通过合同控制采购腐败

通过合同控制采购腐败     如果一些采购在业务方面不熟悉或故意不熟悉的话，将会给我们带来大量损耗，特别是无形的损耗也就是那些我们平时不能注意，最后却使我们大吃一惊的成本。 采购损耗是经营损耗控制的重点，更重要的是：采购过程中发生的损耗又具有隐蔽性强、危害性大、不易控制的特点，因此对采购环节的监督和规范才应是流通企业防损工作的头项重要工作。而在采购业务流程当中，环节众多，应该首先从哪里下手，才能抓住重点？我们认为：这个点应是在合同签署环节上。在合同签署当中，如果一些采购在业务方面不熟悉的话，将会给我们带来大量损耗，特别是无形的损耗也就是那些我们平时不能注意，最后却使我们大吃一惊的成本。一个完整的商品采购合同，下面几点是最为关键的项目：标的、质量、价格、付款条件及付款期限、促销协议、费用收取、订单、退换货等。它们对于明确合作双方的权利和义务，维护流通企业方的正当利益有很重要的作用。而采购及防损人员在这方面所要做的工作，就是对这八项主要内容进行审核、分析，保证其符合法律规定、符合公司利益。    我们将结合实际案例或采购员动作来分析上述各方面。标的分析 采购规范中大都写着：合同附件当中，应清晰标明商品的商标、品名、条码、规格、成份、款式、产地等。而实际工作中的执行情况往往和规范相差甚远很多采购员在签合同的时候对“标的”这一项通常会写：“详见报价单”。他们对此不以为然，但这是很不规范的做法。一个完整的商品标的就应该包括上述项目，否则在收货的时候就容易出现错货、窜货现象，给其他部门的工作带来麻烦。一个大的单品一般在1万种以上，要收货部完全清点是不现实的。现在也大多运用电脑系统进行收货，就是通过输入商品条码来确认商品属性（合同标的属性）。如果商品是采用国际条形码，那都是有标准的，没有问题；但如果没有国际码，采购部就必须重新进行编码，这时就可能出现大量问题。 现实中经常遇到一个问题是：采购部重新编的条码没有符合“商品结构表”的要求。这里要么是采购（故意）做错码了，要么是供应商根本就没送想要的货（如规格不对）。但只看合同是看不出来问题的（没有上述的标的具体属性说明），这将给收货部带来很大麻烦。    因此，在分析商品重新编码的时候，防损部要进行参与把关，防损这里一定要有商品结构表备份，并且非常清晰地注明商品的属性，必要时保留一些样品或资料卡片。沃尔玛的做法是：专门设有样品库，隶属于采购部下设的商品行政部，商品行政部有专门的样品管理小组，做样品的管理，来货时按样品进行收货，把损耗降到了最低。质量分析 给大家介绍一个典型案例：在北京某著名国际零售商门店里，这天有顾客投诉说刚购买的特价DVD机质量有问题，家电部主管帮顾客进行检查时发现，这款机器的外包装说明竞然与内部说明书的文字有几点出入！这款机器是该公司北方区刚采购的，价位是DVD线上最低的，品牌为杂牌，基本肯定是经销商的OEM机，提供给该超市支持采购业绩的。这里的采购员在操作上有问题。 在采购合同方面有几项需要特别注意：     1有关的商品准入资料，如经营许可证、卫生许可证、商品检验检疫证明、专卖许可证等要具备；     2商品的质量标准、等级等应予以明确；     3商品的保质期及收货期限要有明确规定；     4商品的质量、包装含量及系数、所带附件、赠品、家电产品的零配件要明确。 这几项规定或在合同条款中予以明确约定，或以合同附件的形式进行补充说明，但不管以何种形式都不可或缺。在上述两方面，采购员最容易发生的问题是：利用合同条款的模糊性与供货商联合进行欺诈行为，例如以次充好、以假乱真，甚至出现“三无”商品、伪劣商品，给流通企业造成损失。所以收货及防损人员在进行商品验收检查时，应以合同条款为标准进行检验，防止出现上述欺诈行为。价格分析     价格及费用方面是采购员最容易作弊的环节，也是防损控制的重点。采购员在价格方面作弊的主要手段是：利用商品的供应价格与预定售卖价格之间的差额，抬高商品进价、收取供应商的回扣，这样做最直接的后果是商品利润空间缩小，竞争力降低。采购员在合同订立时，往往在合同条款中有这样的约定：“商品价格不得超过向当地市场供应的最低价格，如有违反按价格协议进行赔偿。”这一规定实际上只是一种文字游戏，更多的东西必须通过流通企业管理者的严格的价格分析及市场调查去发现，而不能被其所蒙蔽。进行价格控制，首先要从整体上进行，要从整体的商品结构表去控制，根据流通企业总的利润水平及商品结构，规定每一品类的价格带。