销售管理软件操作手册

前 言 本操作手册内容是按该软件主界面上第一横排从左至右的顺序对各个功能加以介绍的，建议初学者先对第一章 系统设置 作初步了解，从第二章 基础资料 读起，回头再读第一章。该管理软件的重点与难点是第二章，望读者详读。第一章 系统设置打开此管理软件，在主界面上的左上方第一栏就是【系统设置】，如下图所示： 点击【系统设置】，在系统设置下方会显示【系统设置】的内容，包括操作员管理、数据初始化、修改我的登录密码、切换用户、选项设置、单据报表设置、导入数据、数据库备份、数据库恢复、压缩和修复数据库、退出程序。下面分别将这些功能作简要介绍：1.1操作员管理新建、删除使用本软件的操作员，授权他们可以使用哪些功能。此功能只有系统管理员可以使用。 1.1.1 进入界面 单击【系统设置】，选择其中的【操作员管理】，画面如下：1.1.2、增加操作员单击【新建】按钮，画面如下：输入用户名称、初始密码、选择用户权限，可对用户进行适当描述，按【保存】后就点【退出】，就完成了新操作员的添加，效果如下图。1.1.3 删除操作员选择要删除的操作员，单击【删除】按钮。1.1.4 修改操作员选择要修改的操作员，单击【修改】按钮，可对操作员作相应修改，修改后需保存。1.1.5 用户操作权限选择要修改的操作员，单击【修改】按钮，出现以下画面，点击【用户权限】栏下的编辑框，出现对号后点【保存】，该操作员就有了此权限。1.2数据初始化1.2.1进入界面单击【系统设置】，选择其中的【数据初始化】，画面如下：1.2.2数据清除选择要清除的数据，即数据前出现对号，按【确定】后点【退出】，就可清除相应数据。1.3 修改我的登录密码1.3.1进入界面单击【系统设置】，选择其中的【修改我的登录密码】，画面如下：1.3.2密码修改输入原密码、现密码，然后对新密码进行验证，按【确定】后关闭此窗口，就可完成密码修改。1.4 切换用户1.4.1进入界面单击【系统设置】，选择其中的【切换用户】，画面如下：1.4.2重新登录选择用户名称，输入密码，按【确定】，就可重新登录该系统。1.5 选项设置单击【系统设置】，选择其中的【选项设置】，画面如下：可对其中的程序名称、单价、数量、金额进行相应的设置，设置完后可保存。1.6 导入数据导入数据分从EXCEL导入客户数据、从EXCEL导入货品资料，下面以导入客户数据为例加以介绍。1.6.1 进入界面单击【系统设置】，选择其中的【导入数据】->【从EXCEL导入客户数据】，画面如下：1.7.2 导入数据选择要导入的文件名，点击【打开】按钮，一会儿后出现如下画面：将Excel字段下的字段名与源字段的字段名一一对应好，具体方法是：用鼠标左键点击excel字段下的编辑框，再点该编辑框最右侧，会弹出一个下拉按钮，画面如下所示，选择相应字段名与源字段名对应好。字段名一一对应好后选择默认的仓库，点【开始】按钮，就可导入数据。注意: 如果导数据过程中发生错误，那么极有可能是您的数据字段没有对应好。1.8 数据库备份单击系统设置，选择其中的【数据库备份】，画面如下：点击其中的【数据备份】，画面如下：点击【确定】按钮就完成了备份。1.9 数据库恢复单击系统设置，选择其中的【数据库备份】，画面如下：注意提醒，选择要恢复的数据，点击【数据恢复】按钮，就可将相应数据恢复到软件中。1.9 压缩与修复数据库随着软件操作次数的增多，数据库存储数据的效率和软件运行速度降低，压缩数据，可以减小数据库大小，提高软件运行速度。单击【系统设置】，选择其中的【压缩与修复数据库】，稍后会出现如下画面：点击【ok】按钮，压缩数据库成功。1.10 退出系统单击【系统设置】，选择【退出系统】，稍后就会关闭此系统。