会展管理的基本流程

会展管理的基本流程摘要:会展管理包括会展流程管理、人力资源管理、展馆及设施管理、物流管理、项目管理 和会展风险管理。会展管理包括会展流程管理、人力资源管理、展馆及设施管理、物流管理、项目管理 和会展风险管理。会展作为企业一种重要的营销方式，是企业进行市场调查、建立贸易联系、 宣传产品的重要手段。但会展作为一个产业，其参与主体众多，产业链复杂，任何会展的成 功举办都需要每一个参与主体的密切配合，做好每一个环节上的工作。因此，了解会展管理 运作的基本流程和每一个参与主体的基本职责是会展管理的首要前提。从整个会展运作流程上来看，大体上可以把会展历程分为三个阶段：会展前期准备工 作，会展现场管理工作和会展后续工作。在会展流程的每一个阶段，都是由组展商和参展商 两个主体相互作用共同推进的。所以在每个阶段，我们都以组展商和参展商两个主体为线索， 分别讲述两者在每个阶段的管理流程和职责分工。(1) 展览前期准备工作是展览流程中的重中之重，它关系到展览会的类型、规模、参展商以及专业观众的数 量和质量，是展览成败的关键。一般来说，在会展前期准备工作中，是由组展商或组展单位 根据展出目标、所掌握的资源情况以及行业特点和市场状况等决定举办什么类型的展览。展 览类型确定之后，组展商就可以运用自身的营销网络，以各种方式来招展，并尽可能地使参 展商的质量和数量符合所举办展会的档次和规模。这是组展商的重要工作，同时也是会展业 务流程中的重要环节。对于参展商来说，在会展前期准备中最主要的工作也有两项：一是根 据自己的营销需要、市场条件、营销方式和内部条件决定是否需要展览这种营销方式，并根 据展会性质、知名度和展会的受众对象来确定参加何种类型的展会和具体某个展会；二是在 确定参加展会之后，加强对展会的宣传，这是参展商能否在展会上获得满意展览结果的关键 因素。其实，在很多情况下，企业既是参展商，也是组展商，即企业根据自身的经营情况和 发展战略决定选择会展这种营销方式，并通过各种关系和手段组织其他厂商参展，从而扩大 展览的影响，并使展会能够真正起到市场调研、贸易洽谈的作用。这时，组展商和参展商是 合二为一的。(2) 会展现场管理工作会展流程的重要环节，它是一个展会是否成功的直观体现。即使会展前期准备工作做 得非常充分，但如果没有一个好的现场管理，展会也不可能办得成功。作为组展商来说，其 最终目的是在为参展商提供良好服务的同时使自己的利润最大化。而要为参展商提供良好服 务就要处处为参展商着想，了解他们需要，比如为参展商提供合适的摊位、举行盛大的开幕式以扩大展览会的影响、选择合适的承包商、提供各种运输、装卸、设计、施工、餐饮等服 务，提供必要的配套设备和良好的参展环境，对突发事件的及时处理等，而作为参展商，则 是尽最大努力在展览现场进行推介、宣传，从而能够与更多的客户建立业务联系，进行贸易 洽谈，实现展览的最终目的。会展现场管理的关键因素在于人的管理和人力资源的分配使用， 因此人力资源是否分配合理，是否能把最适合的人才分配到最合适的岗位上，充分发挥人的 主观能动性是会展现场管理的关键。（3）会展后续工作虽说已在会展结束之后，但它的重要性丝毫不亚于会展的前期准备工作和会展现场管 理，会展后续工作中所要做的评估工作以及收集信息和资料的工作都是一个成功展会的重要 组成部分。许多展会之所以发展缺乏后劲，不能持续办展与展会的组织者和参展商不重视会 展后续工作有直接的关系。因此，无论对于组展商还是参展商都应该非常重视会展后续工作， 及时收集参展商和观众对所举办展会的评价，并将在展会上所建立起来的客户关系及时建立 数据库，以便为以后的展会提供信息。理和人力资源的分配使用，因此人力资源是否分配合 理，是否能把最适合的人才分配到最合适的岗位上，充分发挥人的主观能动性是会展现场管 理的关键。展会策划操作流程我们所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是：营造势 力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用 各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最 终令目标客户纷纷前来报名参展；二是：以专业的展览服务，赢得买家和卖家的 支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的，使70%以上的 参观商都达到参观效果为标准。一、策划阶段（一）项目的选定1. 执行项目市场调查。根据本地、本区域的教育产业结构、地理位置、交通状 况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势学科和主导学科，其次考虑重 点发展中的学科，再次考虑政府扶持的学科。2. 办展资源的整合。办展资源包括：资金、人力、物力（办公设备和通讯工具） 以及信息资源和社会资源。信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量， 还有关于该项目的行业、产业的信息量；如：该行业发展趋势、该行业的热门话 题、行业的亮点等；社会关系指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系； 与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；还有与各大专业媒体和公众媒体 的关系等；3. 同行对此项目的反应。同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区 域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑；4. 该项目举办的时间选定。原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避 免冲突。5. 创意命题。项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点 和市场的特点，而进行命题。（二）寻求支持单位寻求的目标一行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力 的行业媒体等。目的是提高展览会的档次、规格和权威性；扩大展览会的影响力， 吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；提高行业号召力，利于组织目 标客户参展和目标买家参观；能代表行业的发展状况和趋势；能有效地形成项 目的品牌效应，最终实现可持续发展战略；（三）寻求合作单位寻求的目标一媒体支持单位：专业性、大众性、权威性等。合作招展（组 团）单位：当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公 司），还有海外的代理机构（国际展）的建立。目的是提高展览会的影响力，加 快信息的有效快速传递；善用资源，优势互补，加快资源整合；最大限度挖掘新 客户，壮大参展队伍；最大限度地降低招展成本。