文件受控管理规定

中山市金哥电器实业有限公司文件名称:文件受控管理规定文件类别管理规定编号：JGHR-B-201301版本：A01/3页次生效日期201306211. 目 的：确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。2. 范 围： 本程序适用于质量体系文件和资料的控制。3. 定 义：3。1 一级文件：质量手册（含程序文件）。3。2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等).3。3三级文件：技术性文件：3。3。1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。 3。4四级文件：质量记录（表单记录类）。4. 职 责：4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存(正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。4。2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存.5. 程 序：5。1 文件的编写、审核及批准： 项目序号文件级别编 写审 核批 准控 制 部 门5.1.1一级文件ISO专员管理者代表总经理文控中心/部门5.1.2二级文件主管、相关人员经 理管理者代表文控中心/部门5.1。3三级文件相关人员主管、工程师经理文控中心/部门5.1。4四级文件相关人员主管经理文控中心/部门5.4 文件的更改、回收及作废5。4。1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写文件新制/更改/作废申请，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。5。4。2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知,并与更改的相关文件同时发放。5.4。3文件编写部门更改文件后,要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件的磁盘或电子文档。5.4。4 旧版文件(正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。除文控中心外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。5.5 文件的保密管理及正本文件的保存年限 文件的保密管理及正本文件的保存年限详见受控文件保密管理办法。6.流 程：见附件：文件控制程序流程图流程图权责部门制定/更改提出申请核准NGOK登 记发放/回收归档/保存/作废各部门各部门 总经理、管理者代表、经理、文控中心文控中心、相关部门文控中心文控中心、相关部门61文件编号方法： 611制度文件： JG HR AO 2011 01 文件编号 年份 文件类别代号 部门代号（人力资源） 公司代号 612通知性文件: 万通字 HR 2011 第001号 文件编号 年 份 部门代号 公司名称 HR代表人力资源 CW代表财务部 SC代表生产部 YX代表营销部 GC代表工程部 JH代表PMC部 PG代表品管部6.1。3合同文件：合同文件 JG YJ 111103 01 文件编号 年月日 合同类型 公司名编制：审核：批准:日期:日期:日期：