会议运营管理

会议运营管理 Operation and Management of Meeting 主讲人 王冀川本课程安排说明 课程目标 考核要求 学习要求 需要说明的其它问题第一讲 会议概述 授课班 级上课时 间3课 时上课地点教学目标标能力(技能)目标标知识识目标标 能够够判断是否需要召开会议议 能够够提炼总结炼总结 会议议活动动的基本要素 能够够按照会议议的工作原则则安排会议议掌握会议议的涵义义、作用和特点 会议议活动动的基本要素 会议议的分类类与工作原则则能力训练训练 任务务与案 例训练任务：能够够根据工作的实际实际 情况和已有的条件，判断是否需要 召开会议议及召开什么样样的会议议。能够够将关于会议议活动动基本要素的理 论论知识识运用到某一具体的会议议筹备备、策划工作中去。能够够按照会议议 的性质质、目的、任务务及其工作原则则安排会议议。案例：迷茫的李秘书书草拟经拟经 理工作例会讨讨 论论稿卓有成效的会议议小型会议议优优秀企 业业成功经验经验 高层层研讨讨会简报简报 哈啤公司的一 次特别别会议议欧莱雅会议议富有成效的内部 会议议沉闷闷的会议议参考资资料教 学 设 计Part I 学习新内容 .导入新课当今世界，各种名目的会议每时每刻都在进行，大到国 与国之间、小到家庭成员之间，其目的是为了开展政治、经 济、科技、教育、文化等方面的合作与交流，或是为了人与 人之间协调关系、交流思想、联络感情、解决矛盾。会议已 经成为人类社会活动中不可缺少的一种交流方式。那么，什 么是会议？它有哪些特点和作用？会议活动的基本要素有哪 些？会议的分类与工作原则是什么？下面我们就以上的问题 进行学习和讨论。.案例分析与讨论问题一：会议的涵义、特点和作用【案例1】 迷茫的李秘书小李大学刚毕业，就应聘到一家公司做行政秘书。有一次，公司准 备召开“管理培训会议”，会议组织安排工作自然就落在小李身上。小李 一时傻了眼，虽然是从名牌大学中文系毕业，但是她对会议策划组织方面 的知识，对于会议的重要性、多样性以及复杂性却不甚了解，无从下手。 于是，小李到办公室，虚心向一位经验丰富的老秘书求教，老秘书听后耐 心地告诉小李：秘书工作主要是“三办”。即办文、办会、办事，所以， 根据会议不同的要求、目的，搞好会务工作是秘书的一项经常而又重要的 工作。一般来说，遇到公司要开会，秘书主要要搞清楚开什么会,确定怎 么开会和选择开会时间和地点,还要考虑参会人员名单等等。会议对于公 司更好地开展工作起着相当大的作用。会议具有多样性，不同的会议目的 ，就会有不同的会议组织工作，即使是摆放桌子，如果是不同的会议，要 求也不一样。像小型日常办公会议，就可以摆放成椭圆形或“回”字形； 如果是一些茶话会、宴会等一般可摆放成“星点形”。一些大型会议还要 做好会前的策划准备工作，会中服务工作和会议的善后工作，环节较多， 也比较复杂，所以就要求秘书尽量策划周密、服务到位小李听后茅塞 顿开，积极地去筹备会议了。思考题 1.根据自己的理解,说说什么是会议?2.召开会议的目的有哪些?【案例2】草拟经理工作例会讨论稿龙腾房地产公司以前有时会出现信息不流通、问题解决不及 时的情况。赵总经理刚刚走马上任，准备制定一套例会制度，旨 在加强部门之间的沟通、联系和协作，建立监督机制，提高工作 效率，进而推动公司逐步走向规范化管理。所以，赵总经理准备 召开一次关于讨论制定工作例会的会议，他让秘书先草拟一份工 作例会制度以便在会上讨论。秘书接到任务后，就去拟写了。 1.会议时间：每月1 日至5日之间，具体时间会前通知。 2.参会人员：公司领导、各部门经理。 3.会议需提交的材料：各部门须于会前将上月的工作总结和本月 的工作计划准备好。 4.会议形式：原则上，各部门均需汇报工作。各部门可根据工作 侧重点有选择地汇报。会上将根据部门存在的问题共同研究解决 方案，公司领导根据各部门工作情况提出要求。秘书拟好之后，拿去请赵总经理审批。赵总经理看了之后，认为秘书拟写得 太笼统，作为制度来讲也不够严密。