某公司办公室基础管理工作手册(PDF 104页）

××公司办公室基础管理工作手册（法律事务室）××年××月目 录第一部分 制度及规范4一、规章制度5（一）法律纠纷管理办法5（二）招标管理办法12（三）合同审查管理规定29（四）合同授权委托管理规定33（五）合同法律监督规定37（六）供应商资质审查管理规定39（七）法律纠纷证据管理规定41（八）调研管理规定44（九）法律事务档案管理规定45二、工作职责48（一）法律事务科工作职责48（二）法律事务主管工作职责49（三）法律事务员岗位职责50三、工作行为规范51（一）法律事务科日常行为规范51（二）公司诉讼代理人行为规范55第二部分 基础信息57一、人员名册及基本信息58二、业务联系单位基本信息59（一）内部业务联系单位基本信息59（二）外部业务联系单位基本信息61第三部分 台账及记录62一、台帐63（一）合同审签台账63（二）授权委托书办理台账64（三）法律纠纷办理台账65（四）招标文件审查台账66（五）规章制度审查台账67（六）供应商资质审查台账68二、记录69（一）会议记录69（二）庭审记录69第四部分 业务流程及作业文本70一、业务流程及流程说明71（一）合同管理流程及流程说明71（二）合同授权委托办理流程及流程说明75（三）法律纠纷办理流程及流程说明77二、作业文本80第五部分 培训81第六部分 格式标准84一、文本格式85（一）合同授权委托书文本格式85（二）其他事项授权委托书文本格式86（三）法定代表人身份证明书文本格式87（四）合同审查意见书文本格式88（五）诉讼、仲裁用提交法院管辖权异议手续文本格式89（六）诉讼、仲裁用提交法院延长举证期限手续文本格式90（七）诉讼、仲裁用提交法院证人出庭手续文本格式91二、表格格式92（一）合同审签表92（二）合同签订履行情况统计总表93（三）合同签订履行情况表94（四）合同移交签收登记表95（五）公司领导身份证复印件使用审批单96（六）定期授权委托书签收表97（七）制度审查意见登记表98第一部分 制度及规范一、 规章制度（一）法律纠纷管理办法 第一章 总 则第一条 为加强公司法律纠纷管理，规范公司经营行为，维护公司合法权益，根据国家有关法律法规及国务院国有资产监督管理委员会令第11号中央企业重大法律纠纷案件管理暂行办法的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称的纠纷，是指公司具有下列情形之一导致发生或可能发生的诉讼、仲裁或调解处理的纠纷：（一）因合同关系引起的经济纠纷；（二）因侵权行为引起的民事纠纷；（三）因行政机关的具体行政行为引起的行政纠纷；（四）因劳动关系引起的劳动争议纠纷；（五）其他法律纠纷。第三条 公司法律纠纷实行集中统一管理与部门协作处理相结合的原则。第二章 法律纠纷管理机构及职责第四条 公司法律事务管理机构设在公司办公室，对公司法律纠纷实行统一管理。其主要职责是：（一）建立、健全公司法律纠纷管理的规章制度；（二）受公司法定代表人的委托处理法律纠纷；（三）办理与处理纠纷相关的委托手续，须外聘律师的，办理外聘律师的有关手续；（四）负责同股东方法律事务管理部门进行业务联系，按要求上报公司法律纠纷情况；（五）对法律纠纷进行调查了解，收集证据，并提出处理纠纷的法律建议或解决方案；（六）对公司重大、复杂、疑难法律纠纷组织研讨、论证；（七）办理案件有关费用结算事宜；（八）建立公司法律纠纷案件档案。第五条 公司各单位协助处理法律纠纷的主要职责是：（一）发生或可能发生的法律纠纷，立即以书面形式向公司办公室报告并按要求提交有关材料；（二）配合调查取证；（三）配合参加诉讼或非诉讼活动；（四）提供与纠纷有关的全部材料，并对所提供材料的及时性、完整性和真实性负责。第六条 公司各单位组织机构变更，对变更前发生的法律纠纷，由变更后承担该职责的单位和原承办人员协助办理该法律纠纷，负责提供、收集相关证据材料。第七条 公司对外处理法律纠纷的诉讼费、仲裁费、保全费、执行费、鉴定费、公证费、律师费、差旅费、其它费用等经费列入年度预算，由公司办公室专款专用，据实报销。第三章 法律纠纷办理程序第八条 公司办公室收到有关法律文书或接到公司各单位报送的法律纠纷报告后，按以下程序进行：（一）直接收到有关法律纠纷文书、材料，应通知有关单位，有关单位应及时向其主管领导汇报，在接到通知2日内以书面形式向公司办公室说明案件的相关情况，并到公司办公室办理法律纠纷登记手续。（二）收到有关部门提交的有关案件情况说明材料后，及时向公司法定代表人和总经理汇报法律纠纷情况，并向法定代表人提出法律纠纷案件处理方案和建议。（三）根据有关单位案件汇报情况，提出证据清单，有关单位在收到证据清单5日内向公司办公室提交有关证据材料，向公司办公室移交的证据材料不完整、不充分的，公司办公室可要求其在限定的期限内补充完整。（四）根据案件情况提出委托公司法律事务人员、外聘律师或其他人员参加仲裁、诉讼活动的建议，由公司法定代表人决定委托代理人参加仲裁、诉讼等相关活动。（五）根据法定代表人的委托办理有关授权委托手续。（六）根据案件情况向公司各单位调取与法律纠纷相关的各类证据材料，各单位和相关人员应当支持与配合。（七）将法律纠纷处理结果报告公司法定代表人、总经理。（八）整理法律纠纷材料并归档。第九条 有关单位收到法律纠纷文书、材料或可能发生法律纠纷的有关函件、材料，应立即向其主管领导汇报同时向公司办公室报告。