如何正确写e-mail
同维CAD分享: www.twcad.com同维CAD分享系列: www.twcad.com课程大纲 选择合适的沟通方式写之前要考虑的问题正确撰写E-mail的重要性 E-mail的构成格式如何写标题、导语、主体、信尾 撰写有效率的E-mail的关键改进表达技巧 编排格式 E-mail 的规则与礼仪E-mail的管理有效书写E-mail的五项原则同维CAD分享: www.twcad.com沟通要素及过程模式信息信息发出者渠道(媒介)障碍物 语 情 质 言 绪信息接受者听 解释 反馈同维CAD分享: www.twcad.com选择合适的沟通方式 直接沟通 - 直接或者电话交谈Ø 优点: 便捷快速，还能感知多方面体现出情感Ø 缺点: 有时受个人情绪影响较大，不太系统，沟通常 常会受善谈的所左右，难以体现信息的对等Ø 比较适合于熟悉的人之间对分歧不大和比较简单问题 的快速交流，同时对实际情况摸底调研沟通也很合适间接沟通-书信类、文件报告式Ø 优点: 一般比较冷静理智，沟通交流观点比较系统、 相对比较委婉，不太容易受感情和氛围因素影响Ø 缺点: 缺少情感交流Ø 适合于正式方案类、决策类的沟通 同维CAD分享: www.twcad.com写之前要考虑的问题E-mail是你传递信息的最好办法吗？Ø E-mail的安全性Ø 什么时候采用电话或面谈 考虑收件人是谁？要不要拷贝一封给其他人？有 否文化差异？语言障碍？时区差别？谁会是“潜在 读者”？ 同维CAD分享: www.twcad.com正确撰写E-mail的重要性它是你和你的公司形象的生动体现充满错误的E-mail是对收信人耐心的折磨，也将 损害你的声誉避免细节上的错误才能让收信人集中注意力同维CAD分享: www.twcad.com评估你现有的写信能力测试 - HO同维CAD分享: www.twcad.comE-mail的构成 表头和正文部分表头Ø 使用/创建Address Book及团体名单Ø 决定恰当的To/Cc/ Bcc名单Ø 回信时保留原来的主题栏同维CAD分享: www.twcad.comE-mail的构成 表头和正文部分 (续) 正文部分Ø 开首敬辞: Dear Mr./Ms./Dear John (Doe)/John/ Dear Sales Manager/ Dear Sir/Madam/ Ladies and GentlemenØ 书信主文: 回信内容不能夹在原信里面Ø 结尾敬辞: Sincerely yours/Sincerely/Best regards/RegardsØ 署名栏(最好控制在四行之内，制成署名文档) Jack Chen Manager, Sales Department, Zhida Co., Ltd.76, South Xueyuan Road, Beijing, P.R.CPhone: 86-10-1234-5675 Fax: 86-10-2345-6784同维CAD分享: www.twcad.com如何写标题 标题要清晰简洁, 带描述性。一般只要将位于句首的单词 和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格式 可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一 个单词的首字母大写。视信的内容是否重要，还可以开头 加上URGENT或者FYI。 写标题的时候要考虑你的基本读者, 但是不要过头坚决 不用行话、首字母组合词和技术术语记住“潜在读者” 不要用虚假的标题兜售你的信息或欺骗读者打开你的信件用一个标题服务众多的读者同维CAD分享: www.twcad.com如何写导语 什么是导语：从第一个句子的第一个字开始到第 一段的结束导语的作用Ø 导语说明写本信的目的，强烈突出了信件最重要、 最吸引人的内容Ø 导语概括了信件后面部分的内容Ø 导语牢牢地抓住了读者的注意力最佳、有时是唯 一的机会导语示例及练习-HO同维CAD分享: www.twcad.com如何写主体 使用倒金字塔结构, 而非按时间顺序三个简单的步骤开篇Ø Opening: 写信的缘由，定出主题。Ø Middle: 具体陈述主旨。一段落，一主题。一个段落 大多仅由一到三个句子组成 。Ø Closing: 总结，引发下一个行动。 (常用英语短语 HO)最重要的信息 或结论（导语 ）. 最不重要的信 息同维CAD分享: www.twcad.com如何写主体 (续）简化版：RE-PLS-ASØ以RE设定主题（关于)Ø以PLS(please)明示委托、要求事项（请)Ø以AS视需要陈述理由或背景（由于)示例与练习 - HO同维CAD分享: www.twcad.com信尾与发送 注明需要回信 Ø I look forward to receiving your reply soon. Ø I hope to hear from you as soon as possible (ASAP). Ø May I have your reply by April 1, if possible? Ø Please send me your comments via e-mail at guohongecph.com.cn信尾客套话（Complimentary close）通常也很简 明。