房地产物业和工程监理公司管理办法（试行）

1 房地产物业和工程监理公司管理办法 为进一步完善公司治理，理顺、加强集团对物业公司、监理公司的管 理，规范、完善其内部运作，为集团系统的持续、快速、稳健发展奠定基 础，经集团公司董事局研究决定，特制定本办法。 注：xx物业xx分公司以下简称物业公司，xxXX工程监理有限公司以 下简称监理公司。 第一章第一章人事管理人事管理 第一条 物业公司组织机构设置由集团公司统一制定，如需调整，其 调整方案经xx 地产公司董事长审批后报集团公司人力资源中心审核，经 集团公司执行总裁、总裁签署意见后，报董事局主席审批后实施。 第二条 物业公司定岗定编方案经xx地产公司董事长审批后报集团公 司人力资源中心审核，再报集团公司执行总裁审批后实施（原则上每年进 行一次定岗定编，定岗定编方案须在每年12月上报审批） 。 第三条 物业公司须参照集团公司工资结构制定本公司工资标准，经 xx地产公司董事长审批后报集团公司人力资源中心审核， 经集团公司执行 总裁、总裁签署意见后，报董事局主席审批后实施。 第四条 物业公司年度工资调整方案经xx地产公司董事长审批后报集 团公司人力资源中心审核，经集团公司执行总裁、总裁签署意见后，报董 事局主席审批后实施。 第五条 物业公司本部经理、物业公司管理处主任及以上干部的入职、 任免、工资、奖惩及解聘等经xx地产公司董事长审批后报集团公司人力 资源中心审核，再报集团公司执行总裁审批后执行；总经理及董事长须再 2 报集团公司总裁、董事局主席审批后执行。 第六条 物业公司本部员工及物业公司管理处部门经理（含主持工作 副经理）的入职、任免、工资、奖惩及离职等须报xx地产公司董事长审 批后实施，并报集团公司人力资源中心备案。 物业公司管理处部门副职以下人员的入职、任免、工资、奖惩及离职 等由物业公司决定并办理，并报xx地产公司行政人事部备案。 不符合公司入职条件的须报集团公司执行总裁审批。 第七条 物业公司与集团系统其它公司之间的人事调动经xx地产公司 董事长签署意见后报集团公司执行总裁、总裁审批，由集团公司人力资源 中心办理调动手续。 第八条 凡在集团系统被辞退、开除以及自行离职的人员，物业公司 一律不得录用，特殊情况报集团公司执行总裁审批。 第九条 物业公司须与员工签订劳动合同，其劳动合同版本须报集团 公司人力资源中心审定后方可使用。 第十条 物业公司社会保险缴纳方案经xx地产公司董事长审批后报集 团公司人力资源中心审核，再报集团公司执行总裁审批后实施。 第十一条 物业公司员工住房公积金缴纳方案经xx地产公司董事长审 批后报集团公司人力资源中心审核， 再报集团公司执行总裁审批后实 施。 第十二条 物业公司员工花名册须于每月28日前报集团公司人力资源 中心备案。 第十三条 物业公司人事管理部门均须建立本单位员工人事档案，并 由专人管理。 第十四条 监理公司按照 XX地产集团xx公司管理办法 的相关规定 执行。 3 第二章第二章财务管理财务管理 第十五条 财务管理模式 财务由集团统一管理，统一执行集团财务管理制度，对外提供财务报 表须经集团财务中心审核后方可报出。 第十六条 资金管理模式 1、资金由集团统一管理。物业公司在每月月底之前申报次月资金使 用计划，资金计划由物业公司制定并经公司负责人审批后报集团资金中心 汇总，汇总后的资金计划经集团财务总监、执行总裁、常务副总裁、总裁 集体研究平衡以后，报集团董事局主席批准后执行； 2、贷款计划与方案以及因贷款需要对外提供的报表、材料须报集团 常务副总裁审批； 3、向银行贷款、还款、贷款安排费、系统内的贷款担保由集团常务 副总裁审批； 4、利息支付由物业公司负责人审批。 第十七条 资金审批 1、对外付款，除了利息支出、银行手续费、上交税费、水电费等以 外，20万元及以下，由物业公司负责人审批；超过上述审批权限的，金额 1000万元以内（含1000万元）的，报地产集团xx公司董事长审批；金额 2000万元以内（含2000万元）的报集团公司执行总裁审批；金额2000万 元以上、3000万元以下（含3000万元）的报集团公司总裁审批；3000万 元以上需再报集团董事局主席审批后执行。 2、特殊情况的付款（无合同或超出合同、无计划或超出计划等非正 常情况）300万元以下（含300万元）的，报集团公司执行总裁审批，300 万元以上500万元以下（含500万元）的，经集团公司执行总裁签署意见 后报集团公司总裁审批；500万元以上的，需再报集团董事局主席审批后 4 执行。 第十八条 费用报销 1、特殊事项费用报销，由地产集团xx公司董事长审批，按月汇总报 集团执行总裁审批。 2、业务招待费的开支：按集团公司下发的集团本部经营系统业务 招待费定额表执行，按季考核，全年统算，超出限额部分从相关负责人 的当月工资中扣回。 3、 物业公司负责人的费用报销报地产集团xx公司董事长审批后执行。 第十九条 借款 借支备用金必须由物业公司负责人审批，借支金额原则上不能超过借 款人月工资总额，公司所有员工已经审批尚未报销的借款，累计不得超过 10 万元（含 10 万元） ；超过权限的借款必须报地产集团 xx 公司董事 长审批。 只有部门经理助理级以上员工因工作需要才可借支现金。物业公司采 购员可以借款，借款备用金金额为5000元以下（含5000元） 。 