电力档案管理指南

电力档案管理指南电力档案管理指南 1、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-2002 是什么样一个标 准？ 答：DA 代表档案；T 代表推荐标准；28 代表第 28 个文件。推荐标准不是国家强制性 标准，国家强制性标准一般用在人身安全上。一般情况下是用推荐性标准，推荐性标准一 旦执行就是依据性标准。 2、做好基建档案工作的基本要求是什么？ 答：档案人员在工作中应该保证档案的“完整、准确、系统”。 完整：指能记述和反映建设项目（工程）的提出、调研、可行性研究、评估、决策、 计划、勘测、决策、计划、勘测、设计、土建施工、设备安装、调试、竣工试生产及竣工 验收的全过程。 准确：指能真实记述和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据 可靠、签字手续完备、文件符合档案管理要求。 系统：指归档文件的整理符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822- 2000）. 3、怎样保证做到档案的“完整、准确、系统”？ 答：（1）、档案人员要熟知国家档案管理的规定、法规。 （2）、建立健全企业档案管理规章制度。在工作中除了要执行国家和行业的规 定外，要结合自己单位的实际制定本单位的实施细则和制度。需要建立的制度内容如下： A、归档办法，B、归档范围，C、分类标准，D、不管期限，E、岗位制度（包括领导的、各 部门的）,F、档案利用，G、竣工文件编制，H、档案移交办法。其中前四项可以执行国家 标准，后四项可依据各单位实际情况制定。 4、三化指的是什么？ 制度化、同步化和档案资料流向网络化。 5、在档案管理工作中如何发挥合同的作用？ 答：合同协议是约束参建各方的法律依据，项目法人单位档案部门要参与合同、协议 的签订，把档案资料的有关要求纳入合同、协议条款，争取工作的主动权。这是市场经济 条件下，建设管理体制改革的要求，也是实际工作的经验。 合同法第十六章专讲“建设工程合同”,其中 274 条和 275 条分别针对勘测设计 合同和施工合同的内容都提到了文件资料的提交问题。 6、科技档案的库房档案柜的排列要求？ 答：科技档案库房档案柜的排列按照如下要求排放： （1） 按正本（存档）与副本（借阅）划分区、并标注清楚区域。 （2） 库房柜号标注：一般从密集架的第一列到最后一列，排列的原则是从上到 下，从左到右。如：柜号 001、002、003。 7、文书档案库房档案柜的排列和要求？ 答：文书档案库房档案柜的排列应按照永、长、短划分区域，并标注出来。这样做的 好处一是便于档案人员工作，二是如果遇到以外，便于抢救重要档案。 8、对档案室要求的九防是什么？ 答：防火、防盗、防光、防紫外线、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。 9、档案管理对打印机的要求？ 答：各单位档案应该使用激光打印机，不得使用喷墨打印。 10、档案对打印纸张及脊背、封面的要求？ 答：一般情况下打印应该使用 A3 或 A4 规格的纸张。最少使用 70g 的纸张。脊背及封 面应使用 150g 的牛皮纸，脊背纸要按照档案盒的尺寸来定，一般可以比档案盒的高度少一 个毫米（可以定为 304x250），60 万的机组一般可以订一万两千张。封面一般规格为： 229x468，在 212 处压痕。60 万的机组一般可以订一万张。 11、什么是工程竣工验收？ 答：工程竣工验收是指工程竣工、试生产后，由有关主管部分组织的对工程的全面考 核、检查和验收。 12、文件材料转化为档案的三个条件？ 答：一是必须是办理完毕的文件材料；二是对日后工作有参考价值的文件材料；三是 必须按照一定规律经过系统整理保存起来的文件材料。 13、什么是件？ 答：归档文件整理单位，一般以每份文件为一件：文件正本与定稿为一件；正文与附 件为一件；文件处理单与收文为一件；原件与复印件为一件；转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件；信息、简报等一期为一件；签报、合同、计划、 总结等一份为一件；会议文件资料一套为一件；来文与复文为一件。如计算机打印的定稿 与正本内容、形式完全相同，则只保留正本及签发稿。 14、档案整理的质量要求？ 答：档案整理的质量要求是： （1） 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件 应予复制，应去除易锈蚀的金属物。 （2） 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 不能有圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。不能用热敏纸做传真文 件归档。 15、什么是全引目录？ 答：全引目录是将案卷目录与卷内目录相结合，按一定的次序编排而成的一种档案目 录。全引目录的排列次序是：全引目录索引、案卷目录、卷内目录。 16、用什么样的方法进行会计档案组卷？ 答：会计档案组卷方法如下：（1）会计凭证按月份、凭证种类组卷；（2）会计帐薄， 一本一卷；（3）会计报表按月份、季度、年度分别组卷；（4）工资表按月份组卷。 17、如何编写卷内文件的页号？ 答：卷内文件页号的编写如下： （1） 案卷内文件材料均以右书写内容的页面编写页号。凡是有文字和图表（包 括原图目录）的卷内文件材料，均需编写页号。案卷封面、卷内目录（不包括原图目录）、 卷内备考表不编写页号。 （2） 6-9 大类的文字材料及图纸在每页的右下角（横、竖版均是）编写页号，背 面在左下角编号，图样页号编写在标题栏外；不装订的文件材料或图纸在每页的右下方？ 加盖件号章。 （3） 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目 录，不必重新编写页号；与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后， 将其作为一份文件（页数作为一页）填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备考表中注 明总页数。 （4） 照片编号编排在背面右下角，底片号应用铁笔横排刻在胶片乳剂面处。 （5） 页号易用铅笔编写。 （6） 在编写页号时有几种情况要注意：A、原本就装订成册的档案，如果它由若 干分部组成，而且每分部各编了自己的页号时的编法：可以顺着第一部分的页号，从第二 部分开始，用铅笔继续往下编。