连锁药店商品效期管理制度

<p>GB/GR-SP-2017第 1 页 共 8 页商品效期管理制度商品效期管理制度第一章第一章 总则总则第一条第一条 加强近效期药品（含保健品）的管理，避免造成经济损失和杜绝将过期药品销售给顾客或购药单位，特制定本制度。第二条第二条 商品的效期：系指商品在一定的贮存条件下，能够保持其质量的期限。根据法律规定，商品必须在到期之前销售、使用。过期商品不得销售、使用。距保质期 6 个月以内的商品为近效期商品，保健品9个月为近效期商品； 有效期在1 个月以内的商品为准过效期商品；超过有效期的商品为过效期商品。第三条第三条 商品效期格式：以商品上的标识为准；如果标示“有效期至：×年×月”应计算出具体日期。书写方式有“月-日-年” “日-月-年”“年-月-日”等不同形式，要分辨明确。第四条第四条 本制度适用于公司相关各关联部门、各分公司（连锁店） 。第二章第二章 效期商品内控标准效期商品内控标准第五条第五条 在购进药品应根据市场需求及平均移动月销量，药品的有效期限，确定合理 的进货数量。对购进药品效期的内控标准为：（一）有效期少于两年（含两年）的药品， 到货时，其生产期不超过 5 个月（二）有效期大于两年的药品，到货时，其有效期不得少于总有效期的三分之二。（三）采购经理/采购员等人员变动交接时，要清点近效期药品并双人（移交人和交接人）签字，并对可退换商品做退换处理，对物流服务部（配送中心仓库或单店）近效期商品库存大于三个月销量商品做出书面解释。第六条第六条 药品的入库验收，物流服务部除按药品验收管理制度的规定验收外，对于效期不符合企业内控标准的药品，必须经总经理签字批准同意后方可办理入库手续。物流服务部在开单及配送出库时，应遵照先进先出、近期先出的原则。GB/GR-SP-2017第 2 页 共 8 页第七条第七条 经公司营业副总或总经理审批同意，公司调拨至门店的近效期 62 个月的不可退商品，由门店努力销售，到准过效期退回公司，由物流服务部做好报损审批，计划财务部清点数量后，质量管理部负责监督销毁。第八条第八条 应遵照先进先出、近期先出的原则，对销量少的品种不宜多存。第九条第九条 区域经理/门店店长等人员变动交接时，要清点近效期药品并双人（移交人和交接人） 签字，并对单店近效期商品库存大于三个月销量商品做出书面解释。第十条第十条 门店或配送中心在库药品有效期不足一个月的药品一般情况下不允许销售，特殊情况：如遇客户急需，并且客户已知该药品的有效期时，经营业管理部同意后方可销售。第三章第三章 职责分工职责分工第十一条第十一条 连锁药店：（一） 负责对效期商品的养护:有效期在6个月以内的近效期商品，各店由店长负责每月20日至25日之间在创智系统近效期商品催销表录入，根据商品是否是“现金”购进或退换标识“可退可换” ，在催销表“备注栏”写上处理意见，并做好记录存档。门店必须在当月25 日至月底前核对数据，并在创智系统近效期催销审核表审核确认。门店所有商品过效期时，由店长负责立即下架并放在不合格区。 25日导出数据发送到总部商品部汇总。（二）门店对录入的当月近效期商品数据准确性负责 。（三）负责对效期商品的催销: 店长需对效期商品催销负责。第十二条第十二条 物流服务部：药品应按批号及效期分开堆垛，药品在有效期限尚有八个月时，养护员每月 15 日创智系统近效期商品催销表录入，当月 15 日前核对确认数据，并在创智系统审核确认，并对在库储存的近效期药品期间挂示醒目的效期标志， 在库过效期商品应下架并移入不合格区。退货组对门店退回商品当天收到货 48 小时内验收完毕并入退货库。GB/GR-SP-2017第 3 页 共 8 页第十三条第十三条 质量管理部：（一）负责监督全公司门店驻店药师/质管员、配送中心仓库养护员，在库近效期商品的督查（表录入准确性，门店及仓库效期商品的跟踪处理等） ，并在每月 3 号统计汇总成表格，发给商品物资部、营业管理部、计划财务部。