赵总经理针对工作例会制度提出了如下 要求： 1.会议时间：每月1 日至5日之间，具体时间会前通知。 2.参会人员：公司领导、各部门经理(若部门经理出差可以委托副经理或一名 代表参会)。 3.会议需提交的材料：各部门须于会前将上月的工作总结和本月 的工作计 划以电子文档形式呈报给公司领导,并提供一份打印材料给分管领导。 4.会议纪律:要求与会人员准时到会,开会期间不接手机,并将手机设置为关机或 振动状态。 5.会议形式：各部门均需汇报工作。各部门可根据工作侧重点有选择地汇报。 需要重点汇报工作的部门将提前通知。会上将根据部门存在的问题共同研究 解决方案，公司领导根据各部门工作情况提出要求。会后，总经理办公室将 会议内容形成纪要，并发放到公司领导和各部门。 6.会议决议的落实：各部门要及时贯彻落实会议精神，需要几个部门协调解决 问题时，由总经理办公室协调、督促。思考题会议有那些特点?【案例3】 卓有成效的会议万铭公司是一家新兴的高科技企业，经过几年的努力，已在华东地区 、华中地区成立了多家分公司。当初公司刚刚组建时，公司总经理就曾希 望能打造一支优秀的管理团队，让集体的智慧发挥作用，避免出现个人决 策的随意性及失误。为此，万铭公司几乎每个星期都要召开一次跨区域的 网络会议。在会议上，总部各部门的经理、总监都要跟各分公司的经理、 总监进行沟通和交流。在会议上，大家一起讨论某件事情做还是不做、怎 么做、先做什么、再做什么，经过多次讨论之后才形成一个集体的决议。 有时公司也召开会议，征求员工的意见，员工把意见提出来，通过讨论形 成决议。因为是员工自己认同的，这也就会鼓舞员工更好地做好事情。这 种决策集合了上上下下全体员工的智慧，而不是公司单个领导坐在办公室 里，拍拍脑袋决定的。凭借其独特的管理方法，公司团对越来越具活力， 公司发展也越来越红火。 【案例4】宏宇公司总经理对本月工作有三项决定，他可以通过两种方法告知其 部下（20人）；一是请秘书通过电话或发邮件方式转达二是开一个20分钟 的小会，宣布决定和回答部下提问。如果采用第一种方法，他的秘书至少 需要20分钟的时间来将决定通知下去，如果部下有疑问，那需要更多的时 间质疑和解答，而且通过转达，难免信息失真。但是如果开个20 分钟的 小会就完全可以解决问题了。思考题根据上述两个案例，分析召开会议的作用.归纳与总结（1）应知部分 会议的涵义会议是指3个以上的人组成的群体为研究问题、交流思想 、获取知识、表达观点、贯彻指示、分析对策、安排任务等 明确会议的目的，在特定的时间和地点，遵循一定的会议规 则，围绕会议议题和主题，展开讨论，最终使与会者达成共 识，得出结论的活动。会议有广义和狭义之分：狭义的会议是指至少有三人参 加的集体性商议活动，即传统的会议；广义的会议还包括两 人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式。形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标 、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。会议的特点目的性。组织计划性。群体沟通性。交流方式的多样性。 会议的作用集思广益、科学决策的作用发扬民主、动员群众、宣传教育的作用传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作 用协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作 用 国际交流、跨文化的沟通作用（2）应会部分能够根据工作的实际情况和已有的条件，判断是否需要 召开会议以及召开什么样的会议.课堂训练 (1).背景材料 2003年春夏之交，“非典”肆虐，锦江公司董事长对此事 非常重视，让秘书通知公司经理、党总支书记、副书记 、各部门负责人以及公司“防非典”委员会成员于下午 14：00在公司总部2楼会议室召开“防非典”工作会议 。