第二章 基础资料基础资料包含的内容较多，主要有单位分类、往来单位、货品分类、货品管理、计量单位、仓库管理、经办人、公司信息等，界面与操作大体类似，下面以往来单位与公司信息为例加以说明与介绍。2.1 往来单位将鼠标指向软件主界面上【基础资料】一栏，选择其中的【往来单位】，会出现以下对话框：出现了往来单位资料的可操作的主要内容：新增、编辑、删除、打印、导出成EXCEL，在【往来单位】中，包含【往来单位分类】，它是往来单位的基础，以下先介绍这一功能。2.1.1往来单位分类往来单位分类就是将各种往来单位加以分类，并可不断地新增类别，对已有的类别还可进行编辑修改，还可对不必要的类别加以删除。下面分别加以介绍：2.1.1.1 进入界面选择 基础资料->往来单位分类，出现如下界面：2.1.1.2 新增往来单位类别新增往来单位类别有两种方式，一种是新增同级节点，一种是新增下级节点。2.1.1.2.1 新增同级节点点击【新增】按钮，出现如下画面：编码可自动生成，从01开始，可生成九级，直到09，不能随意更改。在名称编辑框中输入相应类别，如国内客户，再点击【保存】按钮，就将此类别保存到客户分类中了。效果如下图：选中01-国内客户，点击新增按钮右侧下拉按钮，选择其中的新增同级节点，出现如下画面：在名称中录入相应类别名称，如国外客户，点击【保存】按钮，就完成了同级类别的录入。2.1.1.2.2新增下一级节点新增下一级节点是针对上一级节点而言的，就是上一节点的一个分支。选择一类别，点击新增下一级节点，出现如下画面：在名称中录入相应类别名称，如贵州省，然后点击【保存】按钮，结果如下所示：0101还可新增下一级节点，方法与上类似，在此不再多述了。2.1.2 新增选择 基础资料->往来单位资料，点击“新增”按钮，出现如下画面：2.1.2.1 往来单位信息下面将往来单位信息中主要信息加以介绍：单位分组：点击右侧的导航键，可根据需要选择往来单位类别。期初应收款：就是该客户应收而未收的金额数。期初应付款：就是该客户应付而未付的金额数。如下图，添加一新的往来单位的效果：基本资料录入完后点击【新增】，就完成了客户资料的添加，结果如下图所示。2.1.4 编辑“编辑”就是对所选择的往来单位中基本信息的一个或多个资料加以修改，修改完毕后点击【保存】，就成功地将此往来单位进行了修改。2.1.5 删除如果已有的往来单位是多余无用的，可用此功能进行删除。操作方法是在【往来单位档案维护】中选中该单位，在菜单栏中选择【删除】，就会出现以下画面，点击“yes”按钮，该往来单位就删除掉了。此项功能操作简单，不再详述。2.1.6 打印如果用户需要将客户资料打印出来，就可点击【打印】按钮，先出现的是打印预览，用户可根据需要作些设置，连接打印机就可打印了。2.1.7导出EXCEL用户有时根据实际，需要将客户资料用EXCEL文档保存，就可用到此功能。此功能操作简单，不再多述。2.1.8 批量修改往来单位类别在【往来单位资料档案维护】中，在表格中点击右键，就会出现【批量修改分类】，批量修改分类就是将已有的多个往来单位中不同的类别改为同一类别。操作方法就是在往来单位资料表格中按住鼠标左键拖动选择需要修改的多个往来单位，然后点击右键，选择【批量修改单位类别】，如下图所示，选择相应的类别，按【确定】，就完成了批量修改的操作。2.2 其它基础资料其它的基础资料还有货品分类、货品管理、计量单位、仓库管理、经办人、公司信息等，操作方法与往来单位类似，这里主要介绍一下公司信息的界面。2.2.1公司信息在基础中点击此项，会弹出一对话框，如下图：第一次打开此项时，出现的是里诺软件开发有限公司的相关联系信息，操作员可根据所处企业重新录入，以便与软件作者联系。