行政部门工作职责

行政部门工作职责 时间：2009-11-24 | 作者： | 来源： | 上传：pinkx 我要评论 | 栏目：规章制度 浏览：211 次 一、日常行政事务处理： 接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。 例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。 车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。 日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。 二、行政管理工作： 制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。 部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。 绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。 三、外部沟通 政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。 合作伙伴（客户）沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。 注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴客户 的公司纪念日等） ，应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴（客户）的友好关系。在业务合作中，适时提醒(http:/psd.wyrj.com)经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴（客户）建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。 四、企业文化建设： 核心价值观 企业精神 企业道德 经营理念 企业 VI 设计（章程、简介、统一标识） 公司大事记 员工行为准则/员工手册 员工活动组织 节日福利物资组织与发放 五、外联工作 证照年检及资质审核 外部事务办理 六、行政后勤工作 物资采购 物资管理及发放 管理成本控制 六、突发事务处理及其他 本文地址：http:/www.wyrj.com/fanwen/doc/guizhang/41431.html1、执行力。在协助决策的过程当中，文秘/行政助理个人主观的判断和决策是没有的，必须要不折不扣地支持管理者来做出决策。2、判断力。有些事情可能由于文秘/行政助理的介入更好地支持了决策。3、协调力。文秘/ 行政助理需要既符合自己职业操守 ，又能很好地协调与决策人之间的微妙关系。这点来讲，文秘/行政助理的素质是来自两个方面积累的，一个是自身人格素质不断修炼的过程，第二个是来自个人职业操守素质的不断完善。4、应变力。文秘/ 行政助理需要有能力知道、领会老板的意思，要有 应变能力，有时可能老板自己都不知道他真的想做什么，需要文秘提醒该做什么。面试发挥出色，可以在一定程度上弥补先前笔试或是其他条件如学历、专业上的不足。许多毕业生求职失败，都是输在了面试上。专家向即将步入面试关口的应届大学生详细讲解了面试成功的十大法宝和回答考官问题的十大技巧。 技巧一：自我介绍不超 2 分钟“请你自我介绍一下”这道题 90%以上的用人单位都会问，面试者事先最好以文字的形式写好背熟。其实面试者的基本情况用人单位已掌握，考这道题的目的是考核面试者的语言表达能力、逻辑能力、以及诚信度。所以，面试者在自我介绍的内容要与个人简历相一致，表述方式上尽量采用口语化，注意内容简洁，切中要害，不谈无关、无用的内容，条理要清晰，层次要分明。自我介绍不能超过 2 分钟，最好把握在 1 分钟左右。技巧二：强调温馨和睦的家庭氛围“谈谈你的家庭情况”此类问题 70%的用人单位都会涉及，面试者应简单地介绍家人，一般只需介绍父母，如果亲属和应聘的行业有关系的也可介绍。回答时注意强调温馨和睦的家庭氛围，父母对自己教育方面的重视，各位家庭成员的良好状况，以及家庭成员对自己工作的支持和自己对家庭的责任感。技巧三：用乐群性爱好点缀形象“谈谈你的业余爱好”是合资企业、民企乐于问这道题，因为企业主要想通过此题了解面试者的性格是否开朗，是否具有团队精神。所以面试者千万不要说自己没有业余爱好，也不要说自己有那些庸俗的、令人感觉不好的爱好。谈爱好时最好不要说自己仅限于读书、听音乐、上网等一个人做的事，这样可能会令面试官怀疑应聘者性格孤僻，最好能有一些如篮球、羽毛球等，在户外和大家一起做的业余爱好来“点缀”自己的形象，突出面视者的乐群性和协作能力。技巧四：不忘本令考官难忘“你最崇拜谁？”是近两年用人单位爱考的一道题。面试者回答时，不宜说自己谁都不崇拜，或者说崇拜自己，也最好不要说崇拜一个虚幻的、或者不知名的人，更不能崇拜一个明显具有负面形象的人。