二、实施阶段（一）广告攻势宣传的主要方式包括：媒体广告和户外广告。媒体广告：围绕展览不同 的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告； 除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头 参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒 作。户外广告：利用人流量较大的公共场所，如：机场、车站、码头、商业街道 和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。 其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成 功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。(二) 招展和组团工作如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆 战队的作用一攻城略地。主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。 它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展 和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的 专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家(参观商)，二 是着眼于卖家(参展商)。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展：1. 寻求支持及协助单位一建立展览营销网络；2. 组织实施的具体工作项目；(1) 认真做好项目预算。(2) 收集可能参展的客户名录，建立信息库。(3) 宣传资料的CI设计、制作，及发送调查表、征询表。(4) 主办单位打印文件下发。(5) 利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章(软广告)。(6) 利用各种媒体做宣传广告(硬广告)。(7) 电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。(8) 印刷宣传资料一般有：a. 招展邀请函、征询函、调查表等b. 展商须知(或参展手册)c. 招商邀请函d. 门票e. 会刊f. 纸袋g. 展览会进展报告、挖掘一潜在的参展企业、大的参展商。(9) 对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调 查表等。(10) 上门拜访一些主要的牵头参展企业。(11) 联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。(12) 展位的销售安排及布置。(13) 收集尽范围可能的参观商名录，有计划地发送登记表和门票。(14) 与展览会有关的各项广告征集工作。(15) 展览工程业务和展具租赁的预定工作。(16 )展览现场的气氛营造(现场的布置、开幕式安排、开幕广告等)。(17) 展览现场的优质服务(工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工 作)。(18) 主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。(19) 展览会有关数据、信息的统计和收集。(20) 着眼于第二届的预告宣传工作。3. 组织实施过程的阶段划分：从展商的角度划分：(1) 初步认识展览会阶段。(2) 进一步了解展览会阶段。(3) 被展览会吸引阶段。(4) 拍板决定参展阶段。(5) 展览实施阶段。从主办单位工作划分：(1) 信息发布阶段：a. 发送调查表；b. 发送征询表；c. 发送邀请函。(2) 营造气氛阶段：a. 媒体广告、文章宣传；b. 新闻发布会、酒会及研讨会;c. 主办单位文件下发对口企业;d. 电话、传真、网络广泛宣传;。.第二次发邀请函；f.合作单位发邀请函。(3) 与展商直接联系阶段：a. 电话、传真、电子邮件；b. 拜访重点客户；c. 合作单位同时开始招展工作。(4) 与展商洽谈阶段：a. 电话；b. 约见；c. 拜访；d. 传真；e. 发送筹备进度报告;f. 发送门票。(5) 展览服务阶段：a. 广告征集；b. 工程预定展具工作；c. 招商广告安排；d. 招商邀请函；e. 招商门票发放；f. 现场营造气氛；g. 发送各种类型的调查表；h. 着眼于第二届的宣传；i. 现场的专业服务。三、展后阶段展后工作一般分三个阶段进行：展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。(一)展后跟踪阶段；展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的是加深目标 客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。1. 感谢工作一对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及 曾给予展览会大力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至 通过宴请方式表示谢意。2. 媒体跟踪报道一主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的 统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统 计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等；展览效果如展位 布局、成交额、展商和观众的反馈意见等；3. 发布下届展览信息;4. 给展商发放展后意见调查表、征询表。（二）总结阶段；一般展后总结分三部分：1.从筹备到开展中的各项工作总结；2.效益分析和成本 核算；3.项目市场调查一本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比 较、竞争情况等。（三）评估阶段；评估工作在展览会开展前一个月进行，主办单位成立专门的评估小组， 并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然后作出预测和统计，系统地评估， 如：对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、 主办单位是否具有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和 提高效率。