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2. 协同办公部 分2.1 我的通讯我的通讯是协同办公系统中内部即时通讯交流的窗口，提供内部发送短信，发送手机短信，发布新闻消息，发布公告通知，BBS论坛等功能，包括内部邮箱、手机短信、公告通知、新闻、BBS等。l【内部短信】管理个人内部短信，向其他用户发送短信，回复其他用户发送的短信，并有内 部短信提醒功能。l【内部邮箱】管理个人内部邮件，向其他用户发送邮件，回复其他用户发送的邮件。l【手机短信】手机短信里包括：收件箱、发件箱、我的发件箱等，管理和查看接收和发送的短信，可以编辑短信发送，还 可以回复、转发、重发或取消发送。l【通讯录】管理个人通讯录、公共通讯录和员工通讯录，以树型分组管理通讯录信息。l【在线人员】显示在线人员，及其登录信息，可直接点在在线人员列表中发送内部短信，内 部邮件和手机短信。2.2 信息中心l【公告发布】管理和发布单位内部的公告通知，可以在工作台上查看公告通知，查看公告通 知时可以允许留言或不允许留 言。l【新闻发布】管理和发布各类新闻消息，一般是单位内部的新闻信息，或单位行业动态。可 以在工作台首页显示新闻消 息。l【BBS】 BBS论坛是提供给用户交流与讨论窗口，提供一个个性化的即时交流窗口。由一个 人发起论题，多人无限次参与评论。l【RSS资讯】RSS资讯是了解外界信息的窗口，订阅的资讯可以是国内外新闻、娱乐新闻、 业界新闻等，还可以个性化订阅。 RSS 资讯订阅和浏览非常简单，只须登记资讯地址便可轻 松浏览。阅读资讯：阅读个人订阅的资讯和公共订阅的资讯，按资讯类别中的资讯站点阅读资讯。订阅资讯：通过“新建订阅”，输入RSS地址，或选择“公共订阅地址”和通过“自动搜索”功能，订阅资讯。公共RSS地址：有权限的人员管理公共RSS地址，也是分类管理，在类别上增加RSS资讯 地 址，订阅公共的资讯是提供给所 有人阅读的。2.3 公文管理l 公文办理：通过点击办理按钮在弹出的表单中办理公文审批，完成当前用户所要办理的 公 文，同时可以查看所办理公文 的办理状况和办理详细情况。l 收文管理：对外来文件登记，到内部响应办理再到最后的外来文件归档，整个接收文件工 作流程的管理。l 发文管理：从发文拟稿子到内部对发文稿的审批，文件发出登记与下发或者撤消发文的 全 过程管理。2.4 协作管理登记的协作任务，并可以发起协作参与人员的共同讨论任务进展等情况，登记完成情况l【类别设置】定义协作的类别，登记协作时，将协作归到这些类别中，管理协作类别的启用 和禁用。2.5 计划任务计划任务主要是提醒，个人制定的计划，登 记的事务都可以设置提醒，您不用整天守着电脑， 不用担心领导分配的工作任务因不及时查询而被疏 忽。计划任务功能就是您的电子秘书。功 能有：我的计划任务、我的日常事务、我的工作日志等。l【我的日程安排】对个人一天当中的工作任务进行计划安排，结合系统的智能提醒功能，使 日 程安排有条理、有提醒、有效 率。l【日程安排查询】个人的日程安排可以在此查询，有权限的也可以查询到别人的日程安排,如 领导查询下属的日程工作计划，秘书查询领导的日程安排。l【我的日常事务】管理个人日常须完成的工作事务，结合系统的智能提醒功能，定时提醒日 常 须做的事务。使个人工作紧 凑，把精力集中在重点工作上。l【我的工作日志】我的工作日志就是个人的记录本、写字版，可以随心随意地记录自己工作 心 德、备忘、注意事项等。l【工作日志查询】查询个人工作日志，有权限的还可以查询到别人的或同角色的工作日志, 供 大家交流工作经验，注意事项 等。l【我的工作周报】将自己的一周工作内容作为周报，汇报给上级有关领导查看，便与上级对 下 属工作的指导和合理安排下属 下一步的工作。