B、如果成册的文件，有原来的页号。但是页号前边还有几 页没有编写页号时：可标注“0”、“1”“2”。并在总页数里加上新编的 几页。C、如果成册的文件，在标有页号的后边还有几页未编写页号时：可以顺着往下编， 并在总页数里加上新编的几页。 18、如何编写案卷题名？ 答：案卷题名：应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名主要包括项 目名称（代字、代号）及其结构、部件、阶段的名称（代号）等。 项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符。归档外文资料的题名应译成中 文，外文资料有译文的，应一并立卷。 19、如何编制录音（录像）档案案卷封面？ 答：录音（录像）档案案卷封面编制如何下： （1） 盘号：指录音带或录像带的盘（带）编号。 （2） 盘内序号：指盘内录制的文件的顺序号。 （3） 题名：盘内录制的文件的标题。主要包括事由、时间、地点、人物和背景 等要素，字数不应超过 50 个字。 （4） 起止时间：指盘内的某个内容从开始录制到结束录制的时间（X 分 X 秒 X 分 X 秒）。 （5） 摄录日期：指盘内的某个内容录制的日期（年月日）。 20、如何编制光盘（磁盘）档案案卷封面？ 答：光盘（磁盘）档案案卷封面的编制如下： （1） 盘号：指光盘或磁盘的编号。 （2） 盘内序号：指盘内文件的顺序号。 （3） 文件名：电子文件存贮在光盘或磁盘上的电子文件名。 （4） 题名：盘内文件的标题。主要应包括事由、时间、地点、人物和背景等要 素，字数不应超过 50 字。 （5） 日期：指盘内的某个内容形成的日期（年月日）。 21、如何编制卷内目录？ 答：6-9 大类档案卷内目录填写方法如下： （1） 文件编号：填写文件的文号或图样的图号、或设备和项目代号等。 （2） 文件材料题名：填写科技文件材料标题的全称。没有标题或标题不能说明 文件内容的文件，可自拟标题，外加“”号。 （3） 页码：每份文件首页上标注的页号（卷内最后一份文件要填写起止号）。 （4） 备注：注释文件需说明的情况，（如：散装以件组卷，应在备注中标注出 此件的实际页数）。 （5） 照片档案目录项目有照片（底片）号、题名、时间、页号、楼号、存放地 点。以照片自然张数为单元填写目录。照片档案目录位于册内的最前面。 （6） 实物档案的目录项目包括：序号、责任者（颂奖单位）、题名、载体、日 期、档号、存放地点。 （7） 卷内目录打印一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，另一份用于 编制全引目录或分类目录。 22、如何编制卷内备考表？ 答：卷内备考表编制要求如下： （1） 立卷人：由立卷人的责任人签名。 （2） 检查人：由档案部门案卷质量审核人签名。 （3） 互见号：应填写同一内容而载体不同且另行保管的档案保管单位的档号。 档案号应注明档案载体的形式，关用括号括起。 （4） 卷内备考表排列在文件尾页之后。 23、如何编制照片档案册内备考表？ 答、照片档案备考表内项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内 备考表应放在册内最后位置。 本册情况说明：填写册内照片、底片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片、底片 立册后发生或发现的问题，应由有关档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。 24、对案卷装订有什么样的要求？ 答：案卷采用装订和不装订两种形式，要求如下： （1） 案卷装订前要拆除金属物，对残缺破损，小于或大于卷面的和字迹偏左的 要进行修补、被糊和折叠，图样要按 4 号图纸幅面，手风琴式折叠，图面向里，图标在右 下面。 （2） 字迹不清的重要文件，应进行复制（打印或手抄），并与原件一起立卷。 复制件在前、原件在后。 （3） 装订时做到右下齐，无倒页，无掉页，不漏订、不压字、不损坏文件，不 妨碍阅读。 （4） 案卷采用三孔一线装订，装订线长度为 18CM，装订结实、整齐、美观。 （5） 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。对于某些 不易拆散的投标文件也可保留原状。 25、档案装订与不装订组卷的区别？ 答：为了档案整理的需要，档案要区分为装订与不装订两种组卷方式（装订组卷的页 数原则上不超过 200 页）： （1） 需要装订的档案：凡是同一卷档案内，纸张大小一样，版面横、竖一样， 且便于装订的，一般情况下均装订在一起（8 大类档案装订的较多）。并且卷内目录放前， 备考表放最后同档案一起装订成一卷。 装订档案的页号编制：自档案第一页开始，按自然号编写。卷内目录与备考表不编页 号。 （2） 不需要装订的档案：凡是同一卷档案内，纸张大、小不一；横、竖不一； 不全球装订在一起的，均可以不装订（一般情况下是 9 大类）。 不装订档案的页号编制：一件视为一页。并在每件的封面右下角加盖档案号章（见中 国大唐集团公司档案文件资料汇编中 64 页），“档号章”中的序号，是按自然数从 1 开始 填写，有几件就填写到几。每件之间的页数没有必然联系，每件各自编写各自的页号（如 文件中已经有号号，可不必再编写页号）。 不装订档案的卷内目录和备考表不编页码。 26、归档电子文件的保管有何要求？ 答：归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： （1） 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 （2） 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 （3） 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 （4） 环境温度选定范围：1720；相对温度选定范围：35%45%。 27、在机组达标投产考核标准中“不合格项闭环”指的是什么？ 答：一般在阶段性验收中，验收人员会对质量的不合格项提出一些需要限期整改的要 求，如果受检方整改后未经过原验收人员或有权代表原验收人员的部门即为“不合格项闭 环”。 28、概念设计与初步设计有什么区别？ 答：概念设计比初步设计的深度浅一点，比可研深一点的一种设