第4章ERP系统初始化

第4章 ERP系统初始化内容提要 ERP系统初始化是企业使用ERP软件系统进行日常经营管理的基础，是一个将物质世界的实际企业转化为ERP系统中的数字化企业的过程，也是数字企业建模的过程。本章实验涉及四部分内容：管理维护数据、基础信息设置、基础数据设置与期初系统开账。管理维护数据，设置企业名称和对应的数据库账套并对系统数据的管理；基础信息设置，构建企业的经营模式和原则；各子系统的基础数据设置，勾画出数字企业运营蓝图；最后通过系统期初开账，完成整个系统初始化的全过程。本章重点 u 掌握ERP系统初始化的目的与方法；u 掌握系统管理的设置方法；u 掌握基础信息设置和基础数据设置的基本方法；u 了解基础设置与企业日常业务的相互关系。4.1 实验简介实验设计说明1、实验目标及任务本章提供实验，逐步深入地展现ERP数字企业构建蓝图，主要目标和任务在于帮助学者：l 了解数字化企业构建过程；l 了解ERP系统的集成和信息的关联性思想；l 掌握ERP系统初始化的目的与方法；l 理解管理维护数据的主要目的、设置方法；l 理解基础信息和基础数据设置的主要目的、设置的基本方法和控制作用；l 理解期初开账的意义，掌握其设置方法。l 了解基础设置与企业日常业务的相互关系。2、实验设计思想1）实验背景：本章实验以某家具公司为背景，反映了普通制造企业的基本特征，包括企业的行业背景、主要产品、组织结构，重点介绍企业系统初始化流程；2）实验环境：实验以易助ERP系统为环境，主要介绍软件的运行环境、主要功能，重点突出理解ERP系统环境下的企业初始化流程。3）实验目的：本章实验以理解企业业务流程和系统功能设置，了解系统的集成和数据的关联，最终达到理解数字化企业构建的目的；4）实验内容：本章实验以模拟一家具生产厂为企业背景，在简化企业组织结构和管理原则的同时，仅以一个事业部生产经营为例，该事业部主要生产经营办公家具类产品。实验内容主要包含四部分：管理维护数据、基础信息设置、基础数据设置和期初开账实验。以此全面展开系统初始化活动，进一步理解数字化企业的构建；（1）在管理维护数据中主要新建公司、公司数据库账套以及该账套数据的维护；（2）在基础信息设置中主要设置该公司的组织机构和原则；（3）在基础数据设置中涉及各管理子系统的基础设置，用以设置各管理子系统的专用数据；（4）在期初开账中设置系统正常运行前的企业账面数据。3、实验总体要求1）本实验为系统初始化实验，操作员统一为系统管理员或具有系统管理员身份的人员；2）在实验中注意思考每一项设置对业务流程的控制和影响；体会系统的集成性和信息的关联性；3）本章实验案例以2005年12月为业务运行期间，因此该实验进行之前系统日期设置为2005-11-30。4）鼓励勤思考、多阅读（帮助）、多练习。5）实验具体要求及主要步骤参看本章各实验之【实验要求】和【实验操作】；实验数据资料A企业“光华家具公司”，经营的是家具类产品，作为一般纳税人，需要缴纳税率为17 的增值税，税号是：TAX011；这个企业经营五种家具类产品沙发，大班椅，组合柜，躺椅，藤椅，办公椅，分别由五个事业部运作，其中办公椅为自主生产；五个事业部都有各自的信息技术人员，销售，采购，仓管，财务人员，而财务人员又分应付，应收负责人；经营的五种产品各自放在各自的库中，不能混放；五个事业部有不同的市场，客户完全不同；五个事业部的采购渠道完全不同。涉及的数据包括如下：（具体数据参看实验操作指导）1、基础信息，如表4-1所示。表4-1 基础信息表公共参数公共参数、进销存参数、财务参数、人事参数、启用系统系统参数进销存参数、生管参数、账款参数、票据参数、会计参数、自动分录参数。单据设置系统自动完成假日表2005年全年周六周日双休部门设置BJD下设销售、采购、财务、生管部门；生产部门下设办公椅车间用户录入权限设置参见后面资料公司信息是对新增公司信息的补充性质类型“单据性质”、“客户类型”、“客户等级”、“客户地区”以及“供应商类型” 仓库信息新设“办公椅仓”、“原材料仓”、“大班椅仓”工艺信息“打磨”、“组装”两道工序结算方式系统自动完成会计分类01产成品；02原材料供应商信息嘉禾、元技、标志客户信息中实集团2、业务部门基础信息1）商品基本信息（具体数据参看实验操作指导）2）生产计划控制相关信息（具体数据参看实验操作指导）3）总账信息（具体数据参看实验操作指导）3、期初开账信息1）库存期初开账（具体数据参看实验操作指导）2）分录性质（具体数据参看实验操作指导）3）总账开账（具体数据参看实验操作指导）4）期末结账（具体数据参看实验操作指导） 实验教学安排1、实验内容安排1）管理维护数据，包括：新增公司、系统数据的备份与恢复；2）基础信息设置，包括：公共参数、系统参数、单据设置、假日表、部门设置、用户录入权限设置、公司信息、性质类型、仓库信息、工艺信息、结算方式、会计分类、供应商信息、客户信息；3）业务部门基础数据设置，包括：商品基本信息、生产计划控制相关信息、总账信息；4）期初开账，包括：库存期初开账、分录性质、总账开账、期末结账。2、实验人员安排以系统管理员（DS）身份登陆易助系统进行此章实验。3、实验数据环境本章实验数据在随书附带光盘中，为4data 、4、4.2.3data、4.2.4data，分别为实验4、4的基础数据。基础数据是实验开始前需要完成的数据准备。因此在实验开始之前，要恢复基础数据到所登陆系统的数据库账套中。