做好水利档案信息工作的探讨

做好水利档案信息工作的探讨杨春燕 （福建省泉州市北渠管理处 福建省泉州市 362000）【摘要】档案是国家的一项基础性、原生性信息资源。水利档案信息工作要增强做好档案信息资源开发利用工作的责任感和紧迫感，树立服务的观念和参与的观点，做好档案收集与归档，努力使档案工作服务于经济和社会发展的大局。【关键词】水利档案管理；信息工作；方法档案信息具有原生性、真实性、广泛性、联系性和积累性，是社会信息的一个重要组成部分，其特点决定与其他信息的不同地位具有优于其他材料的不可取代的重要作用和价值。档案既记录人们物质生产发展的过程又记录了人们精神生活的进步状况，因此，它具有广泛的社会作用。当前，我国正处在经济建设全面发展的时期，实现国家经济发展的战略目标，档案必将要更加全面地发挥作用特别是水利档案是由生产-科学-技术-再生产的过程中产生的，在我国水利建设中起着不可替代的作用，它是振兴社会经济发展的一个动力源。一、水利档案信息的作用（一）为科学决策提供可靠的依据将档案信息引入决策程序，是决策科学化的一项重要内容。在新的形势下，各项工作出现新的问题层出不穷。在激烈的经济竞争环境中，决策任何问题都不能离开对历史积累资料和现实积累数据等资料的掌握与分析。档案管理部门将重要决策咨询价值的文书资料，提供给领导作为决策参考具有重要意义。因为，我们的每一项决策、法律、改革措施等，都建筑在总结历史经验的基础之上。（二）对水利生产力的发展起着促进作用档案是通过对生产力构成要素的直接影响来实现其价值。如利用档案中记载的生产知识和劳动组合经验可以转化为劳动者的劳动技能，以此提高劳动生产率。利用竣工图纸资料可以进行水利工程的维修、更新和改造。如泉州市北高干渠是山美灌区重要的水利配套设施，工程于1966年2月动工兴建，1975年全线建成通水，从金鸡水闸流经南安丰州，丰泽北峰、清源、东湖、城北、华大和洛江万安等镇（办事处）后，进入洛阳江，全长24.8km，设计最大过水流量22.5m3/s。原设计的功能是以农业灌溉和防洪排涝为主，担负着南安、丰泽、洛江、惠安10万多亩耕地灌溉任务。但随着社会经济的快速发展，北高干渠的功能发生根本性变化，逐步转变为供应城市生活用水、工业用水、市区卫生冲污用水以及防洪排涝为主，现担负着市区5个水厂的用水、市区工业用水、内沟河卫生冲污用水和沿途5万多亩农田灌溉用水。北高干渠工程已运行30多年，目前渠系建筑物老化，输水能力和渠系水利用系数低，底部污染严重，特别是渠首至环城桥渠段渠道淤积、崩塌尤为严重，部分渠段岸低堤薄，已无法满足金鸡新闸抬高蓄水位的输水要求。现在正在施工的一期工程从第三水厂至环城桥的渠段，该工程的设计参考了30年来历次大修改造工程的科技档案。体现了当今日益增多的水利科学技术档案，是进行现代化生产管理和科学技术管理的一项重要资源。（三）具有增值服务功能档案管理部门加大了对档案信息内容的研究和开发力度，把档案信息内容转变为档案信息知识，提高档案信息资源开发利用的效率和效益。有些单位对于已公开而又存在广泛社会需求的档案信息资源，充分利用社会力量和市场手段，对档案信息内容进行加工和开发，形成档案信息加工业、档案信息咨询服务业等产业链。目前，泉州水利网已经把经过系统整理的水利档案通过信息加工，组成专题介绍、专题目录等向社会公开，通过网站在泉州水利系统与社会各界和广大人民群众之间架起一座沟通的桥梁。在网站实时发布防汛抗旱和年度台风信息，使各项灾害的危害程度控制在最底水平线，为社会创造了可观的经济效益，同时促进档案信息服务社会化和档案信息价值链的形成。二、做好水利档案信息应注重以下几项工作（一）增强做好档案信息资源开发利用工作的责任感和紧迫感多年来，水利系统在档案信息资源开发利用工作取得了一定成绩，在国民经济发展和社会进步中日益发挥重要作用。但是面对国家各项事业对档案信息需求的日益迫切和国家信息化发展的新形势，档案信息资源开发利用工作依然存在一些薄弱环节。如档案信息资源开发不足；档案信息资源开发利用的手段和方法比较落后；档案信息资源社会化服务水平不高；档案信息安全保障体系不够健全，特别是数字档案信息在收集、传输、发布、提供利用过程中的保存、保密、保真等安全保障工作水平还不高。水利系统档案部门要按照上级档案管理部门的要求，进一步增强责任感和紧迫感，采取有效措施，抓紧解决工作中存在的问题，不断提高档案信息资源建设管理能力和开发利用水平。（二）强化水利档案信息资源服务功能 水利档案管理部门要提高思想认识，实现观念创新，首先，必须提高档案工作为经济建设中心服务重要性的认识。其次，开发档案信息资源为经济建设服务是档案工作的根本任务。再次，档案事业是维护党和国家历史真实面貌的一项重要科学文化事业这也决定今天的档案工作应当把为经济建设服务作为推动自身建设和发展的指导思想。要以经济建设为中心进一步强化服务功能。随着社会的发展，档案工作在经济建设中的地位日益重要，这就要求我们必须进一步强化服务观念深入调查研究及时掌通社会经济发展的动向 以便有目的地服务于经济建设。