习惯三：要事第一

Welcome to 高效能经理的高效能经理的7 7个习惯个习惯 习惯三习惯三 ：要事第一：要事第一关于要事第一回顾回顾习惯一：要事第一习惯一：要事第一回顾前两个习惯回顾l习惯一告诉 我们，你能主宰自己，你是创造者。积极主动是有关选择的问题。l习惯二是第一次创造，或智力的创造。以终为始讲的是愿景。l习惯三是第二次创造，或实际的创造。这个习惯需要习惯1和习惯2的合作，它是每天每时，每时每记得的事情，它涉及许多时间管理领域的问题。同时，它还涉及生活管理-你的目标、价值观、角色和优先顺序。你还有多少时间？也许您对财务上的金额账单已经很熟悉，下面这张快速列出的典型账单是否对您有所触动。 要事第一时间资本-纸条要事第一l60年时间长度l剪除你已经度过的岁月l休息时间 40%l吃饭梳洗 30%l休闲娱乐 30%l交通发呆 30%l剩余的是你可以创造效益的时间什么叫做时间管理？要事第一l有计划地去使用那些被实践证明是行之有效的工作方法！l以便于组织管理好生活秩序，最大限度地利用自己所拥有的时间！l他人决定 转向 自我决定l关键不在于风向何处吹，而在于我如何驾驶帆船。“不能时间管理，便什么都不能管理”-（美 ）杜拉克什么叫做时间管理？要事第一l由于时间总是按着一定的速度光临，并且按照同一速度消失，所以时间本身是无管理的。l时间管理不是关于如何管理时间而是关于管理我们如何选择使用自己的时间。l习惯一已经教会我们：我们有选择的自由！l时间管理=生命管理。l如果我们不能有意识地专注于重要的事情上，便等于无意识地甘于浪费时间在不重要的事情上。l所谓重要的事情是指你个人觉得有价值及对你的使命、价值观及优先目标具有贡献的活动，会使你的生命更加丰富、更有意义的事，但这些事情多是不急迫的。影片要事第一时间时间管理的理论要事第一第一代-备忘录型，写纸条第二代-行事日程表，记事簿第三代-行的讲求先后次序，轻重缓急，提高效率 第四代-在于个人管理，关注效能时间管理的传统观念&现代观念要事第一传统观念 现代观念 时钟 罗盘 速度 方向 日程表 关系,角色 效率 效能 管理 领导第一时间管理要事第一着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力 。第二时间管理强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规 划未来的重要。第三时间管理要事第一目前正流行，讲求优先顺序的观念，也就是依照轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立时间目标的计划。将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。第四时间管理根本否定时间管理这个名词，主张关键不在于时间 管理，而在于个人管理，与其重于时间与事务的安 排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。要事要事第一列出5到6项在你的工作与个人生活中最重要的事情,然后按重要性排出先后顺序。要事要事第一掌握重点忙要忙得有意义关键不是排出你日程表上的优先次序 而是排出你要的那个优先次序。什么是要事？要事第一l 你个人认为最值得去做的重要的事情， 它有利于你价值观的体现， 有利于达成你的目标。l 重要事情是来自你的内在需求l 包括： 工作， 学习， 家庭， 个人l 每个人的价值观不同因此对“要事”的判断也会存在差异。练习要事第一大石头讨论：什么是你的要事？要事第一请用3分钟提时间整理你明天要做的重要事情。 按照你的优先顺序排好。 把你的焦点关注在重要的事情重要和紧急的不同之处在于：要事第一l重要的事来自内在的需求， 对自己而言l要事有时并不紧急， 但需要更多的时间， 并且天天做l紧急的事来自外界 l影响你的安排 l紧急的事情源自于忽略计划时间管理矩阵图 Time Management Matrix危机 紧急的问题 有限期的任务、会议 准备的事项 截止日期已经到期的项目或投标 准备事项 预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的休闲充电 授能自主管理 寻找新的机遇时间管理矩阵图 Time Management Matrix 干扰，一些电话 一些信件，报告 许多紧急事情 许多凑热闹的活动 细琐、忙碌的工作 一些电话 浪费时间的事 “逃避性”活动 无关紧要的信件 看太多的电视时间管理矩阵图 Time Management Matrix第一代：弹性高，效率低第二代：效率高，弹性低 世界上大部分的人围绕着第一象限的事情忙个不停。第三代：两者兼并，方向不明确，第一、第三类事务占去大部分的时间 。 黄昏的森林，你想离开，拼命往前跑，可能跑错了方向。第四代：以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性 ，强调产出与产能的关系。做第二类事务。他们的生活过得平衡、安稳而 有条理。时间管理矩阵图 Time Management Matrix列出你在各个时间象限的比例作业：时间管理矩阵图 Time Management Matrix偏重第一类事务 结果：压力筋疲力竭危机处理忙于收拾残局时间管理矩阵图 Time Management Matrix偏重第三类事务结果：短视近利缺乏自制力，怪罪他人危机*处理轻视目标与计划时间管理矩阵图 Time Management Matrix偏重第三、四类事务结果：全无责任感依赖他人或社会机构维生危机处理忙于收拾残局时间管理矩阵图 Time Management Matrix着重第二类事务结果： 有远见，有理想平衡，纪律，自制少有危机 时间管理矩阵图 Time Management Matrix时间矩阵图时间矩阵图紧急的不紧急的重要的不重要的欺骗象限消防象限危机项目计划建立关系 真正的创新 领导象限干扰一些报告无聊象限时间管理矩阵图 Time Management Matrix 普通的组织25-30%15%50-60%2-3%2-3%25-30%15%时间管理矩阵图 Time Management Matrix因为我不知道 究竟什么对我最重要， 所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要 所以我不得不每件事都做。