文件控制程序
宁波日威电器有限公司程序文件文件控制程序文件编号Q/RW-2-01对应主条款：ISO9001 4.2.3 第 3 页 ， 共5 页 质量体系程序文件 文件名称： 文件控制程序 文件编号： Q/RW-2-01 版本及修改状态： B 编制： 日期： 年 月 日 审核： 日期： 年 月 日批准： 日期： 年 月 日受控状态： 分发号： 实施日期： 年 月 日更 改 记 录更改版次页码对应条款更 改 内 容更改依据1 目的： 对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2 适用范围： 适用于质量管理体系有关的文件和资料控制。3 职责31 总经理负责批准发布质量手册。32 管理者代表负责组织编制质量手册。33 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。34 文控中心负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。4 工作程序4.1 本公司控制的文件范围a. 质量手册；b. 程序文件；c. 质量管理体系支持性文件，包括工程技术图纸、质量管理规范、岗位操作规程、检验规程、作业指导类文件，以及各项质量管理制度等；d.外来文件，如法律法规、国家标准、行业标准、顾客提供的技术要求等；e.记录；4.2 文件的编号4.2.1 质量管理体系文件的编号文件和资料归口管理，统一编号按下列规定：Q/ RW- X XXX-XXXX 文件编制年份（或归口管理部门代号） 文件序列号 文件类型代号 企业名称代号 企业标准注：a.文件类型代号中，“1”代表质量手册；“2”代表程序文件 ；“3”代表执行文件，其余文件类型以编制部门代号表示。b.其中外来文件一般采用其原有的文件号，和版次（标准、法律法规采用其发布年份、实施日期作为版次）。当外来文件没有编号时，采用以下编号方法：在文件类型代号前加“W”，序列号按收集时间的先后顺序表示。 c 部门代号如下：总经办ZJ；贸易部MY；生产部SC ；总经理GM；管理者代表GL；采购部CG；技术部JS；品管部PG；实验室SY；物控部PMC d.文件序列号若超过三位可自动升位。 如：Q/RWWZY-00014.2.6记录的编号R( RW -M )-口口 记录流水号 企业名称代号-记录所属质量管理体系标准的编号 记录代码（英文缩写）4.3 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性。4.3.1 质量手册由管理代表负责组织编写，上报总经理审核、批准。4.3.2程序文件及其它管理文件由各部门负责人组织编写，管理者代表审核，报总经理批准。4.3.3文件审批后交文控中心管理员按分发范围复印相应的份数，加盖“受控文件”印章，并注明对应的分发号进行分发，分发时要求接收人在文件发放与回收记录表相应栏上签字4.3.4编制受控文件清单,应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。4.3.5 分发号编码 01总经办02贸易部03研发部04计划部PMC05品管部06一分厂07二分厂08财务部09文控中心 4.4 文件的受控状况本公司文件分为“受控”和“非受控”两大类：a、凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号，已受控文件不允许私自复印（需复印时须经部门经理签字批准）。b、非受控文件主要是指用于投标或向顾客提供证实的文件。4.5 文件的更改4.5.1文件需要更改时，由更改人填写文件申请表，经原审核部门审批，再由各相应部门指定人员执行更改。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。更改审批后文控中心按分发范围重新发放。4.5.2 所有被更改的原文件文控中心必须收回，以确保有效文件的唯一性。4.6 文件的借阅、补发4.6.1 借阅文件时，借阅人应填写文件申请表并经审批，借阅时在文件借阅记录表上签字。4.6.2 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应填写文件申请表审批后补发，并应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。4.7 文件的保存、作废与销毁4.7.1 文件的保存a.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。b.各部门文件由本部门保管，管理者代表不定期对各部门文件保管情况进行检查。 c.任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.7.2 文件的作废与销毁 a.所有失效或作废文件及时从所有发放或使用场所收回，加盖“作废”印章，确保作废文件的非预期使用。 b.为某种原因需保留的任何已作废的文件，应进行适当的标识。 c.对要销毁的作废文件， 填写文件申请表,经管理者代表批准后销毁。4.8 外来文件的控制4.8.1 对收到的外来文件，建立外来文件总览表，将文件交有关部门识别其适用性，并控制分发以确保其有效，4.8.2文控中心负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。4.9 每年由管理者代表按计划组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行4.5条款规定。4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。4.11 对记录的文件的控制应执行记录控制程序。5 相关文件： Q/RW-2-02 记录控制程序6. 记录表单号记录名称主要建立部门保存部门保存期限R（RW-4.2.3）-01文件发放与回收记录表文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-02文件借阅记录表文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-03受控文件清单文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-04外来文件总览表文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-05文件申请表文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-06文件销毁清单文控中心文控中心三 年R（RW-4.2.3）-07文件更改通知单文控中心文控中心三 年