在强化服务的过程中，不但要有主动性，而且还要有超前性，及时总结经验以点带面。运用科学的管理方法和手段不断将先进经验和技术加以推广，从而搞活档案的利用 为水利经济建设服务。充分利用各级党政网络，以行政职能为依据，以应用需求为导向，构建水利系统档案信息交换共享机制的服务平台，为社会公众提供已公开现行文件及其他信息服务。同时开办水利档案信息查询利用窗口，提供档案网上检索利用，定期公布开放档案目录和全文信息，主动提供公益性信息服务，最大限度地实现档案信息的社会共享。    （三）水利档案管理部门要树立服务的观念和参与的观点加快水利建设,改善生态环境,实现人与自然和谐相处,已成为构建社会主义和谐社会的重要组成部分,也向为水利建设服务的水利档案工作提出了新的更高要求, 水利档案管理任重道远。各单位领导和广大水利档案管理人员,应以严肃认真的工作态度,与时俱进,开拓创新。一是树立服务观点。档案工作的目的就是为国民经济和社会发展服务为建设有中国特色的社会主义服务，这也是档案工作赖以存在和发展的基础。多年来，泉州水利建设的实践证明了建设周期的缩短，工程质量的保证， 成本的降低，劳动生产率的提高，无一不是对水利科技档案的应用，无一不是档案部门提供服务的结果。档案工作者应该把为科技经济建设发展，为提高经济效益服务，作为自身的首要任务。紧紧围绕国民经济发展的战略任务，围绕水利科学研究、生产建设、技术改造、工程管理、经营销售等方面的需要，主动服务跟踪，定向服务加快档案信息资源向现实生产力转化的步伐。只有把服务工作做好了，并促进了经济发展，才能取得社会的承认与各级领导对档案工作的支持。二是参与观点。档案工作者应从繁琐的档案整理、编目等日常事务性工作中脱身，走出深宅大院，积极参与经济建设的大合唱，在大合唱中找准自己的位置，当好配角，发挥作用。首先参与决策服务。在一切工作失误中，决策失误是最大的失误，要做到决策准确，必须掌握大量科学的依据。档案部门应树立超前意识，结合企业各时期的中心任务，主动为领导决策提供科学依据。其次，积极参与各项管理。档案人员应为企业管理工作服务，不断开辟档案工作的新领域，将档案工作延伸到水利科技经济活动的各个环节和各个阶段，实行全程跟踪建档，这种全新的档案工作模式将是适应社会主义市场经济需求的必然趋势。（四）维护档案信息的原生性，做好档案收集与归档档案作为国家的一项基础性的、原生性的信息资源，是国家信息资源的重要组成部分，是国家、组织和个人在社会各项活动中形成的真实的原始记录。档案的收集与整理、编目是维护档案信息原生性的一项基础性工作。一个单位的档案只有收集完整与齐全，才能如是地反映出该单位的历史原貌。水利系统的档案管理部门要丰富和优化室藏，努力提高档案整理质量，把好入卷归档关，严审细查，精益求精，努力提高了档案资料的质量。1、结合水利档案工作新特点，参照国家颁发的一系列档案管理标准，结合本单位实际情况，建立健全档案立卷归档办法、案卷移交办法、案卷分类办法、案卷保管办法、案卷利用制度、案卷质量考评办法等多项制度，重点做好档案规范化管理工作。严格按照档案分类办法，文书、科技、会计、声像等各类档案，按国家有关规定分门别类，合理划分保管期限。2、在水利科技档案管理方面，要明确规定水利基建工程承办人为立卷人，确保归档案卷资料的真实可靠、完整齐全，并应在工程竣工决算30日内将应归档资料按规定立卷标准组成案卷。科技档案资料移交时，档案员应严把归档质量关，对承办人移交的案卷进行质量检查，不合格案卷及时退回整理。3、在当前数字化办公环境下，必须加强电子文件归档工作。水利系统档案部门要根据电子文件归档管理规范的要求，做好电子文件收集、归档和管理工作。已产生电子公文的单位，要尽快建立和完善电子公文归档制度，并按照电子公文归档管理暂行办法的要求逐步实现电子公文实时归档。各单位、各部门根据单位职能活动不同的阶段，不间断地对电子文件的内容、结构、背景等信息进行收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构，为实现数据资源共享打下良好基础。三、强化档案队伍建设，为信息化奠定基础档案部门要促进科技与生产结合，就必须造就一支政治素质好、事业心强，具有掌握较高的科学技术知识和档案业务精的干部队伍。目前，这支干部队伍数量较少，不少同志思想比较封闭，不能适应新形势下档案事业发展的需要。在数字化文件管理背景下，计算机再先进，也是由人来操作的，所以要坚持以人为本的观念，人是第一要素。只要我们强化档案人员的各项素质教育，使他们掌握了信息技术，我们就犹如鱼儿得水，可以在信息的海洋里自由遨游。今后市、县水利系统管理水平的较量，实际上是信息技术应用和管理能力的较量。即使有先进的计算机,若没有相应的管理人才,设备也只是一堆废物,不能发挥作用。所以加强信息技术人才的培养和计算机应用技术的普及就是我们这场革命的核心内容。 作者：杨春燕联系地址：福建省泉州市北渠管理处邮政编码：362000联系电话： 电子邮箱： / 文档可自由编辑打印