有关单位在2日内以书面形式向公司办公室说明案件的相关情况并移交文书、材料，并到公司办公室办理法律纠纷登记手续。其他办理程序同第八条规定。第十条 公司办公室按照规定向股东方报告法律纠纷的有关情况和处理结果并提交相关材料。第十一条 对采取非诉讼方式协商或调解解决法律纠纷的，有关单位应将有关函件、材料、处理方案、调解意见报送公司办公室，公司办公室将该处理方案、调解意见向法定代表人、总经理汇报。公司办公室将领导批示的意见传达给有关单位。有关单位根据领导批示的意见与对方当事人进行协商。协商一致后，制作协议书或调解书经对方当事人签字并盖章。调解书、协议书由承办部门留存，同时报公司办公室存档。经协商或调解不成的纠纷，由参与协商或调解的单位将原因及下一步处理意见以书面形式报告公司办公室。公司办公室根据上述情况，提出新的处理方案或建议，经公司法定代表人同意后实施。第十二条 通过仲裁方式处理的纠纷，以仲裁委员会制作的裁决书或调解书为结案依据。代理人接到裁决书、调解书后，应及时报送公司办公室，由公司办公室上报公司法定代表人。第十三条 通过诉讼方式处理的纠纷，以人民法院的判决书、裁定书或调解书为结案依据。代理人接到判决书、裁定书或调解书后，应及时报送公司办公室，由公司办公室上报公司法定代表人。第十四条 有关单位对已经发生法律效力的裁决书、裁定书、判决书和调解书，应当自觉执行或配合法院执行。第四章 证据材料第十五条 证据材料包括：（一）合同及附件、补充协议、当事人签字、盖章的会议纪要、对合同的变更记录、双方签订的协议、同案件相关的有关函件及传真；（二）履行合同、协议的各种交付凭证，包括发货单、提货单、入库单、托运单、款项支付存根、结算单据等；（三）履行合同、协议中当事人的签字凭证，如对帐单等；（四）有关行政机关或第三人制作的能证明客观事实的文书或单据；（五）有关单位作出的鉴定结论、检验报告、勘验笔录等；（六）照片、视听资料；（七）其他票据、单证等有关证据材料。第十六条有关单位对移交证据材料的完整性、准确性、真实性负责。第十七条 公司各单位应及时留存与每一笔业务有关的原始证据材料并归档。第十八条 原始证据材料的留存应从业务源头开始，对原始证据材料的留存归档应责任到人。第十九条 公司法律纠纷的有关文件、材料由公司办公室整理后归档保存。留存复印件的，应当注明出处或原件保存的单位。原件需移交有关单位的，由公司办公室负责移交。第五章 奖励与惩罚第二十条 公司办公室对公司法律纠纷管理工作进行检查和考核，考核结果纳入公司绩效考核体系。第二十一条 有下列情形之一的，视情节轻重和损失大小，对直接责任者追究经济责任和行政责任；情节严重构成犯罪的，移送司法机关处理：（一）由于领导失察或个人的失职、渎职或其他的违法行为导致纠纷发生并造成经济损失的；（二）由于有关单位或个人未能妥善保管保存有关证据造成重大损失的；（三）纠纷发生后，有关单位未及时报告，造成超过诉讼时效或法律规定的有关期限给公司造成经济损失的； （四）在纠纷发生后，有关单位擅自处理或隐瞒不报的；（五）发现有关人员与对方当事人恶意串通损害公司利益的；（六）有其他严重损害公司利益行为的。第二十二条 公司办公室发现相关人员有本办法第二十一条规定的事项时，提出处罚建议，报公司绩效考核办公室。第六章 附则第二十三条 本办法由公司办公室负责解释。第二十四条 本办法自下发之日起施行。（二）招标管理办法第一章 总则第一条 为了规范××公司（以下简称公司）招标活动，维护公司利益和投资者的合法权益，根据中华人民共和国招投标法等法律、法规、行政规章的规定，并结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。第二章 招标范围第三条 新建、扩建、更新改造工程项目的勘察、设计、施工、监理、调试，以及与其有关的设备、材料等的采购，达到下列标准的，必须进行招标：1、新建、扩建工程施工建设单项合同估算价在100万元以上的； 2、更新改造工程项目单项合同估算价在50万元以上的；3、与工程项目有关的重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在50万元以上的；4、勘察、设计、监理、调试等服务单项合同估算价30万元以上的；5、建筑装饰装修工程单项合同估算价在50万元以上的。第四条 生产抢检修、设备维修、维护、技术服务合同达到下列标准的必须进行招标：1、生产性固定资产大修、检修项目单项且一次性合同额达到50万元以上的；2、技术服务单项合同额达到30万元以上的；3、设备维护单项合同额达到30万元以上的。第五条 采购生产性设备、备品备件、原辅材料、低值易耗品等项目支出达到下列标准的，必须进行招标：1、生产性设备一次性采购单价在50万元以上的；2、单个品种物资一次性估算采购额达到30万元以上的；3、每类物资批次采购额达到30万元以上的；4、办公用品一次性估算采购额在5万元以上的；5、低值易耗品一次性估算采购额在20万元以上的。第六条 公司零购固定资产项目单项合同额达到30万元以上的。第七条 大型基础设施、公用事业等关系社会利益、公众安全的项目及法律法规规定必须招标项目。第八条 其他项目单项合同额达到30万元以上的。 第九条 采购备品备件、原辅材料原则上选择厂家直供和选择资信、实力、供货业绩好的的代理商供应。