有些人看到我每件事都做， 所以，他们期望我什么都做。每件事都做让我非常忙碌， 所以我没有时间去考虑， 究竟什么对我最重要。忙忙 人人 的的 告告 白白时间管理矩阵图 Time Management Matrix 高效的组织2-3%15%50-60%时间预防胜于治疗 应努力避免紧急事情重要紧急全力以赴计划并有条不紊地进行 做到未雨先缪花一点时间做， 请人 代办， 集中处理有空再或不做20%65%15%<1%如何做掌握重点l确立正确的价值观l选对你的价值观以积极主动的态度面对挑战l检视角色l业务员/秘书/经理l家庭成员l朋友l自已身边的例子我有一个旧美的公司的同事：爱逛街、睡懒觉。我前几 年一直在用周末的时间学习、上课。下课后，闲时去找 她逛街。几年前我们同样的工资水平，现在已经千真万别了。我另一个朋友，经常去银行汇款这样的小事，要去半天 ，而且很认真地去办。我有网银，几分钟搞定。“要事第一时间管理表”l下面就是我从04年开始，一直在使用的时间 管理表，附件要事第一时间管理表。l我很负责地说，我做到了，而且，它影响了 我的一生！对我这几年的成长，功不可没。l你们想用吗？如何做掌握重点每周回顾 计划的大石头是否已经完成 哪些角色花的时间太多？ 哪些角色是否需要改变？ 哪些角色我现在应开始努力？ 计划下周的时间表 加强第二象限的工作 评估、再确认掌握重点关注于真正重要的事情上， 对并不重要的事情说“不”。关注于重要但并不紧急的事情上。时间管理目标： 掌握时间管理， 提高效率发挥使用时间管理计划本的最大效果将轻重缓急的概念贯穿于日常工作时间管理的关键是掌握事件！认清时间大盗规划不良 突发事件目标不明 不善于拒绝优柔寡断 拖廷凌乱工作环境 消极不授权介入琐碎事情掌握的秘诀：计划计划是预先安排 请你每天用百分之一时间来计划一天的工作！如何做有效的每日计划回顾你的价值观及目标 设计每日行动计划 衡量执行事项所需时间 预测可能的障碍 将事件依轻重缓急排列如何善用你的PLANNERl先将一个月的计划页填好 l计划日行事项 l优先顺序： 事件的排列 l将你每天要做的事情记录下来 l将你每天该做的事记录下来 l排列轻重缓急 l你最在意的事情具有优先权 l每日时间的安排 l考虑每项工作需多长时间 l每日事件记录一日之计在于前夜！时间管理要务焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说“不”参照你的使命宣言、目标规划时间l重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。歌德l人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是来自百分之二十的活动。20/80 法则六步骤流程1 联结使命2 审视审视 角色3 确定目 标4 每周计划5 言行一致6 评估小结六步骤流程步骤一：联结使命当你忘记自已的使命时，你会有什么感觉？老抱怨不快乐不满意缺乏心灵的平和六步骤流程你怎么会忘了你的使命宣言?l不实际的时间规划l 社会折射镜（同事压力）l 不切实际的期望l 不平衡l 不清楚自已的使命/目的l （用别人的使命宣言来取代自已的）l 目光短浅的欲望（想要的东西对完成使命没有贡献）l 火患及危机六步骤流程步骤二：审视角色每周检查自已角色时请思考如下问题：有哪些角色是自已不满意或比较关切的？有哪些角色是自已觉得所花时间太多或太少的？我是否忘记或忽视了与角色相关的人际关系？是否有些我已经正在做且重视的事，却不属于任何已有的角色范围？我是否应该增加一个新角色？是否有些我已经正在做且重视的事，却不属于任何已有的角色范围？我是否应该增加一个新角色？我所扮演的任何角色是否有所改变或得到改进？有哪些未来的角色是我现在就可以开始做准备的？六步骤流程步骤三：确定目标周目标能使我们事半功倍：有助于长久的幸福与快乐 促进完成使命 鼓励改进及建立：第一次就要把事情做好 的态度 实现人类四大需求（变即生理、心智、社会/情感、心灵） 制定长期计划 强化人际关系六步骤流程步骤四：每周规划安排好你的：大石头 准备 预防 界定价值观 规划 建立人际关系 真正的更新与重塑六步骤流程步骤五：言行一致正直的人遵照自已的使命宣言对自已或他人忠实守信。每一明智的选择都能肯定回答一个问题：这选择是否帮助我实现理想？六步骤流程步骤六：评估小结学习心得评估完成的目标是否代表你最好地利用了时间？有哪些未实现的目标需留待至下周执行？在拟定及实现目标时，你看到哪些成功或失？哪些事会阻碍你实现目标？你是否有不切实际的期望？名言导句只有当你内心有一个燃烧着的“是” 的时候，你才能够微笑着对别人说“不 ”。富兰克林计划富兰克林计划手册使用手册使用要点要点þ 只使用一种个人管理系统。 þ 永远随身携带你的计划手册。 þ 清除随手写的小纸条。 þ 将你的计划手册个性化。名言导句名言导句每周计划1. 联结使命2. 回顾角色 3. 确定目标 4. 每周规划 5. 言行一致 6. 评估小结计划手册基本概念 优先次序 监督进度 记录/检索优先次序最重要的重要的可选择的一天结束掌握重点重要的事绝不应被不重要的小事拖累关注我的影响圈来改善产出/产能的平衡将焦点放在重要而不是紧急的事情上时时想到我重要的角色和目标来实现我的使命成熟一种明亮而不刺眼的光辉一种圆润而不腻耳的声响一种不