财务档案管理类办法N（O）
GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 1 页 共 5 页 财务档案管理财务档案管理办法办法 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为了规范本公司财务专项档案管理工作，有效地保护及利用档案，在 公司档案管理制度的基础上，特制定本办法。 第二条第二条 公司财务档案，是指以会计凭证、申请、说明、票据、文件、会计账 簿、财务报告、会计核算专业资料及公司财务往来的经济类合同（协议）等有 参考价值的原始资料和电子文档，是记录和反映公司和分支机构（连锁店）经 济业务发生情况的重要史料和证据，属于公司的重要经济档案，是检查公司过 去经济活动的重要依据，记录。公司财务档案分为受控档案。 第二章第二章 档案的上缴档案的上缴 第三条第三条 固定的财务档案，如报表、凭证、票据等要在季度营业结束后，交公 司财税中心档案管理岗处，具体时间为每季度末 30 日以内，上交上季的财务 档案。 第四条第四条 非固定的财务档案，如合同、协议等要在合同、协议签定及执行期间 交财税中心档案管理岗处备案。 第五条第五条 所有财务档案必须按规定装订、归类，交接过程必须清楚，填制交接 清单。交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册 数、件数或份数。 第三章第三章 档案的保管档案的保管 第六条第六条 对应归档的材料加以分类、整理，编制两张目录表即档案总目录表和 明细分类目录表，并制定分类编号，以便快速检索。 第七条第七条 将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与目录表相对应。 第八条第八条 每一册档案要编写页号，该号码用铅笔写在每页材料的右上角。 第九条第九条 将应存档的档案名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表及 总目录表后，装入统一标准制作的案卷内。 第十条第十条 对档案库要采取防火，防盗、防蛀、防强光等措施。要经常检查，发 现问题要马上报告，并协助采取补救措施。 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 2 页 共 5 页 第十一条第十一条 对入库档案随时进行更改补充工作，每季清点一次，检查档案是否 完整、准确。帐目与实物是否相符，对破损、载体及变质的档案及时修复和区 别登记。 第十二条第十二条 每月一次将上月的资料用计算机移动硬盘做出备份，另行保管（如 保险柜） 。该套软盘同样做出编号和内容登记。 第十三条第十三条 财务部门应严格按照公司档案管理制度执行，保证公司各类文 件档案的保密性、完整性。 第四章第四章 保密规定保密规定 第十四条第十四条 档案管理岗要尽职尽责，严守企业机密。 第十五条第十五条 严格执行借阅、调用制度。 第十六条第十六条 对机密、绝密文件要严格借阅手续，未经批准不得翻印和复制。 第十七条第十七条 不得在私人通信、电话中涉及企业机密，不得在公共场合涉及企业 机密，不得与无关人员谈论企业机密。 第十八条第十八条 财务档案密级分为秘密、机密、绝密，对绝密文件只限指定的人员 使用： （一）绝密文档是指向股东及外部单位上报的财务报表、公司的各类有价 证券、会计帐簿、记账凭证以及系统电脑识别密码； （二）机密文档是指公司各类统计报表、分析报告以及重大的发展战略等 文档； （三）秘密文档是指涉及到公司开办、发展过程中保留的数据分析、网点 布局等重要资料。 第五章第五章 使用及借阅使用及借阅 第十九条第十九条 公司总经理、副总经理级以上人员，调阅档案可直接到档案管理岗 处填写调阅手续。 第二十条第二十条 部门经理级以上的人员需借阅档案时，应填写借阅单，财税中心负 责人签字，可到档案管理岗处办理借阅手续。 第二十一条第二十一条 一般工作人员需借阅档案时，要有部门经理及经理以上的人员批 示，经财税中心负责人审批后，方可借阅。 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 3 页 共 5 页 第二十二条第二十二条 阅览应在档案室或指定区域内进行，如需借出时，须填写财务 档案借阅登记表 。借出时间不超过三天。 第二十三条第二十三条 对绝密档案的借阅，经公司总经理或董事长（执行董事）批准方 可。 第二十四条第二十四条 档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。 借阅及退还时，要当面清点，退还时办理注销登记。 第二十五条第二十五条 各职能管理部门需调阅财务档案的，需经公司财务负责人审批。 第二十六条第二十六条 公司监察审计、财税中心正常工作或检查稽核不受本规定制约， 必须全力配合。 第六章第六章 附则附则 第二十七条第二十七条 单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明 确会计档案的管理要求及相应责任。 第二十八条第二十八条 违反本办法规定的部门和个人,公司依据员工奖惩管理制度 规定处理处罚。 第二十九条第二十九条 本办法由公司财税中心负责解释和修订。 第三十条第三十条 本办法经总经理批准后予以公布实施，之前下发文件与本制度有抵 触的以本制度为准。 第三十一条第三十一条 本办法自发文之日起正式执行。 附件：1.财务文件借阅登记表 2.财务档案保管年限表 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 4 页 共 5 页 附件 1 财务档案借阅登记表财务档案借阅登记表 目 录文件名称借出日期归还日期借阅人部门经理财务负责人备注 GB/GR-CW-2018 程序管理文件 第 5 页 共 5 页 附件 2 财务档案保管年限表财务档案保管年限表 序号档案名称类别保管期限 01 原始凭证、记帐凭证会计凭证类15年 02 涉及外来的会计凭证会计凭证类永久 03 银行存款余额调节表会计凭证类3年 04 日记账会计账簿类15年 05 现金和银行存款日记帐会计账簿类25年 06 明细账、总账、辅助账会计账簿类15年 07 涉及外来对私发行的会计账簿会计账簿类永久 08 主要财务指标快报、年未盘点表。会计报表类3年 09 月、季会计报表会计报表类15年 10 年度会计报表会计报表类永久 11 会计档案保管清册及销毁清册其他类25年 12 财务预算计划3年 13 主要财务会计文本、合同、协议永久
