大都以返利鼓励超市提高购物量。例如某厂家规定以 100件/月的销量爲底线，每增加 10 件返利 2，增加 50 件以上返利 3，大量采购促使采购成本下降。因此在判断好市场销售前景的前提下，以提高采购存储量来得到供方的低价优惠和返利政策，比小批量频繁采购要降低许多成本，而且量越大成本越低。对竞争企业商品的价格或销售状况进行观察，作出合理判断也是降低采购成本的有效途径之一。本企业采用的一种方式是，每家连锁店定期向业务部门提供当地市场价格，业务部门依据该资讯与本企业对照，对价格作出合理调整或要求供应商调整进价。例如一瓶 250ml 纯净水进价 0.7 元，零售价 0.8 元，而市场均价爲 0.7 元，那麽在核实供应商是同一公司的情况下，可以要求该供应商作出解释，或在第一次业务谈判时就规定好一旦出现该类情况对供方的处罚条款。如此一来可不时对商品进行调整，至少做到在引进时与市场其他企业是同步的，不至於在成本方面有太大劣势。在当前商品市场管控不利的情况下，经常到外地去看看市场、走出去采购，有时也可以降低成本。商品的管理成本管理成本包括办公费用、人员费用、物业管理及相关设备费用等成本，它贯穿整个企业的运作。在办公费用成本中除了用电、用水等费用外，还有单据的费用。在超市的日常运作中，主要有以下几种常用单据：A.新産品采购申请单；B.商品验收单、商品配送单；C.商品价格调整通知单（分进价和售价） ；D.商品退货单；E.商品调拨单；F.残次品处理申请单；G.商品销售单；H.仓库库存采购单。另外根据各个企业不同的运作情况，可能还会有一些表单用於补充。例如本企业在运作过程中还有：a.库存品三期调查表（生産日期、保质期、保存期） ；b.滞销品申报表；c.日销售金额登记表；d.商品报废申请表；e.员工工资核算表；f.商品分类月销售对比表（对於业务部门）等。以上所列表单除了在管理方面起重要作用外，也是核算企业资金动向一个十分可靠的依据，能帮助业者对企业的发展作出正确的判断。但是如果表单管理不善，那造成的直接後果可能是大笔资金的损失。举例来说，若仓库管理人员在填写完退货单，且自己和供应商均已签名，并由供应商把商品带走後遗失该单据，则企业在月末与供应商结账时就会损失该单所列金额。同时在管理不到位的情况下，供应商退货越集中就越容易造成损失。人员费用的管理要求管理决策部门对公司各个岗位的工作量及工作性质要十分了解，这样才能做到在不影响工作质量的前提下尽可能节省人员费用。一家企业经过长期的观察并对工作进行详细的评估後，改以往的柜台负责制爲片区负责制，仅连锁店中一个片区就可节省 1 至 2 名职员。人员调整後除了工作中强调互助外，由於利益驱使，也能使得员工间互相学习，互相监督，更加熟悉商品特性及价格；定期对部分员工进行轮调，作爲管理人员培养物件。经过一番调整，整个企业节约了 1/4的人员费用。由於员工对商品熟悉，顾客在购物时多了一个向导，使得整体的购物软环境得以提升。在业内流行这麽一句话：选好了位置就等於成功了一半。企业必须根据自身特色去选择店址而不能仅依据考察来的几组资料作出的理论性判断，例如麦德龙的经营是以会员式的批发爲主，那麽其选址方式就与家乐福等以居民爲主体顾客群的选址方式不同，要认真考虑交通、停车等方面的因素。除了店址（包括物业管理费、店租等） ，设备成本就是接下来装修的整体安排是否合理等问题了。设备包括照明、冰柜、冷藏柜、保鲜柜、空调等。就比如说在安装服装片区的灯具时，白炽灯和有色灯的搭配是必要的，但是两者的比例及每个灯的间距就值得研究了，安排不当，要麽就是整个片区太暗，没有体现出服装的色调，要麽就是灯光太多造成浪费。商品的退货及损耗成本作爲零售行业，爲了减少损耗，在与厂家或经销商谈引进商品时，货物的退换是十分重要的一个内容。若在这一环节上没有得到支援，在以後的货物流转中将会出现大量的积压品和过期品，造成资金周转越来越困难，损耗加大及至最後对企业的信誉産生不良影响。一家企业在管理未得到规范前，有一次竟造成一批货 30的退货率，在合同未明确规定退换条件的情况下，各厂商都不愿承担如此多的退换货，并且有部分供应商还对零售企业的运营能力産生了疑虑，该批货处理了半年竟还有几千元无法处理只好报废。那麽在退货过程中，要注意哪些事项呢？首先应该核准实际数量与单据是否相符，其次应注意退货时的价格，若应用电脑管理，则退货时对价格的处理方式主要有以下两种方式：第一，以进货验收单的单据号爲准，依批次对商品进行退货。此种方式对於单据与商品的流程控制较爲严格，并且要求销售时也能依批次进行管理。此时的退货价格就应该以该批次的进货价格爲准，此种方式不会造成价格差异，但对於中小型超市而言，其小批量、多批次的进货方式，对此种操作方式的执行有较大的难度，若管理不完善还有可能造成资金管理上的混乱。第二，依成本价进行退货。该方式是把电脑中显示的最後一次成本价定爲退货价格，虽然此种方式会造成进货和退货间産生一些价格差异，但总体而言供销双方并不会造成太大的差额。那爲什麽不按最近一批货的进价退货呢？超市经营的商品在市场的直接引导下会産生价格的波动，供方也会对批发价格作出相应的调整，因而可能会出现最近一次的进价与当初的进价差别很大，特别是应季性商品尤爲突出，那麽不论是供方还是超市本身都有可能遭受损失。由於当前处於买方市场，在新産品投入市场後价格就呈不断下滑的趋势，按最近一批货的进价退货，受损方很大程度上会集中在超市方。另外，超市的损耗表现爲被盗、破损、过期、变质等。关於损耗，业内有这麽一句话：承担不起被盗或其他的正常损耗，就不要从事超市行业的经营。在业内普遍认同的损耗爲 2至3，这一资料也经常被用来评估各连锁店的业绩。该如何减少损耗，超市业者可算是费尽了心机。防盗报警器、凸面镜、监控器、保安等各种方式正在超市中不同侧重地被使用。但许多方法除了産生一些心理影响外，对於真正的惯偷收效甚微。笔者在实际运作中收集以下几点供叁考使用：1.在收银台附近设巡视人员（保安或超市管理人员） ，主要防止内外勾结的偷盗行爲；2.对超市使用的购物袋统一管理，避免小物品用大袋给小偷以可乘之机，还可借鉴沃尔玛等外来超市在出口处设一盖章人员，对电脑销售单进行盖章；3.设便衣保安，法国的一些超市，爲了避免引起顾客的不满情绪，由保安打扮成顾客形象在超市内购物；4.爲防止内盗，制服没有口袋等方式都是可行的。除了被盗，商品的破损、过期、变质等都与管理的好坏分不开。某企业就有一连锁店出现过整箱速食面过期的记录，就是因爲换营业员後管理人员没有跟踪到位，而商品上柜时没有把原先在柜台上的商品往外移，经过一段时间後，总是新到的商品被销出，而早先被摆上去的就过期了。公司管理层吸取教训，制定了商品三期检查表 ，并要求对各种含保质期的商品提前作出申报。如速食面爲 6 个月的保质期，就要求分店在保质期前1 至 1.5 个月时上报库存情况，经汇总後依据各连锁店的销售情况对商品进行调拨或折价处理。