采购部业务流程优化与管理制度

采购业务流程及管理制度第一条采购部门的划分1. 工程材料采购：由采购部门负责办理。2. 日常办公用品采购：由办公室配合采购部门负责办理。3. 销售部采购物品：由销售部门配合采购部门负责办理。3.对于重要材料的采购：必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。第二条采购作业方式一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：1. 集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先 通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。2. 长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商， 议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。3未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有面辅材料供应商；如有更适合供 应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方 可变更。4询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此 引起后果由责任人负全责。5采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。第三条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有 关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。第四条询价、比价、议价（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方 式向供应厂商议价。（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管 签字确认后上报。（三）采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及 过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行招投标，由招标委员会按照 投标程序进行公开或非公开招标工作，特殊项目（如涉及资金非常小不适合招投标项目，特 殊材料已经确定品牌的项目）进行产品的书面比价，经招标委员会分析后进行议价，议价结 果书面上报主管领导。（四）采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的紧急采购情况，主管应立 即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。第五条审核及批准凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。第六条订购（一）采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或 传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”， 材料需按款号标明分包包装。（二）若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”，以供识别。第七条价格复核与市场行情资料提供1采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参 考。2.采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。第八条质量复核采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验等）。第九条异常处理审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关