第二十条 固定资产购置的审批权限 固定资产的购置、报废、处理，金额在万元以内（含万元）的，由物 业公司负责人审批；1 万元以上、3 万元以下（含3 万元）的报地产集团 xx公司董事长审批；3 万元以上、10万元以下（含10万元）的报集团公 司执行总裁审批；10万元以上、20万元以下（含20万元）需再报集团公 司总裁审批； 20万元以上的需再报集团董事局主席审批后执行。 所有汽车 （包括运输车辆、工程车辆、商务车辆和小轿车）的购置必须报集团董事 局主席审批。 第二十一条 对外捐赠、投资、抵押、股权转让、担保等相关重大事 项报集团董事局主席审批后执行。 5 第二十二条 监理公司按照 XX地产集团xx公司管理办法 的相关规 定执行。 第三章第三章档案印章管理档案印章管理 第二十三条 档案管理 1、物业公司、监理公司必须设独立的综合档案室（属地产集团xx公 司档案中心管理） ，并由专人负责管理。人事档案和会计档案等由各业务 口自行管理，但需接受集团档案管理部门的业务指导和监督。 2、档案归档、借阅和立卷等工作规范、工作标准，档案利用审批流 程等，均按照档案管理制度 （xx地司档字20xx第001号）和有关规 定执行。 3、物业公司、监理公司须严格执行集团档案管理制度和有关管理办 法，严格按照档案归档要求进行实时归档，并遵照集团档案保密事项规定 执行。 第二十四条 印章管理 1、印章必须放置保险柜进行保管，印章室必须独立于公共办公区， 印章室管理必须严格遵守集团下发的印章室管理规定 。 2、物业公司、监理公司印（公）章由地产集团xx公司档案中心统一 管理。 3、印章管理、使用原则、审批程序，按照XX地产集团印章管理制 度 （xx地司档字20xx第002号）和有关规定执行。 4、物业公司、监理公司用印须使用集团公司统一的印章使用 申请表 。 5、所有印章用印，都必须经过审批。具体审批权限和审批流程按集 团公司规定执行，审批程序必须完成后才能用印。 第四章第四章招标及采购管理招标及采购管理 6 第二十五条 物业公司须参照集团公司的招标、采购管理制度，制定 招标、采购管理办法，经地产集团xx公司董事长审批后报集团管理监察 中心、招投标中心备案。 第二十六条 监理公司按照 XX地产集团xx公司管理办法 的相关规 定执行。 第五章第五章合同管理合同管理 第二十七条 合同签订 物业公司标的2万元以上（含2万元）必须签订合同，对外签订合同 金额5万元以上（含5万元）必须由负责人签名，不得委托他人代签。 第二十八条 审批权限 1、物业公司20 万元以下（含20 万元）的由物业公司负责人审批； 超过上述审批权限的合同，20万以上、300万以下（含300万）报地产集 团xx公司董事长审批，300万元以上、1000万元以下（含1000万元）的 报集团公司执行总裁审批， 1000万元以上、 2000万元以下 （含2000万元） 的经集团公司执行总裁签署意见后报集团公司总裁审批； 2000万元以上的 需再报集团董事局主席审批后执行。 2、合同发生变更时，变更金额增加10万元以下的（含10万元）由 物业公司负责人审批；变更金额增加10万元以上、20万元（含20万元） 报地产集团xx公司董事长审批；20万元以上、40万元以下（含40万元） 的报集团公司执行总裁审批；40万元以上、60万元以下（含60万元）的 经集团公司执行总裁签署意见后报集团公司总裁审批； 60万元以上的需再 报集团董事局主席审批后执行。 第二十九条 合同备案 物业公司合同管理部门按程序已审批的合同，加盖公章和骑缝章后参 照集团合同分类、编号导则 （xx地司管字20xx第011号）自行统 7 一编码;并于合同签订后2 个工作日内一份送本单位档案室存档、一份报 送财务分部备案，并建立本单位合同管理台帐。 第三十条 合同标准化 物业公司原则上应当按照集团公司制定的合同范本签订合同，没有合 同范本的，按行业规范自行制定合同范本，报xx合同管理部审核后执行。 第三十一条 非正常生产经营活动中的正常合同及正常生产经营中的 非正常合同一律报集团董事局主席审批。 第三十二条 物业公司合同管理部门，每月2 日前将上月本单位合 同重要信息台帐报xx合同管理部，由xx合同管理部统一汇总后上报集 团合同管理部。 第三十三条 物业公司与集团系统相关单位签订合同原则上由甲方立 项部门进行报批，另一方不需再报批。 第三十四条 监理公司按照XX地产集团xx公司管理办法的相关 规定执行。 第六章第六章其它管理方面其它管理方面 第三十五条 集团公司管理监察中心每半年组织对物业公司经营管理 工作进行一次监督检查。 第三十六条 物业公司、监理公司所有涉及法人、注册资金、章程、 注册地等的变更事项，必须报集团董事局主席审批。 第三十七条 物业公司、监理公司所有新注册公司必须报集团董事局 主席审批。 第三十八条 集团公司各有关部门人员到物业公司、监理公司检查工 作，任何人不得安排或接受公费宴请、旅游观光、健身娱乐和礼品。 第三十九条 物业公司、监理公司如有发生重大事件须及时上报集团 董事局主席。 8 第四十条 管理监察中心会同相关部门负责对本制度的实施情况进行 检查与考核。 第四十一条 自发文之日起执行；如有文件与本办法不一致的，以本 办法为准。