公司前台管理制度201511

公司前台管理制度公司的前台是一个单位的脸面和名片 .所以前台工作人员必须掌握公司前台的工作职责、工作要求、办公礼仪等 .这对于塑造单位形象有着非常重要的作用！为使公司前台人员工作更加规范，特制订本制度。一、前台工作内容1 接转总机电话。2 负责传真、快速、文件、报纸的收发与管理。3 负责前台接待、登记。4 引见、招待、接送来宾。5 公司前台的卫生清理及桌面摆放并保持整洁干净。6 负责前台花卉植物的维护和保养。7 接受行政管理部经理工作安排并协助作好行政管理部其他工作。8 不得随意离开工作岗位，造成不便。9 做好会前、会中、会后的准备、并在开会时配合一些相关后勤工作。10 公司电脑， 打印机复印机等文印设备， 发现故障应及时通知维修人员或分发分修复 .确保设备正常使用。并协助各部门进行文字扫盲相关设备及时添加打印纸。11 公司所来的信函、报刊、杂志由门卫接收后送前台，前台负责分发，收到第一时间应及时通知相应部门来领取，领导的信函、报刊、杂志要及时送到办公室。前台人员禁止积压各部门信函、报刊、杂志等。如遇到已经离职员工的信件，应把信件转给该部门内勤手中以便联系。12 为更好的保证公司员工饮用桶装水，前台人员应随时查看桶装水的存放量，做到随换随有。瓶装水至少要存1 箱以上，以备公司领导出差和大型会议饮用水的需要。13 积极完成上级领导分配的临时性任务。二、前台工作要求（一）仪容仪表：1 服装整洁，服饰整齐端庄，搭配协调。2 头发整齐不零乱，不得批头散发，需化淡妆，给人清新的印象，忌浓妆。3 上班前不能喝酒或吃有异味的食品。（二）工作要求：1 凡与公司业务无关人员应拒绝入内。2 上班时间，不得有闲杂人等在前台区域高谈阔论，影响公司形象。3 接待公司客人应礼貌请其座下，再通知部门相关人员是否接见。4 上班时间不准打私人电话或电话聊天。5 上班时间不准看书籍和报纸。6 班时间禁止做其他与本职工作无关的事情，以免影响工作质量。7 负责会客室的整洁，并主动给参加会议的人倒茶水，会议结束后，立即清理会议室。（三）负责前台电话转接，接电话礼仪要求：1 铃声响起三声之内，应立即接起电话。2 接电话时要说 “您好！沁坤电子商城， 有什么可以帮您 ?”不允许出现“喂，喂”或“你找谁”或查问对方“你是谁，你有什么事”等。3 如果找公司领导， 不能随意报出领导在哪， 更不能随意报出领导的电话。4 代接电话时对方如有留言，应当场用纸笔记录对方姓名，电话及内容，之后复述一遍，以免有误。并告诉对方会及进转告。5 遇到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂电话，应礼貌告知对方，如果是自己拨错了号码应向对方表示歉意。（四）前台工作态度：前台对待员工或其他客人要礼貌大方、热情周到。对来找高层管理者的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找者。三、来访接待礼仪1客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。单个人问候标准语如下：“先生，您好！”或“先生，早上好！ ”“小姐，您好！”或“小姐，早上好！ ”“您好！欢迎来到XX 公司。”来者是二人，标准问候语则为：“二位先生好！”“二位小姐好”“先生、小姐，你们好！ ”来者为三人以上，标准问候语则为：“各位好！”或“各位早上好！ ”“各位下午好” “大家好！”或“大家早上好！ ”“大家下午好！”对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X 先生好！” “X 小姐好！”对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准问候语：“先生，我记得您前不久（以前）来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！”a) 引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料；b) 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人；c) 引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意。途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；d) 进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进。进入后，回手关门；e) 介绍双方，退出。如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出。四、违纪处理前台如违反本制度，视情节给予批评，或罚款。保定嘉盛光电科技有限公司2015 年1月1日