江苏电子文件归档与管理办法

江苏省电子文件归档与管理办法第一章 总 则 第一条 为适应全省信息化建设和电子政务建设的需要，规范全省电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国电子签名法、江苏省档案管理条例、国家标准电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）和国家档案局电子公文归档管理暂行办法（2003年第6号令），结合我省的实际情况，制定本办法。 第二条 本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 本办法所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。 第三条 本办法适用于本省范围内的各级党政机关、人民团体，企事业单位，社会组织以及各类经济组织。 第四条 县级以上各级人民政府应当加强对电子政务、电子商务过程中电子文件归档与管理的领导，将在国家综合档案馆建立电子文件中心纳入当地国民经济和社会发展规划，确保电子政务内网和各机关业务活动中有保存价值的电子文件在档案馆得到有效的保存和利用。 第五条 县级以上档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件的归档与管理工作实行监督和指导。第二章 电子文件归档与管理体系 第六条 各级档案行政管理部门建立与各单位档案人员、文书处理人员和数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 第七条 已开展电子政务的单位，应当制定严格的管理制度，采取切实有效的技术措施，在办公自动化软件中配置电子文件归档接口和相应的档案管理子系统，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的逻辑归档及在线管理和利用。 第八条 办公自动化和档案管理软件必须符合全省统一的数据交换结构（见附录AD）。 电子文件归档应当明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。 第九条 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。 第十条 对只有电子签章的电子文件，归档时应当附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。对电子文件中使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。第三章 电子文件的真实性、完整性和有效性 第十一条 电子文件的形成单位，应当采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。 （一）建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制。 （二）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。 （三）对电子文件采用防错漏、防调换和防更改的标记。 （四）对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。 第十二条 各单位档案部门应当加强对各岗位文件形成人的业务指导，从电子文件形成开始，不间断地对有关操作处理进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合下列规范要求，具有完整性。 （一）登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。 （二）登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。 （三）登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。 （四）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。 （五）电子文件形成人员及时对修改的重要文稿进行逻辑归档，正式文本随后物理归档。单位档案部门按照档案馆给定的全宗号、归档范围登记并归档。 （六）采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 第十三条 建立由网络管理和技术人员负责的电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。使用数据处理能力强、安全性能高的数据库管理系统管理电子文件及电子文件的机读目录数据。机关档案室应当配备满足存贮要求的大容量内存和单独的计算机、服务器，并联入电子政务内网。 （一）根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数。 （二）办公自动化软件系统及档案管理软件系统应当提供严格的操作权限管理，能对各功能模块的操作权限进行严格控制，对操作的数据范围进行读、写控制。 （三）对于加密电子文件，应当解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应当将其解密程序同时归档。 （四）网管部门定期对档案室备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级换代情况，适时对电子文件进行迁移作业。 第十四条 电子文件的处理和保存应当符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别方法等。第四章 电子文件的数据结构及通用格式 第十五条 不同类型电子文件的收集应当遵循如下数据结构： （一）收文的数据结构 收文的数据结构包括收文登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识；文书处理项包括文件来源分类、收文日期、收文号、收文者、拟办意见、领导批示、主办部门、协办部门、处理结果；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法，参见附录A。 （二）发文的数据结构 发文的数据结构包括发文登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识；文书处理项包括主办部门、协办部门、起草人、修改人、审核意见、签发意见、打字人、登记日期、发往单位、抄送单位；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法，参见附录B。 （三）会议及其他文件材料的数据结构 包括会议及其他文件材料登记号、文件的基本特征项、文书处理项、文件归档项和备注项。其中，文件的基本特征项包括文件的紧急程度、密级、责任者、文号、文件标题、成文日期、份数、页数、主题词、文种、电子文件稿本、电子文件类别、全文标识；文书处理项包括会议名称、主办部门、协办部门；文件归档项包括归档标志、机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、件号。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法，参见附录C。 （四）归档分类方案的数据结构 归档分类方案的数据结构包括机构（或问题）名称、保管期限、归档分类代码、事由或备注项。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法，参见附录D。 （五）文件级文书档案的数据结构 文件级文书档案的数据结构包括分类号、档案馆代号、组织机构代码、档号、电子文档号、缩微号、题名、文号、责任者、稿本、文种、密级、保管期限、成文日期、载体类型、载体规格、载体数量、载体单位、主题词、全文标识、主办部门、协办部门、备注。各数据项的名称、数据类型、字段长度及用法按照江苏省地方标准文书档案文件级目录数据库结构和数据交换格式（DB32/505-2002）的要求确定。 第十六条 电子文件的通用格式 （一）一般电子文件的通用格式 1文字型电子文件：XML、PDF、RTF、TXT。 2图像电子文件：JPEG、TIFF。 3音频电子文件：WAV、MP3。 4影像及多媒体音像数据：MPEG、AVI。 5用以全文检索的文件类型：TXT。 （二）专业电子文件的通用格式，由省档案局会同有关专业主管部门确定。第五章 电子文件的收集与积累 第十七条 电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的支持软件和数据等。 （一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应当保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行全文数字化工作，则应当将纸质文件与数字化后的电子文件一同保存。 （二）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应当采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应当随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 （三）网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应当明确流程环节的责任者，采取捕获措施，在符合安全要求的电子文件暂存存储器中集中存储，以防散失。 （四）收集电子文件时，应该注明电子文件的存储格式及其软、硬件环境。国家综合档案馆应当保留各种通用格式电子文件的处理软件、资料及其软、硬件环境。电子文件原则上要转换成通用格式的电子文件，如不能转换，收集时应当连同专用软件一并收集。 （五）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的，与电子文件处理有关的参数、管理数据等，应当与电子文件一同收集。 （六）套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。 （七）电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份。对已经办理完毕的电子文件，无论有没有归档，都要定期制作备份。 第十八条 电子文件的登记 （一）每份电子文件均应当在电子文件登记表（见附录E）或办公自动化软件系统中登记。在办公自动化软件系统中登记的，应当打印出附录E的纸质备份。 （二）电子文件登记表应当与电子文件同时保存。 （三）电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件。 （四）电子文件类别代码：T文本文件；I图像文件；G图形文件；V影像文件；A声音文件；O超媒体链结文件；P程序文件；D数据文件。第六章 电子文件的归档 第十九条 归档要求 电子文件可以由本单位的档案部门集中归档，也可以由文件办理的部门即时归档。集中归档的，电子文件形成部门或信息管理部门应当定期把应归档的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上；部门归档的，应当及时将已归档的电子文件移交给档案部门。 第二十条 电子文件鉴定 （一）电子文件在归档前应当进行鉴定。鉴定工作包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。 （二）集中归档的，归档前应当由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表（见附录F）；部门归档的，在档案移交时，应当将电子文件归档前对电子文件的真实性、完整性和有效性检验和审核