面试者所崇拜的人最好与自己所应聘的工作能“搭”上关系，说明自己所崇拜的人的哪些品质、哪些思想感染着自己、鼓舞着自己。技巧五：座右铭与应聘行业相关通过提问座右铭用人单位就可以判断面试者是否具有发展前途。面试者不要说那些易引技巧六：说与工作“无关紧要”的缺点当考官问到你的缺点时，面试者不能说自己没缺点，也不能把那些明显的优点说成缺点，但更不能挑严重影响所应聘工作的缺点，或者说令人不放心、不舒服的缺点。可以说出一些对于所应聘工作“无关紧要”的缺点，甚至是一些表面上看是缺点，从工作的角度看却是优点的缺点。技巧七：尽量回避待遇问题考官问到“你为什么选择我们公司？”时就试图从此题中了解面试者求职的动机、愿望以及对此项工作的态度，面试者最好不要说太多待遇好等，可以说“我十分看好贵公司所在的行业，我认为贵公司十分重视人才，而且这项工作很适合我，相信自己一定能做好。”技巧八：遇到提问陷阱采用迂回战术“如果我录用你，你将怎样开展工作”这是一道陷阱题，如果应聘者对于应聘的职位缺乏足够的了解，最好不要直接说出自己开展工作的具体办法，以免引起不良的效果。面试者可以尝试采用迂回战术来回答，如“首先听取领导的指示和要求，然后就有关情况进行了解和熟悉，接下来制定一份近期的工作计划并报领导批准，最后根据计划开展工作。”技巧九：回避回答对上级具体的希望“你希望与什么样的上级共事？”通过面试者对上级的“希望”可以判断出面试者对自我要求的意识，这既是一个陷阱，又是一次机会。面试者要好好把握此机会，最好回避对上级具体的希望，多谈对自己的要求，如“做为刚步入社会新人，我应该多要求自己尽快熟悉环境、适应环境，而不应该对环境提出什么要求，只要能发挥我的专长就可以了。”技巧十：尽量体现机智、果敢和敬业“你是应届毕业生，缺乏经验，如何能胜任这项工作？”此题的回答应体现出面试者的诚恳、机智、果敢及敬业。如“作为应届毕业生，在工作经验方面的确会有所欠缺，因此在读书期间我一直利用各种机会在这个行业里做兼职。我也发现，实际工作远比书本知识丰富、复杂。但我有较强的责任心、适应能力和学习能力，而且比较勤奋，所以在兼职中均能圆满完成各项工作，从中获取的经验也令我受益匪浅。请贵公司放心，学校所学及兼职的工作经验使我一定能胜任这个职位小组讨论一改往日风格，变成自我介绍的盛宴。这主要是为了迎合深圳双选会的需求，提前做好准备。我团队与时俱进的做事风格，值得仿效。昨晚讨论受益颇多，现略总结如下：1、自我介绍时若有独特的例子，不妨跳出大众化模式，一来面试官觉得新鲜，二来本人有信心。据说有一师兄徒步行走西藏，此经历非普通人所有，自我介绍每试不爽。若你有牛 B 经历，请不要放在心里自我陶醉，而是让面试官知道你的出众；2、若你只是芸芸众生中普通一员，那么请使用大众化模式，起码可以规避风险，逻辑比较清晰，面试官可以从你的介绍中直接知道你的能力是否匹配公司职位。大众化模式为：（1）名字、学校和专业；（2）能力，请务必分点阐述并需要与你所应聘的职位相符合；（ 3）实例，紧跟在每个能力点的后面作为论据（有数字请一定要使用，每个人对数字的敏感度超出想象） ；（4）客套话，包括前后语句的链接以及个人的措词，花点心思方有进一步发展（我叫某某，即将于明年六月毕业于某某学校，某某专业。除了简历您所看到的，我愿意特别说一下我在某某方面的能力，一、二、三 ，正是基于我的个人经历和对自己能力的自信，让我有勇气来应聘贵公司的某某职位。希望我们有进一步的交流，谢谢） 。 （建议在大众化模式的基础上多展示自己的特色，每个人都这样说或者很规范，但听多了会烦。 ）3、细节问题。手不要抖，笑容不要僵，眼神来点交流。时间请控制好，经过观察，个人觉得1 分半钟到 1 分 50 秒是比较适合的。同时要察言观色，例子太长面试官可能会听不到点，有好的例子，建议留在下一轮面试用。4、练习、修改、。在不断的练习中会变得熟悉自己的材料而不至于在让人感觉在背诵，同时，自信心可以展示出来。经历也许很重要，能力也许很重要，但如果面试官看不到你的自信，那么他也可能跟你说 sorry。大概如此，现将昨晚每个人的自我介绍略略重现，并在问题中寻求突破。1、李俊。 （用时 1 分 20 秒）因为我本身就是湖中一滴水，林中一小树，普通人只能借用大众化模式。介绍自己名字也比较普通，我希望他叫我小李。同时，在应聘销售这一职位，我提出两点：沟通能力、团队合作能力。同时在沟通能力方面用电话营销的例子（7 天 1000 通电话）支持，而团队合作能力则强调大学阶段的团队经历。大家感觉有点短，特别是第二个能力方面的例子太过空泛，没能把毽球协会的经历放到里面是一种遗憾。2、琼妞。 （2 分钟）名字介绍时太快以至有同学听不清，同时在陈述某某协会的活动时，例子讲得稍微长了一些，导致大家普遍反应只听到其中的数字（10000 多人之类） 。同时由于语调的问题，感觉有些平铺。建议是名字介绍下功夫，例子精简突出数字，语调需抑扬顿挫让听着感觉不是在背而是在交流。3、传宇。 （1 分 34）名字介绍很清晰，传说的传，宇宙的宇。强调学习能力和踏实、坚韧的个人品性。同时辅以例子，和模式较为相符，特别是踏实的品质用长跑以佐证有说服力。问题在于，强调学习能力的时候讲到他曾经带领团队在七天内完成电影，两天完成制作视频知识的学习，但听