基于Excel平台的会计信息系统的设计探讨

基于Excel平台的会计信息系统的设计探讨 摘要：介绍会计信息系统的基本功能，探讨如何利用办公软件Excel和分析模型来设计现代会计信息系统。关键词：会计；信息系统；模型；Excel；系统模型电算化会计是一门融会计学、管理学、信息技术为一体的边缘学科。会计处理的大部分工作是对各种表格进行加工、处理，而Excel是非常优秀的电子表格软件，它除了提供一般的电子表格、数据图表功能外，还提供了各种管理和决策分析的功能。因此，使用Excel可以方便、准确地处理日常会计业务。本文以此软件为基础探讨了会计信息系统的设计。1会计信息系统简介会计信息系统以计算机技术为基础，起初主要利用计算机技术来替代手工记账、算账、报账等账务处理，随着企业管理信息系统的发展，则要求用系统思想处理会计核算业务，提供财会信息，辅助财会分析、预测、决策和计划制定，加强财务控制，最终建立现代会计信息系统。会计信息系统可分为三个层次：会计数据处理系统、会计管理信息系统、会计决策支持系统。从现代信息系统的观点看，会计信息系统与模型是密不可分的。早期的会计信息系统只是一种单纯的数据处理系统，而今天的会计信息系统已经发展到集数据处理、事务管理与决策支持为一体的、新型的会计信息系统。这种新型的会计信息系统是以模型为基础、以信息管理和辅助决策为目的的。2Excel特点及功能Excel是Microsoft公司开发的办公软件，是目前最佳的电子表格系统。Excel集万能的表格计算、丰富的图形显示和方便的数据管理于一体，并能方便地实现与各类经济管理信息系统软件的数据共享，甚至提供了各种管理和决策分析的功能1.Excel对数据进行加工、提炼的技术，能够有力地支持会计信息处理和管理决策分析，例如：使用模拟运算表进行敏感性分析，使用单变量求解工具进行目标利润规划，使用规划求解工具进行最优化决策，使用数据透视表进行应收帐款收帐管理等。同时，Excel已经被世界财经管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具，因此，使用Excel不仅可以方便、准确地处理日常会计业务，避免陷入繁琐数据的“泥团”，而且可以绕过大量程序的编制工作。3会计信息系统设计3.1宏观规划a.总体规划。会计信息系统的总体规划，是一个根据需求分析，对手工会计进行抽象、建立模型的过程。这部分主要由战略计划（或叫战略规划）、组织信息需求分析和资源分析三部分组成。b.构建逻辑模型。会计信息系统的逻辑模型，是对会计信息系统内部结构及实现过程的逻辑描述。会计信息系统为了实现其目标，需要在系统内部对输入、输出和处理过程进行结构化的组织，逻辑模型就是这种内部结构关系的图形反映，它着重用逻辑过程或主要的业务任务来描述会计系统。所谓逻辑过程不是指详细设计的计算程序过程，而只是表示对象系统中流动的数据内容及其处理流程。c.设计物理模型。物理模型是会计信息系统的物理实现的描述，它是信息系统物理设计的产物。对于小型应用系统和数据库的设计，物理设计相当于通常说的详细设计；对于大型信息系统，它强调的是信息系统的物理布局。物理模型描述对象系统如何做，以及如何实现系统的物理过程。在这一过程中可能会涉及具体的人、部门、时间、设备和算法（即广义的解决问题的方法）。整个系统的规划就是围绕对象的需求及其变化来构建对象的物理模型，并把物理模型转化为逻辑模型，然后再根据对象的物理的和逻辑模型的变化，构造新系统的逻辑模型，进而构建新系统物理模型的过程。3.2微观设计从微观方面来看，会计信息系统实质上是由一系列模型构成的有序集合。会计信息系统中的管理模型一般要根据企业的管理目标、会计信息系统分析的结果以及管理科学方面的知识来定，没有确切的划分。 a.成本管理系统模型。包括成本核算模型、成本预测模型和成本分析模型，所用的方法有：Excel的散点图技术、相关性分析技术、数量经济模型、投入产出模型、线形回归分析模型、指数平滑模型、量-本-利分析模型以及各类比较模型。