常常只须一个词，如：“Thanks”，“Best”， “Cheers” 发送可使用“收悉通告” (考虑收信人后使用)发送优先信息 (不滥用) 同维CAD分享: www.twcad.com撰写有效率的E-mail的关键 1. 使用短句 （ KISS/ Short-Long-Short原则 ）一个句子一个主要内容，一般信件不超过三个要点 好处Ø 易读，尤其在显示屏上Ø 不易犯语法错误Ø 长句子容易淹没思想，句子长度控制在20个词 以内可确保读者的理解度在80%以上。示例与练习 - HO同维CAD分享: www.twcad.com撰写有效率的E-mail的关键 2. 删除多余的词 （有力词要多于黏糊词）例：This is a response I have written to one customer who recently shared his thoughts about his concerns for our return policy. I send it to you because I believe we need to develop and implement a more customer- oriented approach to service.（下划线处为有力词, 同时 注意使用倒金字塔结构）改为：We need to develop and implement more customer-oriented service. As one concerned customer recently said of our return policy同维CAD分享: www.twcad.com撰写有效率的E-mail的关键 3. 直接提出要求 （变问句为祈使句）专业的商务写作不使用问句例：Could you tell me the price of a 3 cm by 3 cm advertisement in Network HR magazine？应改为：Please tell me the price of a 3 cm by 3 cm advertisement in Network HR magazine.使用:Please tell meI would be extremely grateful if you could pleaseI really hope you could please同维CAD分享: www.twcad.com撰写有效率的E-mail的关键 4. 使用主动的语态 撰写商业信函时要用积极的口气是通行的法则积极的结构总是比消极的结构短 Negative Language Positive Language (练习：HO)No YesCant/Can not Can Wont/Will not Will Fail Win/ Pass Lose Give Deduct Gain Dont Do 4.Impossible Possible 5.Havent Have同维CAD分享: www.twcad.com撰写有效率的E-mail的关键 5. 选择正确的语气 既专业又随意Write as you talk考虑五个W: Who/What /When/Where/Why 使用缩写：ASAP/BTW/FAQ/FYI 可在句末使用介词: What is your e-mail message about? 使用连词(and,or,nor,for,but,so,yet)给句子开头,使句子间 的转换变得流畅。 软化我们的措辞。 “立即发送此信息” VS “我真正感激您 尽可能快地将信息发送给我。谢谢。” 警惕随意中的陷阱：Ø慎用幽默 （可适当增加笑容符或电子速记符） Ø慎用技术性的语言（考虑隐形读者） Ø不用太多的缩略语 （公司缩拼在第一次写全后/A.M. /Mr. /Mrs.） Ø慎用首字母组合词 （常用：ASAP，BTW，FAQ，FYI）同维CAD分享: www.twcad.com撰写有效率的E-mail的关键 6. 注意文化、习惯的差异外国人并非全是基督徒 （Mary Christmas）注意幽默和玩笑 请勿加入“言外之意”注意日期的写法和度量衡的单位 日期：美国式 August 9，1999英国式 9 August，1999中国式 1999.8.9避免全以数字表示度量衡: 英美 码磅(yard+pound)温度 华氏 同维CAD分享: www.twcad.com撰写有效率的E-mail的关键 7. 删除性别歧视的语言 让E-mail保持中性删除得罪人的代词 him 重复名词不用代词, 重写一次将单数的名词及其人称代词改为复数形式 使用泛指的代词one 使用WHO加以重写 使用冠词(A, AN, THE, THIS, THAT, THESE, THOSE)改成祈使句练习 - HO同维CAD分享: www.twcad.com撰写有效率的E-mail的关键 8. 控制情绪, 消除火焰问自己: Ø 我会当某人的面说这些话吗? Ø 如果我的老板或一位客户, 同事或其他读者(他们的意见对 我至关重要)看了这份信息我会难堪吗?同维CAD分享: www.twcad.com撰写有效率的E-mail的关键 9. 联络感情-加入Goodwill Content 什么是Goodwi
