公文写作课件

公文写作,主要内容,一、公文的概念和种类 二、公文的格式 三、常用行政公文写作方法 四、公文写作错误案例分析,一、公文的概念和种类,公文是指党政机关、群众团体、企事业单位在办理公务中经常使用的具有惯用格式的公务文书。,公文的类别 （党政机关）,根据党政机关公文处理条例规定公文种类主要包括： 决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等共15种。,修改的主要内容,a）标准名称：国家行政机关公文格式改为党政机关公文格式，标准英文名称也作相应修改； b）适用范围：扩展到各级党政机关制发的公文； c）调整内容（三个方面）：标准结构、公文格式各要素的编排和公文装订要求； d）新增两个公文格式要素即：发文机关署名和页码；三种首页版式即：联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式。 e）删除：主题词格式要素 f) 进一步细化特定格式公文的编排要求； g）废除：上行文版式,二、公文的格式,（抄送机关、印发机关、印发时间）,版 头,主 体,版 记,整体结构,（标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注）,（份数、序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标志、发文字号、签发人）,000001,机密1年,特急,35mm,天头（上白边）37±1mm,空2行,空2行,27±1mm,订口 （左白边）,份号：版心左上角顶格第一行 6位3号 阿拉伯数字,密级：版心左上角顶格第二行，3号黑体，期限用3号阿拉伯数字,紧急程度：版心左上角顶格第三行， 3号黑体,发文字号：发文机关代字+年份+发文顺序号，数字用3号阿拉伯数字，年份用全称，括号为六角，顺序号前不虚位。,标题：居中，2号小标宋，排列采用梯形或菱形，回行词意完整。,主送机关：顶格居左，3号仿宋体字，回行顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关太多导致首页不能显示正文是，主送机关移至版记处。,空1行,正文：公文首页必须显示正文。正文字体一般用3号仿宋体。结构层次为一、（一）1.（1）标注；一般第一层标题用黑体字，第二层用楷体字，第三四层用仿宋体字标注。,发文机关标志：发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，也可不加“文件”二字。一般为小标宋简体，红色,红色分隔线与版心等宽,用4号半角宋体阿拉伯数字,× × × × × × × × × × × ×。,附件：1. 2.,（联系人 联系电话 ）,主 体,版 记,抄 送：,× × × 办公室,2012年10月27日印发,发文机关署名：单一机关行文且加盖印章时，一般在正文下第三行，成文日期之上，居中编排发文机关署名；单一机关行文且不加盖印章时，在正文（或附件说明）下第二行，右空二字编排发文机关署名；联合行文时，按发文机关顺序依次编排机关署名，最后一个发文机关居成文日期上方。,附注：3号方宋体字，上空一行，居左空二字，用小括号括起。,成文日期：单一机关行文且加盖印章时，成文日期一般右空四字编排，右空四字。,分隔线：首尾用粗线，推荐高度0.35mm，中间用细线，推荐高度0.25mm，末条分隔线与公文最后一页版心重合。,抄送机关：一般用4号仿宋体，左右各空一字编排。“抄送”二字后用全角冒号，回行首字与冒号后首字对齐，末尾用句号。,印发机关：一般用4号仿宋体字，左空一字编排。,印发日期：一般用4号仿宋体字，右空一字编排。,页码：单右双左空一字，4号半角宋体阿拉伯数字，左右各一条一字线；页码位于版心外。公文的版记前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。,附件：a) 在正文下空一行左空二字，编排“附件”二字，后加全角冒号。附件名称后不加标点符号。多个附件应标注顺序号且对齐。b)附件应另面编排，在版记之前，与公文正文一起装订。,附件：b)附件应另面编排，在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及顺序号用三号黑体顶格编排在版心左上角第一行。,其 他,页码：号半角宋体阿拉伯数字数码，置于版心下边缘之下一行，左右各放一条号一字线。单页码居右空字，双页码居左空字，空白页及以后页不标识页码。 页面设置：上、下、左、右分别为37、35、26、25；页眉、页脚13;行间距4.4毫米(word为固定值28磅)。,三、常用行政公文写作方法,常用公文的写作方法,（一）标题,发文机关+事由+文种 2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形，每行词意完整，长度适宜，间距恰当。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,3号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首面不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。,（二）主送机关,.开头 比如依据什么情况，因为什么原因、由于什么事件等； 常用“目前”、“根据”、“鉴（由）于”等开启。 或者交代目的：常用“为了”等。 一般以一个或两个自然段完成，不必做过多的阐释。,（三）正文,.正文主体 有时又称为事项，是公文的核心部分。 如果比较简单就一气呵成的写完。 如果比较复杂，就采用分条列项或用小标题的方式来写。 如果运用序码，顺序是 一、（一）1.（1）共四层。,.结尾 根据情况来决定，可以不要，但一般都有。 结尾有两种写法： 一是提出措施和要求，或者加以强调，或者提出请求。 二是使用专用语如： “请予批准（审议、批示、批复、批转执行、遵照执行）”等。,附件是随正件一并发出的其它文件或材料。 常见的有两类: 一是对正文补充说明的参考资料，如照片、图表、 统计表、其它文字材料等。 二是专门为上级机关报送或者向下级机关批复的附件。,.附件,发文机关署名和成文日期用3号仿宋体字；成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 单一机关制发的公文，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。,.发文机关署名和成文日期,（四）版记,包括抄送机关、印发机关、 印发日期等内容。