（二）所有在库的超过效期的药品应为不合格药品，其处理过程按不合格药品管理制度的规定办理，质量管理部负责监督处理。第十四条第十四条 商品物资部：（一）负责控制库存合理性，做好近效期商品退换货工作。当月15 日前退货至仓库的近效期商品，需在当月内退给供应商，15 号之后收到的退货延迟至下月处理。（二）负责近效期商品处理数据汇总，各部门次月 5 号将上月处理情况汇总至商品物资部，次月 10 日前汇总上月近效期商品处理情况，并发送给相关部门。（三）配合营业管理部负责对不可退换的近效期商品销售，制定促销方案和门店处理近效期商品考核方案，并报分管领导、总经理审批；（四）负责对不可退换货的近效期商品，负责门店间的库存调剂、调拨工作。第四章第四章 效期商品预防效期商品预防第十五条第十五条 关注效期商品从采购开始，效期在一年之内的产品严禁入库，若是短效期产品，如氯霉素滴眼液，只有 12 个月保质期，或市场上为近效期的产品，在不影响销售的情况下，采购必须填写近效期入库申请单，由质管和总经理签字方可入库。第十六条第十六条 此外采购跟进新品的销售情况，如出现滞销，要分析找出原因，采购员增加与营业管理部及厂家的沟通，引进政策培训，6 个月后销量还未起来， 则分析是否退货； 并且采购在于供应商谈铺货时，应约定在一定期限内不动销退货， 引进新品在沟通时效期产品做好约定，售后及退换货处理；并且采购员在采购计划时，严格控制好采购GB/GR-SP-2017第 4 页 共 8 页量，避免囤货。第十七条第十七条 同时采购每月对库存大于三个月销量品种分析，该清退的及时退回；第十八条第十八条 仓库每月统计仓库近效期，统计好后上交商品物资部，并根据仓库的近效期，及时处理，不可退的产品做出促销方案，分到门店促销，同时仓库出库按先进先出发货，若产生的近效期时仓库未按先进先出造成的近效期或过期，则由仓库自行承担。第十九条第十九条 效期商品预防的关键在于不动销商品分析与及时处理。（详见 6 个月不动销处理流程） 。第五章第五章 效期商品统计效期商品统计第二十条第二十条 效期商品统计周期：门店效期商品统计内容周期表 失效时间统计周期上报时间失效期 16 个月的每个月一次每月 20 号效期商品统计周期（保健品失效期 9 个月上报）第二十一条第二十一条 门店效期商品统计表应做到上报及时，内容完整，对于门店存在的各项目统计错误，以及延迟上报，不报，等违规操作行为，按商品物资部制度考核，近效期不上报造成的过期由门店自己承担：（一）门店的效期商品管理实行“责任到人”制：以卫生区为责任区，责任人负责本卫生区内效期商品的统计，跟踪销售（也可店长自己分配各责任人的近效期商品）等工作。（二）调整效期商品陈列：首先：效期商品应严格按“先期先出”的原则陈列；其次：商品产生效期后应调整陈列位置摆放在易动销陈列面。（三）效期商品调配采取商品物资部统一调配和连锁店申请调配两种方式。商品物资部统一调配： 由商品物资部根据近效期商品总量结合门店品种销售状况统一调配。GB/GR-SP-2017第 5 页 共 8 页片区经理申请调配：各片区经理根据本片区单品实际销售状况，在本片区能调配销售的产品本片区调配销售，本片区无销售能力的，向商品物资部申请调配到其他门店（同品种一个畅销，一个滞销门店自己销售，不做调配） 。第二十二条第二十二条 所有的效期产品调配以门店 3 个月销量为上限，调配的数量不能超过配入门店的 3 个月销量， 同时 2 个月之内的效期产品不予调配，门店自行解决。第二十三条第二十三条 分店接到调配通知拒不配货的，视同该分店能自主消化该品种， 由此产生的商品过期损失不得纳入核定的商品损耗中计算而由分店负责人个人承担；商品物资部下发的调配指令，配入片区或门店不得拒收，调入产品算入门店近效期总金额，近效期商品调配按正常商品调配流程执行。第二十四条第二十四条 保健品：（一）对失效期为 9 个月的保健品，各门店应汇总于效期商品中一同上报。