OA系统运行管理制度--精选文档

成都置信实业(集团)有限公司标准 Q/ZX-SM-01/1.0 OA系统运行管理办法2008-04- 批准 2008-04- 实施一、总则为确保成都置信集团OA系统正常有效的运行，规范各级单位OA主页设置、系统管理人员日常维护、邮件系统使用、网上审批等操作使用，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于成都置信集团及下属各成员公司。三、OA系统管理机构及职责（一）集团总部OA系统管理员1、负责维护OA服务器和邮件服务器的起动运行正常及这两台服务器上的数据备份和恢复。2、负责集团OA系统的日常应用维护工作：包括全域主页维护、组织架构用户维护、用户权限设定、分子公司OA系统管理员提交问题的解答等。3、负责对分、子公司OA系统管理员使用提供操作使用培训和技术支持。(二)集团信息管理员、负责集团的各类栏目新闻发布，保证发布的新闻内容正确，且正确设置新闻的可阅览者，新闻中插入的图片最好用jpg,gif格式，在浏览过程中为了不占用过多的网络带宽和下载时间，图片文件不要太大。(三)集团网上审批管理员1、负责网上审批中各类模板的建立和维护；2、对网上审批处理提供操作指导和支持。（四）分、子公司OA系统管理员1、负责本公司的主页栏目的设置。2、负责本公司OA系统中组织架构的设置和更新，及时进行新用户注册及离职人员OA帐号的删除。3、负责维护本公司的常用群组。4、负责对本公司使用用户提供操作使用培训和技术支持。(五)分、子公司信息管理员、负责本公司的各类栏目新闻发布，保证发布的新闻内容正确，且正确设置新闻的可阅览者，新闻中插入的图片最好用jpg,gif格式，在浏览过程中为了不占用过多的网络带宽和下载时间，图片文件不要太大。四、OA主页栏目设置管理（一）各单位OA主页栏目分为两类：集团共享栏目和本单位自定义栏目。（二）集团共享栏目是集团规定的必须在各单位OA主页栏目中统一设置的信息交流平台，包括如下栏目：1、集团新闻2、集团公告3、集团文件4、分、子公司新闻5、周年庆专栏6、国家政策法律法规7、信息快递（三）集团共享栏目根据栏目信息来源不同，按如下权限进行信息发布及维护：1、集团新闻、集团公告、集团文件由集团信息管理员负责信息发布及维护，各分、子公司如需在此三个栏目中发布信息必须报集团办负责人审批同意后，由分、子公司提供制作好的信息资料，集团信息管理员负责发布。2、分、子公司新闻、周年庆专栏由各分、子公司信息管理员负责信息发布及维护，集团OA系统管理员负责分、子公司信息管理员发布权限的开通及调整，分、子公司信息管理员如有调整需及时上报集团OA系统管理员。3、其它信息栏目由集团信息管理员负责信息发布及维护。4、集团共享栏目中集团文件和信息快递栏目新闻中附件不提供下载、打印、拷贝功能，只能在线阅览，其它栏目则不作限制。5、主页右边导航树中除了相关表格模板中的附件可提供下载，其它管理制度等均不提供下载、打印、拷贝功能，只能在线阅览。（四）本单位自定义栏目本单位自定义栏目由各单位负责建设及维护，各分、子公司可以开辟公司简介、项目简介、公司大事记、公司荣誉、项目进展等基本信息板块，并适时更新。五、邮件系统管理（一）邮件发送规定1、。邮件系统是提供给员工与内外人员交流沟通信息的工具，但建议大家不要滥用全域群发功能，一是影响服务器性能，另对于收件人收到自己不关心的邮件，花时间来阅读和删除，也是一种资源浪费，收到太多的垃圾邮件也影响对紧急邮件的查阅。如果大家确实有全域群发邮件需要,请在收件人地址薄中选择：常用群组全域群发组分别选择:全域群发组1；全域群发组，分两封邮件发出。即第一次选择全域群发组发邮件，然后发完后，再选择全域群发组2发出。2、为保证集团信息及时传达到个人，用户可以自行设置订阅功能每天晚上系统将进行搜索，第二天以邮件形式将把用户订阅的最新信息发送到个人邮箱中。4、各单位如有需本单位人员及时了解的信息，可采用电子邮件或发布新闻时启用流程的抄送邮件通知功能。（二）职员在使用电子邮件系统过程中，必须遵循以下原则：1、 不得为任何非法目的而使用电子邮件系统，如：未经接收信件人的允许，用户不能利用本邮箱服务作连锁邮件、分发垃圾邮件或分发任何商业、非商业电子邮件；用户不得利用本邮箱进行干扰正常的网络服务、妨碍其它用户正常使用等行为。2、不得利用电子邮件系统进行任何可能对公司网络的正常运转造成不利影响的行为；  3、不得利用电子邮件系统传输任何骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料；六、待办事宜管理1、各单位可根据审批权限及流程，应用OA系统代办事宜管理功能进行相关文件的网上起草及审批。2、进行网上审批的流程由集团总部统一规定，不在此范围内的流程不得进行网上审批。3、待办事宜功能只允许处理审批流程和会议通知等事宜，任何新闻消息应根据文件属性发布于各主页栏目中，不得通过代办事宜功能进行发送。七、注意事项1、各单位使用人员必须养成浏览主页新闻栏目的习惯，以便第一时间了解和掌握公司最新动态。2、各单位发送邮件或者发布相关信息，一定要认真仔细、核对无误后再发送，如果出现错别字、机密文件群发等工作失误，集团将严厉处罚，如有邮件或发布的信息需删除，必须通过集团办负责人批准后方可执行。3、各单位系统管理员要定期检查、维护接入OA系统的计算机网络，发现问题要及时排除，无法排除的要立即与集团系统管理员联系，确保系统正常运行；使用人员必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入该系统。4、OA系统中的使用人员应妥善保管好帐号和密码，并定期（建议每60天）更改密码。用户取得帐号和初始密码后应立即修改密码，如忘记密码应由本单位系统管理员报集团系统管理员进行处理。如因用户使用初始密码、简单密码或者密码外泄等原因造成不良后果的，追究使用人员的责任。八、处罚办法1、违反OA系统运行管理办法，未按规定对公司主页进行更新维护的，对责任人处以人民币50100元的罚款。2、违反OA系统运行管理办法，未按规定在相关栏目发布信息或发布信息有误，对责任人处以人民币50100元的罚款。3、对随意发布全域邮件、非工作目的使用OA系统的，对责任人处以人民币20100元的罚款。九、附则1、本制度由置信集团计划管理部负责解释。2、本制度自2008年4月 日起实施。3、附表网上审批流程范围4、附加说明本标准由集团计划管理部提出并归口管理 本标准起草人：     本标准会签人员： 本标准审核人： 公司领导批准： 2008/4/