第三章 业务单据【业务单据】有六种，包括销售发货单、销售退货单、销售收款单、采购进货单、采购退货单、采购付款单，界面与操作方法大体类似，下面以【采购进货单】为例作一下简要介绍。3.1采购进货单采购的货品到货时，您会验货并开一张进货单，列出您所收到的货品的单价、数量、金额以及到货的时间、地点等。同时采购进货单也是采购入库单，此模块用来增加、修改、删除、打印采购进货单。3.1.1进入界面单击主画面【业务单据】，选择其中的【采购进货单】，画面如下：3.1.2 新增单击【新增】按钮，该窗口即处于新增状态，画面如下：1 制单日期：制单日期一栏会自动生存当天日期。2 单 号：单号一般自动产生，不需要修改。3 原始单号：原始单号根据情况可以输入，也可不输入。4 选择收货仓：点【收货仓库】编辑框右边下拉按钮，选择该进货货品需进入的仓库。5 选择供应商：点【供应商】编辑框右边导航按钮，在弹出的往来单位导航界面选择该订货单的供应商。6 选择经办人：点【经办人】编辑框右边下拉按钮，选择该订货单的经办人。7 制单人：制单人可自动生成。8 备 注：在【备注】编辑框中输入需要备注的内容。9 输入进货货品：鼠标在【货品编码】或【货品名称】栏下点击一下，出现导航键，在出现的货品资料信息导航界面选择货品，然后，在【数量】栏输入数量，在【单价】栏输入单价，在【折扣】栏输入折扣。在【金额】栏点一下可自动生成金额。点【保存】后出现如下画面。至此一张新的采购进货单已生成。3.1.3 编辑当打开采购进货单窗口时，显示的是上一次的采购进货单，可以通过单击【前单】、【后单】等按钮转移到其他入库单，点击【编辑】按钮，该窗口即处于可修改状态，【货品编码】栏下可进行【增行】、【删行】操作，界面和其它操作与增加进货单一样。3.1.4删除选中要删除的采购订货单，单击【删除】按钮。3.1.5打印    用于打印显示的内容，单击【打印】按钮。3.1.6关闭画面单击【关闭】按钮，关闭界面。3.2采购退货单当采购的货品到货之后，会因为某种原因要退货并开一张退货单，列出您所退到的货品的单价、数量、金额以及退货的时间、地点等。同时采购退货单也是采购出库单，此模块用来增加、修改、删除、打印采购退货单。采购退货单的界面和操作类似进货单，可参考以上。3.3采购付款单当采购的货品到货后，您应向供应商支付货款并会开一张付款单，列出您的付款时间、供应商、本次付款金额。此模块用来增加、修改、删除、打印采购付款单。采购付款单的界面和操作类似进货单，可参考以上。3.4销售发货单当销售的货品出货前，您会开一张出货单，列出您所发出的货品的单价、数量、金额以及发货的时间、地点等。此模块用来增加、修改、删除、打印销售发货单。3.5销售退货单当销售的货品发货之后，会因为某种原因客户要求退货并开一张退货单，列出您所收到的退货的货品的单价、数量、金额以及退货的时间、地点等。同时销售退货单也是销售入库单，此模块用来增加、修改、删除、打印销售退货单。3.6销售收款单当销售的货品发货后，您应向客户收取货款并会开一张收款单，列出您的收款时间、客户、本次收款金额。此模块用来增加、修改、删除、打印销售收款单。第四章 统计报表报表主要分为两大类：汇总表与明细表。下面以【货品销售汇总表】与【货品销售明细表】为例讲一讲报表的界面与操作。4.1货品销售汇总表4.1.1 进入界面单击主画面【统计报表】，选择其中的【货品销售汇总表】，画面如下:打开界面后，【业务日期】会自动显示当月月初第一天与当天的日期，【仓库名称】中显示的是“所有仓库”，也可进行下拉选择，在【客户名称】中选择相应往来单位，也可不选。4.1.2 汇总如果要显