基于Excel强大的数据分析功能，可将其作为建模的理想工具，包括成本性态分析、成本动因选择和成本预测，都可以利用Excel的相关功能代替手工操作进行。b.生产计划管理系统模型。包括编制生产计划大纲、生产作业计划。具体方法为：物料需求计划（MRP）、制造资源计划（MRPII）、网络计划模型（PERT）、投入产出模型、数学规划模型以及经验方法等。c.库存管理系统模型。包括库存物资的分类法、库存物资的分类模型以及一些程序化的管理模型。存货决策的内容可分为两类，一类是研究怎样把存货的数量控制在最优水平上，即“存货控制的决策”；另一类是研究为了保持适当的存货，一年分几次订货，每次订货多少最经济以及在什么情况下订货比较合适，即“存货规划的决策”。d.合同管理系统模型。指对信托、委托存贷款合同的管理2，包括定义、修改与查询合同文本项目；定义客户资料内容及格式，建立客户档案资料，并随时查询；定义计划项目和实际项目，通过核算，跟踪合同的执行情况。e.柜台核算系统模型。包括系统、凭证、账户、柜台和查询五大部分。数据管理方式为：柜台系统的账户是后台账务系统科目体系的延续，其性质等同于账务系统的最明细级科目，即必须为参加核算的全部存款客户建立账户，同时明确该账户对应哪一个客户，各类账户分别属不同的记账科目。f.经理查询系统模型。通过Internet/Intranet，使用WWW浏览器对总部及办事处数据进行查询，使决策层了解财务管理运行状况，使财务信息更具全局性和时效性。g.客户服务系统模型。客户在远地可通过Internet/Intranet，使用WWW浏览器对其在财务公司的开户信息、明细账、余额进行查询。3.3数据的保护及共享a.通过将操作人员划分为系统员、主管员、操作员三级，可有效地解决实行会计电算化后的人员分工及相互牵制问题。b.通过操作日志，随时监督会计人员的日常工作。除财会人员外，其他人员无法修改财务数据。c.通过设置登陆权限和工作簿的打开权限，对工作表中的数据或工作簿的结构进行加密保护，防止别人查看或更改数据。在整个系统内部，可使用Excel的共享工作簿特性实现会计数据的共享：Excel提供了追踪数据来源的功能，当把工作簿设为共享工作簿时，就打开了一个“冲突日志”来记录各种编辑操作，审核人员可以据此追踪数据的来源；另外，可通过远程登陆访问，实现数据共享：只要拥有足够权限，用户就可以方便地进入客户查询系统，进行远程登录访问，总部领导也可以非常及时准确地了解办事处的金融经济情况，更好地进行统一管理。3.4基于Excel会计信息系统的优点目前市场上出售的用友软件、金蝶软件等会计软件和一些企业使用的会计软件，都是一种会计信息系统，是经过长期编制和调试开发出来的，与之相比，特别是对于中、小企业的会计信息系统，用Excel开发的会计信息系统有以下优点：（a）开发周期短，远小于用编程开发的系统；（b）开发费用少，对开发者要求不高，只需具备会计知识和Excel知识就可开发，并不需要高级程序员、数据分析员等人才；（c）为用户提供直观的交互界面、方便的表格设计和美观的输出效果；（d）维护简单方便，一般用户都可以自行进行维护，为系统正常运行提供有力保障，同时节省大量的维护费用。4结束语随着Excel对表格处理的功能不断加强和完善，用Excel开发会计信息系统或进行会计表格处理将成为一大趋势。大范围的信息处理网络的建立，不但能使不同单位的会计信息相互交流和共享，而且能使系统的处理重心从数据处理逐步转移到决策支持系统等智能化管理上。值得注意的是，会计信息系统必须结合最新的会计法、企业会计制度以及涉及企业会计准则的相关文件进行开发，否则将不具备适用性。参考文献：1王啸，吴仁群。电子表格化财务、会计与管理M.北京：清华大学出版社，2001.2宋建。试论模型与会计信息系统的关系J.四川会计，2000（1）：43-44. / 文档可自由编辑打印