会议目的就是为了加强企业对“非典”流入的控制， 完善企业对“非典”突发事件的紧急处理措施，做好“ 防非典”的后勤保障工作。各位与会者围绕明确的会议 目标，结合本部门自身情况，对如何做好“防非典”展 开讨论。 (2).要求 将班级分成多个小组，让每组的学生分别扮演 董事长、公司总经理、党支部书记、副书记、各 部门负责人以及公司“防非典”委员会成员，围 绕既定目的，按照上述情景对完善“防非典”措 施各抒己见，展开讨论。 根据上述背景材料，总结此次会议的目的、特 点和作用。 .小结此次会议是一种围绕特定目标进行的、以口 头发言或书面交流为主要方式的、有组织、有计 划的商议活动。本此会议起到了集思广益、科学 决策、协调矛盾、统一思想的作用。问题二： 会议活动的基本要素【案例5】 优秀企业成功经验高层研讨会简报由中国企业联合会和企业家协会主办、北京火石文化传 播公司协办的“优秀企业成功经验高层研讨会”，于2001年 7 月19日在青岛海尔国际培训中心隆重开幕了，会期为4天 。会议邀请到美国通用电气公司、摩托罗拉公司、海尔公司 的高层领导参加会议。同时也邀请了一些知名企业的董事长 、总经理、企业高级经营管理人员、还邀请了一些专家和学 者一起参加会议。大家济济一堂，共同探讨了“企业管理本 质、新经济与企业战略”，也共同分享了海尔文化与管理理 念。会议主要采用了参观考察海尔工业园、详细了解海尔十 七年的发展历程与企业文化理念以及了解海尔的车间管理、 工作管理、资本管理、蔬菜管理、文化管理、物流管理、领 导行为管理、员工班组管理等理念；与一些企业高层领导就 现代企业股权激励机制设计等课题进行研讨；并与海尔 人对话等形式进行。会议举行得非常成功。【案例6】2005年11月13日，吉林石油化工公司发生爆炸。含有苯 及其他有毒物质的污水泄入松花江，这条河是哈尔滨的主要 水源。市民的不信任和恐慌情绪迅速在整个城市蔓延，政府 由于担心发生环境灾难决定停止供水4天。因此人们疯狂地去 超市抢购矿泉水和啤酒。作为本地产品的哈尔滨啤酒却被传 言啤酒水源可能受到了污染，人们纷纷去购买其他品牌的啤 酒，即使哈啤一位副总经理表示哈啤的水源一直来自厂内地 下80米的深井，自来水只是非生产用水，但是对于多数哈啤 消费者而言，他们不了解深井水与松花江水的严格划分，对 哈啤集团关于深井水的解释还是存有顾虑。就在11月22日也 就是全面停水的前一天,哈啤高层深夜召开了会议,整整讨论 了4个小时,最终达成共识-节约出一部分啤酒酿造所用的 地下深井水,协同政府在厂区前开设指定供水站,设置4个水龙 头,免费向市民供应最优质的地下深井矿泉水。同时,哈啤集 团还派出印有哈啤标志的两辆流动供水车，为街区的孤寡老 人“送水上门”。 哈尔滨的各大新闻媒体纷纷刊出以“哈啤雪中送炭”、“ 滴水成泉爱心荡漾”为标题的文章，哈啤用自己的决心和行 动表达了对受灾人民的关心。一时间，哈啤在人民心中又重 新树立了一种形象，人民又可以放心地去购买哈啤了。可见 ，4个小时的会议给哈啤集团带来转机。这与会议事先正确确 定主题-“如何在关键时刻为市民服务，同时也消除市民的 顾虑”有关。使会议有效地进行。并且通过对会议决策的执 行，使会议结果与预期目标一致，使哈啤集团度过了难关。问题思考：1.从上述材料可以看出,一个成功的会议应由哪些要素构成?2.各个要素对会议的成功召开有什么作用和意义? .归纳与总结（1）应知部分会议活动的七个基本要素 会议人员 会议名称 会议议题 会议的时间 会议地点 会议方式 会议结果 (2) 应会部分 能够将关于会议活动基本要素的的理论知识运用到某一具 体的会议筹备、策划工作中去。.课堂训练训练一1.背景材料星期二上午,上海欣达贸易公司准备召开一个紧急会议。 总经理让小王迅速通知人事部、财务部、销售部、进出口部 等部门的负责人，让他们在上午10：00准时在公司会议室开 会。王秘书一一通知了各部门的负责人，各部门的负责人虽 然接到了通知，但个个心里纳闷：“开什么会呢，这么紧急 ？ 也不知