集团公司档案管理制度

高新技术集团公司档案管理制度第一章 总 则 第一条 为充分有效保护和利用企业档案资源，更好地为 企业发展服务，根据中华人民共和国档案法及其有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类、干部职工档案类等各门类、各载体的档案。 第三条 本办法适用于集团公司各成员企业的档案管理。 第四条 各成员企业档案管理机构应接受集团公司档案管理机构的监督和指导。第二章 档案管理体系 第五条 各成员企业档案工作列入领导议事日程和企业发展规划，实行企业档案目标管理。第六条 各成员企业应按照档案法的要求，根据企业发展的规模，建立与企业发展相适应的档案管理机构，集中统一管理本企业档案工作。不具备设立专门机构的企业，也必须指定某个部门和配备专（兼）职人员负责档案管理工作。 第七条 各成员企业档案管理机构是企业档案资料、信息的存贮基地和利用中心，负责对本企业档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导和档案管理。 第八条 各成员企业应根据档案工作的实际需要，安排档案人员参加各级档案行政主管部门或集团公司组织的业务培训。 第三章 文件材料的形成与归档 第九条 各成员企业文件材料的形成、积累和归档要列入生产、技术、经营、基建、设备、科研和文书处理等各项工作程序和计划，列入本企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。 第十条 各成员企业要根据档案管理有关规定，制定本公司文件材料的形成、积累、整理和归档方面的有关制度。文件材料的收发运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营和文书处理等项工作程序。 第十一条 文件材料的形成、积累和归档，应完整、准确、系统，有切实可行的控制措施。 （一）各成员企业召开的股东大会、董事会、监事会和经理办公会的会议记录、决议及其贯彻落实过程中形成的文件材料及时进行收集、整理和归档； （二）各成员企业召开的生产技术、新产品试制定型、科技成果鉴定、基建工程竣工验收等会议，应当有本企业档案部门参加； （三）各成员企业的产品和工程创优、科技成果评奖等应归档的文件材料必须及时归档； （四）各成员企业购进的大型仪器设备，以及新引进项目，应由企业档案机构参加检查验收，以确保文件材料的齐全完整； （五）各成员企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，获得的种种文字、音像材料及有存档价值的实物，要按有关规定及时交企业档案部门归档； （六）各成员企业档案机构要积极为本企业资产评估活动服务，对评估过程中形成的文件材料要及时予以归集。第四章 档案管理 第十二条 各成员企业各项活动形成的全部档案要实行集中统一管理。档案门类、归档文件材料应做到系统完整，字迹清晰耐久，内容准确无误。科技档案修改、补充，要做到档案与实物相符，蓝图与底图一致。 第十三条 档案案卷质量要符合下列要求： （一） 归档材料分类清楚、材料组卷合理，保持文件的有机联系和完整； （二） 卷内文件材料排列条理，符合各类档案放卷要求； （三） 卷内文件材料应去掉金属物，破损的应进行裱糊，字迹扩散的要进行复制； （四）卷内文件要编定页号。 （五）装订案卷整齐、美观； （六）卷内目录和备考表填写清楚； （七）档案保管期限划分准确； （八）案卷标题简明、确切，能准确反映卷内文件材料的内容； （九）案卷封面及文字内容应用机械印制或毛笔、钢笔书写，字迹要工整、清晰。不得使用铅笔、圆珠笔书写。 第十四条 各成员企业要按国家档案有关规定，制定本企业各类文件材料归档的范围和分类编号方案。 第十五条 档案保管应符合下列要求： （一） 接收档案要认真检查验收，并办理交接手续； （二） 有专用的档案库房和满足需要的档案橱柜、装具。 档案柜架摆放合理，便于通风防潮和查找利用； （三） 对照片、录音带、录像带、电子档案等特殊载体的档案，单独存放，以延长其使用年限； （四） 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查修改、补充情况； （五） 库藏档案应定期进行清查，做到帐物相符； （六） 档案库房保持清洁卫生，并有连续的温湿度记录。 第十六条 各成员企业要为档案机构配备适应现代化管理需要的设备、仪器，不断采用现代化档案管理方法，逐步实现档案的网上查询、搜索。 第十七条 建立健全档案统计工作制度。档案统计的内容主要包括档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及发挥经济效益统计等。统计数据应准确可靠。第十八条 制定档案保密管理制度，妥善保管秘级档案资料。第十九条各成员企业应定期对档案进行鉴定。对确已超过保管期限的档案，经鉴定后予以销毁。销毁档案要严格执行保密规定，销毁档案事前应造具清册，提出销毁报告，销毁的档案应登记备案。第五章 档案信息开发利用第十九条各成员企业档案机构要积极开展档案信息开发利用工作，为改善企业经营管理提高经济效益服务。 第二十条 各成员企业档案信息资源的开发与提供利用，必须严格执行保密制度。第六章 附则 第二十一条 本办法由集团公司党政部负责解释。 第二十二条 本办法自发布之日起施行。