,通知 请示 报告 函 纪要,几种常用公文的写作要点,根据党政机关公文处理条例的规定， 在15种法定文中选择出5种常用的规范性公文如下：,通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项时使用的公文文种。 是党政机关使用频率最高的一个文种。,通知,开头部分 发布通知的背景、原因和目的。 文字简明扼要，并以“现通知如下”、 “现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知” 等类似的过渡语句引领下文。 主体部分 写明告知或要求办理、执行的具体内容。 结尾部分 独立成段，主要是要求、希望、建议等。 常用“请认真组织实施”、“请认真贯彻落实”结尾。 例文（通知模板）,通知,请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的公文文种。 请示的特点： 针对性、呈批性、单一性（一文一事，只写一个主送机关）、时效性。,请示与报告,报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议， 答复上级机关的询问。 报告一般产生于事后和事情过程中。 切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。,开头部分 请示原由 （合理充分，强调其重要性、迫切性和必要性） 主体部分 请示事项（条项清楚、具体明确） 结尾部分 请示要求（是向上级机关提出肯定性的请求）， 常用结语“妥否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”等。 例文（请示模板）,请示写作要点,开头部分 概括说明全文主旨，开门见山。将一定时间内各方面工作的总情况， 如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。 主体部分 内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。 结尾部分 要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。 最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。 例文（报告模板）,报告写作要点,相同之处 两个都是写给上级的行文， 公文里都有陈述意见，反映情况的内容。 不同之处 第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时； 第二，内容结构不同。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作； 第三，目的不同。请示要求上级必须回复，是办件，报告则不必，只供上级参考，是阅件。,两者区别,函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 函的适用范围广泛。 在行文方向上， 可在平行机关之间行文， 也可以在不相隶属机关之间行文，其中包括上级或下级机关。,函,正文一般包括三层： 简要介绍背景情况； 商洽、询问、答复的事项和问题； 希望和要求，如：“请予接洽”、“请予支持”等。 特定结尾语还有“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、 “特此函复”等。 有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样， 使用“此致”、“敬礼”。,会议纪要的概念 会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。 会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。 会议纪要的分类：就性质可分为办公室会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要，概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。,会议纪要,结构主要分标题、正文、结尾三部分。 1.标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。 2.正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况， 说明主要议题，然后用“现纪要如下：”主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。 3.结尾。下空一行交待会议的参加人员，由主持人和参加人组成。 例文（会议纪要模板）,结构,四、公文写作错误案例分析,提问： 这份文件上有什么 错误？,案例一,案例二,语言表述方面,1、我们的请示已送去一个多月，你们为什么迟不予批复？,改为：我单位请示已于×月×日报送你单位，至今尚未得到批复。,2、贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美德。 以上区区小事，谅贵校不难解决。,改为： 贵单位物力人力都较充足，希望大力援助此事为盼。,改为：在全体同志的共同努力下,改为：会议时间：下午16：00(北京时间) 会议地点: 二楼大会议室,3、这项工作经过咱们大家的共同努力,4、会议时间是午睡以后，地点在宽敞明亮的二楼大会议室,××县重建税务所办公楼的请示报告 ××地区税务局、城建局、国士局、物资局： 我厅所属的××区、××区、××区三个税务所，因受灾被洪水淹毁，现决定重建三个区税务所办公楼三栋，建筑总面积5000平方米，用作办公室和职工宿舍，共需资金50万元，扩征土地3亩，钢材×吨，水泥×吨。 特此报告 ××税务局（印章） 二八年×月×日,案例三,提问： 这份文件上有 什么错误？,答案： 1、文种错误，应使用请示而非报告， 同时结尾语应为特此请示。 2、请示不可多头请示，只能向一个主管单位请示。 3、数字使用不准确，三栋应为3栋。 （纯粹表示数量的数字均应使用阿拉伯数字） 4、请示事项不清，未写明是请求同意重建办公楼、 请求调拨物资还是请求拨款。,案例四,答案,文种错误。根据公文主体反映内容，应为请示。 主送机关错误。公文一般只对机关不对个人。 公文行文方向错误。应用上行文版式。因此缺少签发人、附注等相应内容。 附件标识错误。应空两格标识。单一附件不需序号，其后没有句号；若有个或个以上应用1. 2.标识。 成文时间错误。应年月日齐全。 印发机关和印发时间错误。印发机关左端应空一格；印发时间右端应空一格。 无需页码。,