Excel数值表格的快速入门

Excel数值表格的快速入门目录Excel数值表格的快速入门11. 前言22. 格式22.1 格式类型22.2 格式的复制32.3 快捷的办法32.4 格式功能43. 公式计算43.1 公式输入43.2 函数53.3 公式复制53.4 公式审核解读公式的利器64. VBA编辑器和宏64.1 录制宏64.2 察看宏代码64.3 自定义函数65. 结语7我将excel的操作分为格式、公式、自定义宏三个方面，以下简要介绍一下。2. 格式打开excel最直观的感觉是一个个的方块，初学者认为这就是一个表格，可以在里面填文字、数字。现在要明确一点，每个方块都是一个输入项，同时它也是一个输出项，就是说数字不光是填进去的，也可以是算出来的，excel就是一个计算器。后面的内容都建立在大家对excel的基本操作有一定认识的基础上，比如表格边框、字体、数据排序等较简单的部分就不介绍了。2.1 格式类型 数值格式Excel中的每个单元格，都有一个坐标，由行名、列名交叉获得，比如A1、C15，界面左上角已清晰表明。每个格子中的数值有数值格式，打开格式界面的快捷键是“ctrl+1”，有数值、百分比、货币、文本等各种，可根据需要进行调整。 Task表常见问题，“50,600”。 数据格式格子中的那个东西，它可以是数值，也可以不是数值，比如它是一个计算式算来的结果。那么复制的时候，如果是数值，粘贴时不变，而如果是公式的话，结果可能就变化了，因为格子坐标改变后，相应的输入项也有变化。 单元格格式字体、列宽、颜色这些都是单元格格式。2.2 格式的复制 选择性粘贴复制一块内容，然后在某处粘贴，你会发现，有可能值变了，或者格式变了，原因就是单纯的粘贴是默认的“公式+单元格式”，如果只需复制特定的内容，就要用编辑菜单中的“选择性粘贴”。复制文字和数值内容，选择“数值”；复制格子内的计算式，选择“公式”；复制单元格式，选择“格式”； 转置粘贴 格式刷单纯复制单元格式的话可以使用“格式刷”工具：单击选定一块区域，点击格式刷然后将目的区域刷一遍，成功复制格式，刷子消失。双击选定区域，可以进行多目标格式刷，刷完后再次点刷子按钮或者按esc取消效果。2.3 快捷的办法 任务栏调整键盘比鼠标方便，特别是在一个很大屏幕上定位一个个细小的单元格和功能按钮的时候，你会深有此感。上段介绍的选择性粘贴就是如此，如果按照鼠标操作，自己试一下就会发觉特别麻烦，那么现在介绍excel的快捷键和自定义功能。在菜单栏的空白处点击右建，弹出界面菜单，可以根据需要将工具栏显示出来。如果在界面菜单中选择“自定义”，可以挑选特定的功能按钮，将它拖到界面中来。好，技巧就在这里，在“自定义”界面仍然存在的情况下，用鼠标右击程序界面中的任何一个快捷键图标，这时会出现设置菜单，我们发现默认的是用图标显示，这样的话大部分按钮是无法适用快捷键的，将其改为“总是使用文字”试一下？这样图标没了，但是显示了文字和快捷键字母，例如(Q)，就是alt+Q，是不是很方便呢？利用这个功能，可以把选择性粘贴中的“数值”、“公式”等小功能用快捷键调出来，那么复制的时候用alt+P，就是直接粘贴数值了!十分方便，自己试试吧！ 常用快捷键下面列举几个常用的快捷键。更多的功能按钮快捷键可以按上段的方法将图标换成文字来实现。Ctrl +1设置单元格格式 Ctrl +G 单元格定位Ctrl +* 选中当前整个区域 Ctrl +Shift +方向键 选中当前格至整行或整列Alt +PageUp /PageDown 向左右滚动屏幕Ctrl +PageUp/PageDown 在同一工作簿的不同工作表之间切换。