而且每一部门的商品只能在一定的范围内变化，超出范围就是违规，须立即进行调查处理。这里介绍几种具体的调查分析办法：一是横比。采购部门确定了商品的结构以后，应对每一小部门商品的最低采购价及浮动范围进行确定，防损部门再根据这一资料建立商品价格档案，掌握各类商品的最小单位价格。在进行进货价格检查时，与同类同档次的商品相比较，比如某一品牌的毛巾，按克算的话，比较便宜的大概是0.03元，80克是2.40元，好一点0.12元/克，一条毛巾9.6元左右。如果我们建立有各类毛巾的价格档案后，知道其价的浮动幅度，就可以根据与同类毛巾的价格对比及浮动范围，来判断该品牌的毛巾是否在进货价格上存在问题。 这种方法非常有效但工作量非常大，然而一旦建立起这样的数据库，防损部掌握了第一手资料，就可以对采购实施非常有效的监控，杜绝采购员的价格作弊行为。二是纵比。受市场供求状况、季节因素、促销、节庆、供应商变化等因素的影响，商品的批次进价也是不一样的，防损部可通过利用可储存大量数据的信息系统，对采购部门的采购行为进行监控通过与历史数据的对比，来分析商品采购价格是否存在的问题，从而发现采购员的作弊行为。三是市场调查。这是一种最直观、最容易奏效的方法，通过市场调查，与竞争对手的同类商品售卖价格进行对比，并根据毛利率标准，推算出我方的商品采购价格，作为对采购员进行价格检查的依据。账期分析  这是一个非常敏感的话题。在一些企业，采购员就像是财神爷，供应商天天求他结账。某些采购员也根据供应商给他的好处进行区别对待。但是，采购员个人的“ABC类关系”和企业的“ABC客户”却很少能统一。     照规矩讲，结账快慢与否不是由采购员决定的，而是根据零售商的资金状况及各类商品的属性来合理确定，基本原则是利用有效的资金，实现商品的最大采购和最快周转。如果任由采购所为，就容易造成资金不足或积压，影响供应链及资金链的正常运转，进而影响到流通企业的整体运行状况。所以，企业应制定严格的商品结算制度与明确的商品大中小类分类账期计划，包括：零账期（预付款、即时付款、货到付款）、短账期（715天）、中账期（1630天）、长账期（30天以上）；采购员在与供货商签订合同的时候要严格按照商品结算制度及账期计划进行，合同签订严格执行采购员采购经理会管副总三级审核的制度。防损人员在稽查时，应严格依据合同条款及公司规定进行，发现问题及时处理，并追究有关人员的责任，避免造成更大的损失。 退换货条款 在采购员与供应商签订的商品购销合同中，退换货条款是必不可少的，是维护双方正当利益的必备条款，这方面的规定主要有：     1合同条款中应明确规定退换货的条件：质量问题、新品滞销积压或未达到销售目标，至于参考标准则由双方协商确定。     2明确规定退换货的方式和期限：包括供应商自提或企业通知，一般规定“供应商在收到超市书面退换货通知后若干天以内进行退换，否则由企业自行处理”。     3损耗补偿：包括实物补偿和现金补偿，这种情况下供应商可不必进行退换货，而以补偿的形式体现。 在这些条款上，都要防止采购作出不利于企业方的行为发生。订单分析 订单分析是最容易被忽视的环节，实际上采购员利用订单伙同供应商损害企业的利益，是一种非常隐蔽、危害性非常大的手段。订单的频率是与商品的库存和周转密切相关的。自从信息系统被引进企业后，使得科学设置库存及合理订货成为了可能，采购员在电脑系统的帮助下可以轻松地获取商品的库存信息及销售信息，以便及时补充货源。目前先进的采购订货系统可以根据设置，通过系统对商品库存的实时跟踪，当到了库存的预警线时自动生成电脑订单，采购员根据电脑订单通知供应商及时补货。采用这种先进的系统，采购员作弊的机会就可以有效避免。但是目前国内大部分企业还停留在依靠人工判断、人工订货的水平上，掺进去很多人为的因素，订货的准确性和严谨性势必会受到影响，出现畅销商品长期缺货、滞销商品却频繁补货的怪现象，这种情况下防损部门的监督作用显得尤为重要。通过对商品库存，周转情况及订货情况的分析，去发现订货当中存在的问题。上述几个方面的问题，是采购工作的重要内容，也是流通企业成本控制的重点。我们主张流通企业应在部门设置上，指导防损人员全程参与采购工作，而采购人员应全力配合防损人员的工作，要形成一种良性的监督机制采购的权限必须受到监督和控制。    但防损人员实行监督，前提条件是必须了解采购工作流程，并能够利用损耗控制的方法去发现其不足和漏洞，进而采取有针对性的措施予以纠正、处理。 /