具体数据的恢复操作可参考本章数据管理维护内容。4.2 实验操作指导管理维护数据对于一个集团公司，通常会有多个独立核算的子公司，需要设立不同的账套和数据库进行管理。在实验中，如果为不同小组或个人设定独立的数据库，都需要借助“公共设置”中的“新增公司”进行设置。该功能用于规划公司内每一用户及每一组分类的使用范围及口令设置，因此在进行此项作业前最好能按部门或职务内容规划好组信息，及定义出各用户对其它组的权限，如此方能达到管理及保密的需求。另外对于数据的备份与恢复，也是管理维护数据的重要工作。实验4.1 启动系统【实验环境】时 点：2005-11-30操作人员：DS实验准备：data 【实验要求】能成功登陆系统。【实验操作】第1步：在开始菜单中启动“易助ERP系统”，单击“试用”进入系统启动界面。这里“试用”是指使用“易助ERP系统”的试用版本，如图4-1（A）所示。 （A） （B）图4-1 系统启动界面提示：“易助ERP系统”的试用版本具有试用期限，如果“试用天数剩下0天”系统将自动关闭无法使用，可与软件供应商（参看光盘信息）或与我们联系。第2步：在系统启动界面选择需要启动的公司、用户及输入口令，单击“开启”按钮，如图4-1（B）所示即可进入所选择公司的账套。如图4-2所示。图4-2 系统主界面说明：对于初次建立新公司账套和数据库，需要选择系统提供的“神州数码管理系统”，用户名为“DS（系统管理员）”，口令为空，进入系统主页面。实验4.2 新增公司【实验环境】时 点：2005-11-30操作人员：DS实验准备：完成登陆系统【实验资料】新公司编号：BJD名称：北京交通大学【实验要求】完成新公司账套和数据库的建立。【实验操作】第1步：设置新增公司系统管理员密码。在系统主界面菜单条中，选择“公用设置”“新增公司”，此时弹出对话框用于设定系统管理员的密码，如图4-3（A）所示。单击“确定”后进入“公司信息录入”界面，如图4-3（B）所示。（A）录入系统管理员信息 （B）录入公司信息界面图4-3 公司信息录入界面提示：此处设置的系统管理员为新建公司的系统管理员，故密码设置要慎重，建议设为“空”。第2步：在“公司信息录入”界面，单击“新增”按钮，建立相应的公司（此处公司编号即为该公司分配的数据库名），本实验公司编号：BJD；公司名称：北京交通大学。信息录入结束后退出。如图4-4所示。图4-4 公司信息录入说明：l 为方便考核，建议：公司编号：学生学号；公司全称：学员姓名。l 新增公司结束后，如还需继续增加，没有退出系统时，可继续单击“新增”按钮；如退出系统，则单击“退出”按钮，退出该界面。l 如想删除某公司，以DS身份登陆系统后，在“公司信息录入”界面选中该公司，然后单击“删除”即可。第3步：重登陆系统。再次以管理员身份（DS）重新进入系统，在系统启动界面选择新增的公司（本实验中，选择北京交通大学），系统默认用户为DS，即系统管理员，口令为空。然后单击“启动”按钮进入新增公司主界面，进行下一步的系统初始化工作。提示：此处以系统管理员身份重新进入，可以对本公司的基本信息进行全面设置。实验4.3 系统数据的维护系统数据作为公司的重要信息，在日常操作中经常要对它进行备份和恢复，以备不时之需。在这里简单介绍如何进行数据的备份与恢复，它的具体操作在服务器端的后台数据库中进行。说明：以下以数据库“BJD”的备份和恢复为例，说明备份和恢复的操作。【实验环境】时 点：2005-11-30操作人员：DS实验准备：完成新增公司、完成安装SQL Sever数据库【实验要求】能完成对新增公司的数据库进行备份和恢复操作。【实验操作】第1步：备份 （1）进入数据库。选择“开始”“程序”Microsoft SQL Sever“企业管理器”，打开数据库界面，在该界面中查询需要备份的数据库“BJD”；（2）进入备份数据库界面。选择数据库“BJD”并点击鼠标右键，在菜单条中选择“所有任务”“备份数据库”，进入备份数据库操作界面，如图4-5所示。图4-5 备份数据库界面（3）设置备份文件路径及文件名。在备份数据库界面单击“添加”按钮，进入“选择备份目的”操作界面，如图4-6所示。在该界面单击“”按钮，进入选择备份目的地对话框，如图4-7所示进行备份文件路径及文件名设置。单击“确定”按钮，返回“备份数据库”界面，如图4-8所示，单击“确定”按钮，完成“选择备份目的”的操作。返回备份数据库界面。如图4-9所示。图4-6 选择备份目的界面图4-7 备份设备位置界面图4-8 选择备份目的界面说明：在设置备份文件路径及文件名时，可在备份前，事先为备份文件建立一个文件夹“BJD”，如图4-7箭头标注所示进行备份文件路径的指定，并为备份文件起名字“BJD”。（4）开始备份文件。在备份数据库界面，单击“确定”按钮，开始数据备份，如图4-9所示。图4-9 SQL Server 备份界面（5）完成数据备份。数据备份完成后，弹出如图4-10的对话框，单击“确定”完成数据库备份操作。图4-10 备份完成对话框第2步：恢复（1）进入数据库。选择“开始”“程序”Microsoft SQL Sever“企业管理器”，在该界面中打开数据库，查询数据库（BJD）；（2）进入数据库还原界面。选择数据库“BJD”并单击鼠标右键，在菜单条中选择“所有任务”“恢复数据库”，进入“恢复数据库”操作界面。如图4-11所示。图4-11 还原数据库界面（3）“常规”