Ctrl +Enter 在多个格中同时输入字符Ctrl +; 输入当前日期 Ctrl +Shift +; 输入当前时间Ctrl + 上下左右 举例“task表”2.4 格式功能在数据表中，枯燥而繁多的数据很令人讨厌的，往往我们只需要知道一个大致的范围，是大于这个，还是小于，这时可以使用条件格式和数据校验的功能。 条件格式选中特定的单元格->“格式”菜单->条件格式，这里可以为单元格的数值设定范围，为不同的范围设定不同格式，例如，如果大于0，就显示绿色，小于0则显示红色。举例“飞升计算表”。条件格式可以使用格式刷进行复制。 数据校验有些表格中特定栏目中的数据类型是一致的，那么这时可以为单元格加上数据校验。选中目的单元格->“数据菜单”->有效性，打开数据校验窗口，为输入设定范围，例如本格内只能输入110之间的数字，超过这个范围的可以用提示、警告、禁止等各种信息来进行阻止。使用这个功能可以预防某些错误。 数据分列 举例“守护特技解析”、“数值设定工具”。 筛选筛选与隐藏的区别。举例“task”。 冻结窗口 合并和居中 转化为快捷键。 查看链接 举例“数值设定工具”。改变链接地址。3. 公式计算介绍了前面的各种方便快捷功能后，就可以进入正题，谈谈excel的核心功能公式计算。3.1 公式输入如果只在格子内输入“3+2”，excel不会计算出等于5的，应该输入“=3+2”，效果就出来了。好，现在扩展一下，在A1格中输入3，A2格输入2，A3格输入“=”，鼠标点击A1、再输入“+”，鼠标再点击A2，回车结束。此时A3格中显示5，看看上方的地址栏，显示“=A1+A2”，这就是计算式了。 建议虽然这样的公式能够成立：“=A3+3*A4+6*A5”，但我觉得不好，如果要修改3和6的系数值，就必须更改公式，这样出错的概率会变大，最好做到数字只出现在单元格中，而公式中只含有单元格代号和运算符，修改系数时只修改单元格的值。对于大批量系数修改可以使用填充功能或者绝对引用，后面会谈到。 数组公式画框选定A1A5，输入=，然后选择B1B5，输入+，选择C1C5，最后输入Ctrl+Shift+Enter，一个数组公式就做成了！有空可以仔细研究一下表达式的形式。3.2 函数 自动求和选定一块区域，输入1，按Ctrl+Enter，可以在区域内全部输入。点击界面上的“”，可以对这块区域进行求和。点击旁边的下拉箭头还可以调用最大值、平均值等简单的函数功能。 调用内部函数除去以上功能外，在excel内部集成了大量的内部函数，可以实现多种功能的计算。选定一个单元格作为输出项，单击上方地址栏左侧的“fx”按钮，弹出函数列表，选择需要的函数后按照格式选择输入项就可以了。如果知道函数名称，也可以直接输入=，然后写上函数名，并按格式输入。 逻辑函数单纯计算性函数的实现比较简单，具体可以去查看界面中的函数功能说明，这里介绍一个常用的逻辑判断函数，实现条件选择功能。函数形式IF(判断条件, 满足条件, 不满足条件)，例如A3=If(A1>A2, A1, A2)，由此求出A1和A2的最大值。A1和A2也可以作为输出项，实现函数的嵌套，实现较为复杂的功能。3.3 公式复制复杂计算表看似庞大，实际上很多地方有着相同的规律，因此能利用方便的填充功能进行公式的复制。 填充将鼠标移动到一个有内容的单元格右下角，鼠标变成黑色十字架：按左键拖动十字架，实现简单填充，即文字内容原样复制；单个数字格进行“+1”填充，两格以上的相同数字源进行原样复制，有规律的等差等比数列按当前因子进行填充。按住右键拖动十字，实现复杂填充，根据需要选择填充方式。 