要事第一时间管理
1要事第一的时间管理张庆文 2008年4月2培训内容n认识时间管理n如何高效管理自我的时间n时间管理的百宝箱n如何管理他人的时间n时间管理的九大要决n制定个人行动计划3学习目标当培训结训结 束后，学员员能够够：n阐明时间管理的核心概念，并重新认识到进行时间管理与工作组织的重要性与紧迫性n掌握管理个人时间管理的六个核心步骤，明确时间管理四个象限的处理策略，并能按照事件的重要性和紧急性，进行有效的排序和安排n掌握通过授权管理他人的时间的思路与方法n阐明时间管理与工作组织的九个要决4n一年有365天；n其中双休日共_104_天；n 法定假日_10 _天；n 公司带薪休假_10_天；n 带薪病假_0_天；n实际工作约241_天，共_1928_小时;n研究表明，有效工作时间为_20-30_%；n全年有效工作时间为_385-578_小时。算算我们时间？算算我们时间？5认识时间管理n时间管理中最根本的要素?-事件n时间管理的实质是什么?-事件长短与排序的管理6全球调查结果：时间管理无效的原因 1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议7时间管理的核心步骤n定角色、职责和目标n列出事件清单n排定事件次序n制定时间计划表n言行一致地执行n调整和改善 8时间管理的核心步骤第一步1、确定角色、职责和目标n公私兼顾：工作+家庭n目标为先：结果导向9时间管理的核心步骤第二步2、列出事件清单n主动性任务 -帮你实现工作目标n应对性任务 -不太重要却不可缺少每日计划会见13-11-200010时间管理的核心步骤第三步3、排定事件次序根据：n工作的重要程度 (重要的工 作需要安排足够的时间处理 ）n工作的紧急程度（紧急的工 作需要马上着手处理）11重要性与紧急性重要性与紧急性你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首 要目标有意义的活动。你或别人认为需要立刻处理的紧急事件 或活动。我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述我我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述我们所从事的活动。这四象限构成们所从事的活动。这四象限构成“时间管理矩阵图时间管理矩阵图”。12时间管理矩阵图重要重要 不重要不重要紧急紧急 不紧急不紧急象限象限 危机危机 急迫的问题急迫的问题 有限期的任务，会议，有限期的任务，会议，准备事项准备事项象限象限 准备及预防工作准备及预防工作 计划，休闲计划，休闲 建立人际关系建立人际关系 培训，授权，创新培训，授权，创新象限象限 干扰，一些电话干扰，一些电话 一些会议一些会议 一些紧急一些紧急* *事件事件 凑热闹的活动凑热闹的活动象限象限 细琐的工作细琐的工作* * 浪费时间的闲聊浪费时间的闲聊 不关紧要的信件不关紧要的信件 看太多的电视看太多的电视13重要，重要，紧急紧急重要，重要，不紧急不紧急重要重要紧急紧急I IIIIIII不重要，不重要， 紧急紧急不重要，不重要， 不紧急不紧急扩大扩大减少减少避免避免缩小缩小时间管理基本策略时间管理基本策略14时间管理矩阵的启示时间管理矩阵的启示效能的人在第一象限中只会有少量非常重效能的人在第一象限中只会有少量非常重要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在重要但不紧急的第二象限活动上，来保持产出重要但不紧急的第二象限活动上，来保持产出与产能的平衡。与产能的平衡。”-史蒂芬史蒂芬··柯维柯维15为第二象限预留时间q花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源q为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限q预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度q确认和消除不能帮助实现目标的活动16时间管理的核心步骤第四步4、制定时间计划表n计算事件时间长度n保证为重要工作预留整 块时间n适当预留弹性17时间管理的核心步骤第五步5、言行一致地执行n排除干扰n有效授权18如何对付影响工作的打扰者 n先打断他的话； n站起来；n把握好时间；n把握好谈话内容（适当地暗示 ） n可另约时间n态度要友善。n要做到：对待他人，时间上要 苛刻，态度上要和气 19时间管理的核心步骤-第六步6、调整和持续改 善 n每日调整与应变n阶段自我评估与 改善20时间管理的核心六步骤n定角色、职责与目标 Ø公私兼顾,目标为先n列出事件清单Ø按照主动性与应对性分类n排定事件优先次序Ø以重要性和紧急性来排定n制定时间计划表Ø预留弹性,保证重点n言行一致地执行Ø排除干扰,有效授权n调整和改善Ø自我评估,持续改善 21推荐两个时间管理与工作组织的好工具n周工作计划/小结表n效率记事本(每日事件安排表)22月 周工作计划/小结表( 月 日至 月 日 )( (模板模板) )排序时间投入 百分比工作任务/项目计划完成情况 /标准实际完 成情况未完成 原因23每日时间安排表A.MP.M7:0013:007:3013:308:0014:008:3014:309:0015:00 15:3010:0016:0010:3016:30 11:0017:00 11:3017:30 12:0018:00 12:3018:3013:0019:00工作要事生活要事19:30A健康:20:00B人际:20:30C学习:21:00心灵:21:30家庭22:0022:3023:0024小组作业请小组为小张安排一周事件的时间计划 表 一二三四五六日上午8:009:0010:0011:0012:00 下午13:0014:0015:0016:0017 :0018:00 晚上19:0020:0021:0022:0025管理者授权的两个障碍管理者要学会如何授权，必须先要 克服两个障碍：n要舍得把自己喜欢的工作，分派 给别人去做n克服恐惧心理，不要害怕工作局 面失控 26授权前的思考n哪项任务？n由谁负责？n如果派他，她/他能胜任吗？n需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？n制定培训计划。 27授权后的跟进n提供必要的支援n关键处把关，监督工 作进展28高效会议十大要点准备要充分目的要明确始终要准时流程要清晰角色要分工（主持、会议纪要、时间管理）主题要紧扣个别另处理总结并确认纪要及时发跟进并落实29高效会议通知十大要素邮件标题明确目的要明确时间地点参加人流程（议题及时间分配）主持人纪要人注意事项联系方式30时间管理的九大要决n效果>效率 - 做正确的事情n目标>计划 - 书面界定结果n计划>行动 - 缜密思考策划n排序>罗列 - 优先高于一切n 20 > 80 - 保证少数重点n集中>分散 - 专注整块时间n团队 >个人 - 提高整体效能n 人 > 事 - 投资情感帐户n罗盘>时钟 - 平衡工作生活31平衡发展的生命之轮To live:To live:生理生理To love:To love:社交社交/ /人际人际To learn:To learn:心智心智To leave:To leave:心灵心灵32时间管理推荐书目(高效能人士的七个习惯(一生的计划(要事第一(80/20法则33昨天是一张已被注销的支票昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票明天是一张尚未到期的本票今天则是随时可运用的现金今天则是随时可运用的现金Put First Things FirstPut First Things First! !
