公司档案管理制度汇编

编号：XXXX时间：2021年x月x日标签:标题页码：第3页 共13页公司档案管理制度汇编篇一：档案管理制度汇编细则 *有限公司 *内字?2012?25号 关于印发*有限公司 档案管理制度汇编（修订）的通知 各部门（所）： *有限公司档案管理制度汇编（修订）业经公司研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。 本管理制度汇编已包含2012年1月5日颁发的装饰工程档案管理办法。该办法中的项目档案报审表（编号CB-05-1至CB-05-4）取代程序文件中的竣工工程资料归档记录表（编号：CB-05）。各部门移交工程、设计、软装项目档案使用CB-05-1至CB-05-3这三种表格，各部门移交工程、设计、软装以外的各类档案，使用CB-05-4表格。如该办法与本汇编有冲突之处，以本汇编为准。 同时，2000年8月颁发的*有限公装饰公司档案管理制度汇编即日起废止。 特此通知。 二一二年七月十六日*有限公司 档案管理制度汇编（修订） 一、总则 （一） 为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规范化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据企业档案工作规范（DA/T 42-2009）及广州市执行<归档文件整理规则>实施细则，结合公司实际情况，制定本办法。 （二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。 二、档案机构及其职责 （一） 本公司设臵综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。 （二）公司档案室的基本职责： 1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。 3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 三、各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向综合档案室反映档案工作情况，积极配合其开展工作，并接受综合档案室的监督、指导和检查。 2、根据本公司各部门归档范围明细表，负责做好本部门档案材料的收集整理工作，并在规定期限内向综合档案室移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 3、配合公司综合档案室做好档案的鉴定、销毁工作。 三、档案的接收与整理 （一） 建立、健全归档制度。凡在本公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括0装饰工程、1设备仪器、2基建、3科研、4、文书档案、5声像档案、6人员档案、7会计档案、8实物档案），应定期交档案室归档。 （二） 档案综合管理范围及归档时间： 1、装饰工程，是反映本公司承包装饰工程的真实记录，包括工程、设计、软装，是本公司档案的重要组成部分。 （1）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。 （2）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。设计项目，图纸提交完毕后两个月内归档。在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。2、设备仪器类，包括在全公司范围内使用的，具有参考价值的设备说明书、图纸、合格证、保修卡、安装证明等成套材料（每种型号设备只归档一套材料）。由主管部门积累、预立卷，在设备投入使用后3个月内交公司档案室整理、归档。 3、基建档案，指本公司自有物业产生的工程项目（含办公场地、改造等工程）从立项至竣工所形成的文字、图表材料。工程部在项目竣工验收后收集、整理、立卷，并在工程竣工验收后3个月内交公司档案室归档。 4、科研类，是指承接集团科研项目的记录文件。研究课题在鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。 5、文书档案,包括公司上级下发的、公司内部各部门在各项工作中形成的、具有保存价值的文字材料。属本公司发文的，经办公自动化流程办结后，由发文部门内勤将两份纸质正文连同公司领导签名的呈批表一起及时送综合部归档；属外单位来文的，综合部收到后呈领导审批，通过电脑扫描进入办公自动化流程，办结后归档；属于只能采用纸介质方式流转的文件材料，由综合部办结后归档。档案室每年将上一年的文件以件为单位按归档文件整理规则分类、排列、编号、装订、编目、入库。 6、声像档案，各部门在工作中形成的，以电子文档、感光材料、磁性材料或其他合成材料等非纸质材料为载体的具有保存价值的档案，应于声像材料形成后一个月内，交公司档案室归档。 7、人员档案类, 特指已故人员档案，是指本公司已故,与本公司签订劳动合同的在编人员的人事档案。由主管部门于该职员去世3个月后交公司档案室归档。因人事档案不属于综合档室案管理范围，不存放综合档案室。由综合部按人事档案的相关要求进行独立管理和保密。8、会计档案，包含本公司财务部形成的会计报表、账薄、凭证、工资册等会计资料。会计年度终了，由主管部门立卷归档，并于档案产生之后的第三年向公司档案室移交。 9、实物档案，指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。应归档的实物自形成后的三个月内由主办部门向公司档案室移交，由于特殊原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，标明存放地点，再按规定存放。 （三）本公司形成的全部档案为一个全宗。全宗内的档案，按门类分成九大类进行整理。分类应保持前后一致，不能随意变动。 四、档案的保管与统计 （一）公司档案室必须设臵专用档案库房。库房应坚固，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防水淹等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。 （二） 档案库房温度应保持在14-24，相对湿度应保持在45-60。库房管理人员每天须调节库房的温湿度，并做好温湿度登记，定期对获得的数据进行分析。档案库房内严禁吸烟及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品。库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。 （三） 建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。 五、档案的提供利用 （一）档案室应根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，篇二：公司制度汇编-十一-档案管理制度-农业公司 档案管理制度 一、目的 为加强公司档案管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度。 二、适用范围 本公司所有需要归档的文件资料，包括：公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料；在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、财务管理、生产调度、技术经验等方面有保存价值的原始材料等。 三、档案的管理部门及职责 公司档案管理实行二级管理制度，一级管理指的是人力资源部的统筹管理，二级管理指的是各部门的档案管理工作。人力资源部档案管理人员负责公司所有档案资料的统一收集、协调、检查及员工档案、行政档案的日常等非专一部门档案的管理工作；各部门档案管理人员负责本部门档案资料的管理工作。 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 人力行政后勤部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每二年对二级档案管理进行一次检查验收。 四、档案的分类 在切实遵循中国档案分类法前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为：行政管理、人事管理、财会档案、生产经营管理、技术质量安全管理、外来文件、声像档案、实物档案、其它档案等。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。实物档案是公司各类活动中形成的如证书、奖杯、奖旗等实物。 五、档案的归档 1、归档要求 （1）归档的文件材料要完整、系统、准确； （2）归档的文件材料必须是原件。如是不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明； （3）存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号； （4）档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐； （5）档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。 2、文件归档份数 一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。 3、归档时间 部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。 六、档案的保管 1、公司人力行政后勤部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫、防尘、防盗等安全条件。 2、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。 3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。 4、为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。 七、档案的查阅、借阅 查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。 查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。 原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。 借阅档案时应做到以下几点： 1、借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；2、按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅； 3、要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人； 4、所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；