引用对于式子A3=A1+A2，复制A3格到B3粘贴，发现B3的式子变成了B3=B1+B2，而不是A1+A2，这就是说，这个式子的真实含义是X格=（X-2）格+（X-1）格，所谓的A1、A2、B1、B2都只是相对于A3、B3来说的偏移量，这就叫做单元格的相对引用。对相对引用的计算式进行填充操作，会对公式进行相对复制，变成C3=C1+C2，D3=D1+D2。如果我们来点变化，写成A3=$A$1+$A$2，再进行复制呢，那么可以看到，B3=$A$1+$A$2，与A3的值一致，这就是绝对引用。绝对引用的单元格在填充时不会发生变化。绝对引用还可以拆分成$A1和A$1这样的形式，即列绝对和行绝对，具体作用可以自己尝试一下。 F4可以方便的使用F4键进行全绝对、行绝对、列绝对、相对引用之间的切换，而是自己输入$。对于类型一样只是数据项不同的计算式，灵活的使用各种引用方式配合填充功能可以方便的进行复制，从而制作大型计算表。类似B1=D23这样的单纯等号引用也是经常使用的功能，特别是对于一个xls文件中有多个计算表的情况下，可以用等号引用来连接不同计算表中的单元格，而不用频繁的切换表格。 空字符” 与if一起使用。 文本连接“&”化整为零的思想。举例“道具描述”生成。还要注意“粘贴数值”功能。 窗体功能3.4 公式审核解读公式的利器虽然可以看每个单元格的式子形式来了解公式，但是，显然这个是特别复杂的，光单元格的代号就一大堆，还有中间的那么多运算符，往往有些时候，我们只想知道这个输出项到底与哪些输入量有关就可以了，那么能不能实现呢？在这里，我强烈建议将“公式审核”工具栏在excel主界面上显示出来，可以看到，有4个按钮，试一试，是不是用线头将一个公式的来龙去脉给标清楚了？用前面说到的方法，将这些功能键变成文字和快捷键形式，使用起来事半功倍哦。4.大话3数值计算表的演变主角属性、召唤兽属性大话3综合计算、召唤兽调整召唤兽调整2008飞升计算表。5. VBA编辑器和宏本节会进入OFFICE软件的较深层次。用户对OFFICE的任何操作，都是转化为程序语言来实现的，每种操作和每种对象都有对应的语法，这个叫做OFFICE的VBA系统。（Visual Basic Application）每一个内置函数、每一个功能按钮，都是由VBA语句形成的，因此很自然的就能想到，我们能不能自定义函数和功能操作呢？答案是很定的。5.1 录制宏用VBA语句实现的功能通称为宏，我们可以直接进入VBA编辑器来写宏，但是作为一个面向对象的程序，里面各式各样的类、对象、成员函数数不胜数，初学起来太困难，因此我们可以用录制宏的方法，来看看表层的操作到底是如何实现的，通过学习录制宏，或许能揣测出一些端倪。选择“工具”->“宏”->“录制新宏”，设定好快捷键和名称后，点击确定，此时系统就开始记录你的操作了，我创建了一个数组公式，然后结束。选择“工具”->“宏”->“宏”，可以运行刚才录制的宏，运行之后，发现这个数组公式就在再次建立了。5.2 察看宏代码选择“工具”->“宏”->Visual Basic 编辑器，或者使用快捷键Alt+F11，可以进入程序后台，选择好excel表格的名称，然后打开目录下的模块，这里显示的就是宏的代码了：Sub Macro1()' Macro1 Macro' 宏由 FJWhust 录制，时间: 2007-8-12' 快捷键: Ctrl+q Range("E6:E14").Select Selection.FormulaArray = "=RC2:R8C2+RC3:R8C3"End Sub察看宏代码的主要目的是观察其中的规律，然后做出适当修改就能实现想要的功能。5.3 自定义函数实现连击计算撇开各种繁琐的类