2.6 会议管理会议管理从会议室的预约，到会议时间安 排、与会人员短信提醒、会议纪要与参会缺席人员 统计全面管理会议的整个过程。l 会议室管理：对单位内部所有会议室详细情况作登记备案管理，内容包括会议室硬件设 备， 容纳人数，管理人员及其联系 方式等详细资料组织备案。l 会议室预约查询：主要用与会议安排前，会议室使用状态的查询，可以根据具体会议室名 称和 时间区间来查询该时间区间内 会议室的使用情况，做出合理的会议安排。l 缺席情况统计：查询参加会议的应到人数和实到人数做出统计。2.7 文档管理文档管理是协同办公系统的知识库， 采用中央数据库，所有应用文档和数据文档集成在一个 信息管理平台之上，以统一的用户界面提供给用户。提供完整及可自定义的文档目录，单位 里的所有结构化和 非结构化的文档都将得到有序的管理，而无论其格式是公文表单还是扫描 的文档。功能有：个人文档、共公文档、共享文档、文档搜索及网络硬盘。l【个人文档】通过建立目录树和文件夹，将个人文档放入文件夹中进行管理，也可将个人 文档指定其它人员共享，别人共享给你的文档可以要共享文档中查阅或下载。l【公共文档】在一个目录树中建立大家共用的文件夹，由文档管理员管理文件夹，大家都可 以往文件 夹中存放文档，一般存放常用的办公文档、表格、公共资料等。l【文档模板】由各个办事人员制定一些常用的办公文档作为模板，存放在文档模板中，提 供给其他办事人员使用，既省时又高效。l【网络硬盘】网络硬盘与文档管理共同组成协同办公系统的知识库，与文档管理不同的是 网络硬盘是物理硬盘存储，其存储的文件数量和大小都不受限制，只要物理硬盘有足够大的 空间。本地下载快速便捷，一般用 于存储工具软件、常用软件和大型文件，实现资源统一管 理、资源共享。【文件查看】按硬盘类别目录树查看每一个类别中所有硬盘里存放的文件夹和文件。可以 直接打开或下载文件。可通过三种方式查看,并且可以根据文件夹和文件的名称搜 索文件。【硬盘管理】管理网络硬盘的类别，为硬盘分类， 在每一类上建立网络中硬盘名称和指定 物理地址。2.8 流程管理流程管理最能体现单位业务办理的规 范与客观，通过申请单位定义的流程，控制流程的流转， 使一件原来需要到处找人办理的事在轻松点击鼠标后完成。功能有：表单定义、流程定义、 流程申请、流程 审批、流程控制等。l【流程申请】流程申请指申请使用适用于自己的流程，经审批后，流程会按流程图上的节 点和流向，结合系统的智能提醒，督促每一个涉及到的人员办理和审批。l【我的流程】显示当前用户所申请的流程信息，及其办理情况，用户可在此查询自己申请 过的流程。l【流程审批】在流程设计中每一个节点都设置了审批人，因此流程申请执行后，相关的人 员会收到审批提醒，就在流程审批中填写办理意见和审批结果。l【流程监控】流程监控是监视流程执行的情况，查看审批结果，可以对流程调整重定位， 灵活控制。对流程停留时间过长的节点进行催办（只适用与固定流程）。l【流程定义】流程定义是流程管理中的核心，管理 流程信息，流程定义必须与表单相关联， 与人员角色挂勾。在流程定义中设计流程图，设计节点类型、激活方式、审批人等，设计节 点流向，流向的条件等。l【表单定义】定义流程管理中使用到的表单，表单必须与流程类别关联，设计已定义表单 的布局，将类别中的字段插入表单中。l 【流 程类别】设置和管理流程的类别，在表单定义中 需要与某个流程类别关联。设置类 别中的字段，字段是在表单设计布局时用到。l【流程查询】流程查询可以查看流程开始时间和结束时间，以及流程的状态（办理中、完 成、中断）。可以通过搜索条件查询系统中你参与过的流程，监控人员也可以查询自己监控的 工作流。