（二）同时，采购应积极与厂家联系换货，一旦联系妥当，商品物资部应下达换货通知及流程，各门店应在接到通知之日起 24 小时内按流程换货。（三）对有些厂家已消失不再合作的产品，无法换货，商品部应整理清单，各门店应配合商品物资部提供促销政策，积极组织员工促销。第六章第六章 效期产品的任务及责任效期产品的任务及责任第二十五条第二十五条 门店每月上报的近效期统计表上交商品物资部，上交商品物资部的同时在表格里做好近效期经销产品的责任人任务分配， 门店的解决率是 13 个月的必须全部分配并在当月销售完，46 个月的商品销售任务必须完成店里总的近效期产品的金额及条目数的30%，以金额为主；未完成，考核店长 100 元/月；若门店店长定制的任务，当月未完成，则未完成的金额累加到下个月的任务里，以此类推，到商品过期任未销售完，则由此责任人全额承担；同时门店解决GB/GR-SP-2017第 6 页 共 8 页不了的，请在统计表里指定的栏目里写上 片区经理互配。第二十六条第二十六条 门店在任务分配完后，把近效期统计表上交商品部，商品部按片区汇总，商品物资部按片区汇总好发给片区经理，片区经理把能在本片区互配销售的全部在本片区互配， 片区互配解决率要达到30%，未达到，扣除片区经理 100 元每月；片区经理处理以单品在片区 3 个月销售量为互配依据，若片区无销售或近效期量过大，则在指定栏里写上商品物资部互配，把表格回传商品物资部，第二十七条第二十七条 由商品物资部接到片区经理回传的表格，商品物资部根据全公司的销量互配， 商品物资部的调配率必须达到 50%， ， 未达到，考核 200 元/月；同时代销的产品商品物资部统一处理，下发退回通知；同时所有门店近效期商品修改上下限。第二十八条第二十八条 商品物资部制度门店当月需完成的总任务，由店长统一分配到店里的每一个员工，并打印出任务分配表发到员工，店员每天跟踪销售并登记，月底统一汇总交商品物资部核实并核算奖罚；近效期销售任务完成奖励 10 元/人，未完成考核 30 元/人，直接从工资中体现；若个人当月的近效期未完成，考核的同时，近效期未完成金额顺移到下个月销售任务里，继续销售，以此类推，过期由责任人自己承担；若存在人员交接，则由店长把近效期 3 个月之内的效期任务分配到店里其他员工任务里，3 个月以上的近效期由新来人员接收；若交接的近效期过期，则由店长分配承担比例，交接人的承担金额从盘存预留款里扣除。第七章第七章 效期商品损耗处理效期商品损耗处理第二十九条第二十九条 效期商品损耗核定：过期 损耗 商品 分类处方类特殊药 品合理滞销商品门店不作为商品分类 说明必须凭处方销售商 品 （抗生素类除外）同类品种月销量在 20 盒以 下商品同类品种月销量在 20 盒以上商品GB/GR-SP-2017第 7 页 共 8 页第三十条第三十条 产生调配商品损耗处理：效期时间效期时间调出门店承担比例调出门店承担比例调入门店承担比例调入门店承担比例失效期 12 个月的80%20%失效期 34 个月的60%40%失效期 56 个月的40%60%第三十一条第三十一条 商品物资部通知“可退” ，门店未及时退的商品；商品部要求调配，不愿调配的商品；产生的损耗全部由门店买单，不计入损耗。第三十二条第三十二条 近效期商品物资部分析并作出数据对比发总经理，如下表：效期商品信息（条目数 金额 （经销 代销）效期商品完成解决（店长 片区经理 商品部）本月近效期金额与上月 对比分析 近效期考核结果（奖罚数 据明细交人力资源部）小结第八章第八章 附则附则第三十三条第三十三条 本制度由公司商品物资部负责修订、解释。第三十四条第三十四条 本制度经总经理批准后予以公布执行，与其它相关规定相冲突的，以本制度为准。公司原关于商品效期管理制度自公布之日废止。第三十五条第三十五条 本制度自 2017 年 7 月 1 日起实施。附件： 近效期统计表核定 原则退总库由公司承担 （根据购进时间及 销量，追踪对应采 购责任）分店承担,抵减核定损耗 额,如超</p>