如何在日常做好工作汇报

2017,如何做好工作汇报,江口克彦在我在松下三十年上司的哲学下属的哲学,追随松下辛之助30年的江口克彦谈到工作汇报时认为：“对于上司来说，最让人心焦的就是无法掌握各项工作地进度。如果没有得到反馈，以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道，虽然只是一个简单的汇报，却能让你得到上司的肯定。,CONTENTS,日常存在的问题, 说不好, 没的说,提到工作汇报，你就会很苦恼, 说不好，是语言表达的问题, 没得说，是抓不住关键问题 思维没方向,告知型的汇报，就像小学生给老师背诵课文。思维不对等的方式，很难获得自我的提升。 因为上级关注的重点，是判断你未来还能做什么事，能解决什么问题。要将工作汇报重点从传统的告知型，转向思维平等的问题型。,常规的工作汇报方式及问题,总原则：凡事有交代，件件有着落，事事有回音 把这事交给他之后完全不用操心后续，因为你知道他肯定能落实，就算没办好，也能及时给你一个回馈，这就叫靠谱。 事实完整，观点清楚，建议有效,1,约定时间内给到反馈 闭环思维强调的是如果别人发起了一件事，你不管做得如何，都要最后闭环到这个发起者。 尤其是面向上级时，如果上级交代了一件事，作为下属应该竭尽全力去完成，而最后不管完成的质量如何都应该在约定的时间内给领导一个反馈，这就是闭环。,及时沟通，做好阶段性反馈 任何变动都想想到这种变动给所有的利益相关者带来的影响，第一时间告知他们。 本质来看，闭环思维强调的不仅仅是责任心，更强调团队配合和人际敏感性。 不仅仅是完成事情本身，更需要心里装着与此相关的人。 能够洞察到相关者在每个阶段对事物的关注程度和相关诉求，尤其是在结束时能够给对方一个答复，让其也在这件事上闭环。,明确汇报工作的目的 这是一个带有根本性、方向性的问题，也是要汇报的主题思想。,2,3,不要自以为听你汇报的人都知道事情的全貌,抓住重点根据汇报的目的，事先进行认真准备，列出提纲或形成文字材料，抓住重点内容进行汇报，简明扼要，而不是长篇大论。这必须在两个方面引起注意： 一是进行书面汇报时，切忌很多页纸，在企业工作，不是要求大家写论文，汇报材料应当能简则简，在越少的文字里能够把你所要讲的东西讲明白，讲清楚，这是很锻炼人的。所以，不要把短的变成长的，把简单的变成复杂的。 二是需要被动汇报时，要选择领导最为关心的问题、你遇到的难题、你的亮点、有突破的工作作为汇报的重点，不能不分主次，面面俱到。,实事求是 通过与相关方直接及时沟通进行事项的反馈，不是个人主观臆想出来的各种状况,4,5,6,带好解决方案 实际上，上司和下属是一种需要与被需要的关系，作为下属要想收获自己被需要的价值感和成就感，就要让自己成为问题的克星，而不是问题的推手。,能不讨教，则不讨教 首先我们要清楚什么样的事需要请示讨教，什么样的事不需要，能自己做主的要自己做主，这是一个优秀下属的基本要求。自己主动行事，然后定期汇报是最高层次的主动性。,至少提供两个可选择的方案 提供两个及以上方案，对每个方案都要进行利弊分析，而不只是这个行还是不行。,方向要正，方法要奇 基本的方向、目标和要求要一致，达成目标的方法和途径是可以变的，要有创意，能够有效地解决问题，能够超越上司的期望和要求,7,8,9,10,1、属于自己工作职责范围内的事，不要事事都汇报 2、超出自己工作职责范围之外的，一定要及时汇报 3、汇报不等于把球踢给上级，就可以推卸责任 4、汇报后不可以就此撒手不管，要积极想办法解决 5、汇报的方式可以灵活多样，不能够死板教条 6、汇报不能单纯阐述问题，要有自己的见解 7、汇报问题要充分运用数据，使上级一目了然 8、汇报工作不能避重就轻，要成绩错误分明,PART FOUR 注意事项及补充,KPT(Keputo)是来日本的一种工作记录方法，已在很多地区被接受成为工作汇报的模板。 KPT由三个部分组成，既能充分体现你当前的工作状态，又能层次分明地向领导传递工作困难与你的工作能力。 Keep:当前你项目的描述 Problem:你今日所遇到的问题 Try:你明天准备要尝试的解决方案主动性层次： 等待别人吩咐(最低层次的主动性)； 询问该做些什么； 提出建议，然后就采取相应的行动； 采取行动、但立即提出建议； 自己主动行事，然后定期汇报(最高层次的主动性)。-威廉·翁肯和唐纳德·沃斯在谁背上了猴子,经理吩咐同事B去做一份资料，承诺提供一切必要的支持,需要帮助尽管告诉我。资料在办公桌或者邮箱里呆上几天或者几个礼拜后才最终得到处理。 谁要找谁核实？浪费时间和瓶颈问题再次发生。,1,2,3,同事A:早上好。顺便说一下，我们项目出了个问题。你看 经理：我现在很忙。让我考虑一下，再通知你。将头探进经理办公室，欢快地询问道，“怎么样了？”（这叫监督）经理从下属那儿接过了责任，并承诺汇报工作进展状况。,周末下班前，经理把自己关在办公室时考虑面临的事情，而他的下属们则等在门外希望能抓住周末前的最后机会提醒他“快作抉择”。经理无法作出任何“下一步的行动”是因为他几乎所有的时间都花在了应对上司和公司要求做的事上了。那几件事情，他只能礼拜一早上再决定了。,猴子在谁背上,背上的猴子：比喻的是经理能将主动性转给并一直留在他的下属那儿。,为什么经理们总是没有时间，而他们的下属却总是在等待工作？,THANK YOU! 感谢聆听！,2017.12.07,故事：“爱若和布若”爱若和布若差不多同时受雇于一家超级市场，开始时大家都一样，从最底层干起。可不久爱若受到总经理的青眯，一再被提升，从领班下到部门经理。布若却成长不快。终于有一天，布若向总经理提出辞呈，并抱怨总经理用人不公平。总经理耐心地听着，他了解这个小伙子，工作肯吃苦，但似乎缺少了点什么，缺什么呢？他忽然有了个主意。“布若先生”总经理说：“请您马上到集市上去，看看今天有什么卖的。”布若很快从集市回来说，刚才集市上有一个农民拉了车土豆卖。 “价格多少”？布若再次跑到集市上。总经理望着跑得气喘吁吁的他说：“请休息一会吧。您可以看看爱若是怎么做的。”说完叫来爱若对他说：“爱若先生，请您马上到集市去看看今天有什么卖的。”爱若很快从集市回来了，汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，他带回几个让经理看。这个农民过一会儿还有几筐西红柿上市，据他看价格还公道，可以进一些货。考虑到这种价格的西红柿总经理可能会要，所以他不仅带回了几个西红柿样品，而且还把那个农民也带来了，他现在正在外面等回话呢？总经理看了一眼红了脸的布若，说：“请他进来。”爱若由于比布若多想了几步，于是在工作上取得了成功。,总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。下面是一至九段秘书的不同做法：一段秘书的做法：发通知-用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法：抓落实-发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法：重检查-发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：勤准备-发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法：细准备-发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考，提高会议效率。六段秘书的做法：做记录-发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做个录音备份）。七段秘书：发记录除了之前的准备，会后整理好会议记录（录音）给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。八段秘书的做法：定责任-将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理九段秘书的做法：做流程-把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！,