出纳管理作业流程与出纳工作手册

出纳管理作业流程及工作手册范本总说明为建立出纳管理制度，提升出纳管理效能及服务品质，加速公款支付，确保公款之安全，爰依据事务管理规则第六十二条之三规定精神，订定出纳管理作业流程及工作手册范本，作为各机关研订其出纳管理作业流程及工作手册之参考。各机关出纳管理单位应依其组织特性，参考本手册范本，拟订出纳管理作业流程及工作手册，陈经机关首长或其授权人核准后实施，俾利出纳事务之推动。本手册范本系依据会计法、国公库法、中央政府各机关预算执行要点、事务管理规则暨手册出纳管理部分、公款支付时限及处理应行注意事项、普通公务单位会计制度之一致规定、内部审核处理准则及其相关法规，考量各机关出纳管理单位及其工作性质，汇整其共通性部分据以研拟，计分总则、安全及设施、收款、付款、各项费用之扣缴作业、零用金、票据、有价证券及保管品之收付与管理、押摽金、保证金及保固金之收付、收纳款项收据之管理、出纳帐表及出纳业务之检核等十一章。第一章总则一、为建立出纳管理制度，依公开、透明作业程序，提升出纳管理效能及服务品质，加速公款支付，确保公款之安全，特依据事务管理规则第六十二条之三精神订定本手册范本。二、本手册范本所称出纳管理，系指依法管理现金、票据、有价证券、保管品等之收付、移转、存管及帐表之登记、编制等事项。管理上项出纳事务之单位为出纳管理单位；出纳管理人员系指实际经管现金、票据、有价证券、保管品等之收付、移转存管及帐表登记、编制之人员。主办出纳系指综理、督导、指挥出纳管理业务，不实际经管前项出纳管理人员办理事项之人员。三、出纳管理人员每六年至少职务或工作轮换一次，并贯彻休假代理制度。四、出纳管理单位对机关收支款项，收入部分，以委托金融机构代收为原则，支出部分，除零用金外，以直接汇拨为原则。五、出纳管理单位应根据会计凭证，办理关于现金、票据、有价证券、保管品等之收付、移转、登记及财产契据之存管等事项。六、出纳管理单位应参酌实际情形，依财政部国库署各级地方政府为财政主管机关核定之额定零用金限额内，签奉机关首长或其授权人核准后，提取定额现金备作零星事项之支用。七、出纳管理单位保管之现金、票据、有价证券、保管品、契据等不得挪用或作借支。八、出纳管理单位收纳各种收入，除法令另有规定者外，应一律使用收纳款项收据，并设置收纳款项收据纪录卡，及时通知会计单位编制会计凭证入帐。前项收纳款项收据，除经手人签章外，并应由主办出纳、主办会计及机关首长签章。九、符合额定零用金动支事项及款额之支出，由出纳管理单位根据核准文件凭证在额定零用金内支付之。十、出纳管理单位接到应待付款单据后，应恪遵公款支付时限及处理应行注意事项规定之时限办理，不得稽延。十一、出纳管理单位除依法得自行保管之经费款项外，收纳之各种款项、票据、有价证券、保管品等，应依规定于当日或次日解缴公库，最长不得逾五日。但法令另有规定者不在此限。前项自行保管及收纳之各种款项、票据、有价证券、保管品等，在经收及依法保管期间，遇有损失时，应依审计法第五十八条及第七十二条规定办理。十二、专户存管款项存款之支票，应由机关首长、主办会计暨主办出纳签章，上述人员均得授权代签人签章。第二章安全及设施十三、各机关为确保出纳管理单位经管之现金、票据、有价证券、保管品等之安全，应于出纳管理单位之办公处所设置闭路电视监视系统，每一摄影机及录影机，应将出纳管理单位房间之进出口及走廊全部涵盖于监视之范围内。但事实无法装设者，在能确保其安全下，得不设置前述之监视系统。十四、出纳管理单位如与其他单位同在一办公室工作，其位置应设在办公室最内角为原则。十五、出纳管理单位之保险柜，应放置于干燥处所，并尽量靠近出纳管理人员。十六、出纳管理单位对于有关单据，应妥慎管理。十七、出纳管理单位之保险柜门键应牢固、柜壁应坚实、密码盘应采复算者。十八、业务无关人员不得逗留出纳作业处所或翻阅各种公文、帐簿。十九、出纳管理人员在工作时间，应尽量避免会客。二十、保险柜应不定期变更密码，关闭时，应随时注意回转密码，关闭上锁，钥匙应随身携带。二十一、当日收付应于当日结算。二十二、出纳管理人员解领款项，应亲自办理，并视需要加派人员协助。二十三、出纳管理单位保险柜内不得代为保管私人财物。二十四、出纳管理单位得采柜台化方式办理收付，并力求程序简化。二十五、出纳管理单位日常收纳事项较多者，得依规定洽请代理公库银行派员在本机关驻收。第三章收款二十六、收入款项可由缴款人直接向公库或金融机构缴纳者，应不由出纳管理单位收取为原则。二十七、收款作业：出纳管理人员收到会计单位开具之收入传票或收款通知单，应即通知缴款人缴纳。收受时，出纳管理人员对收入款项，务须当面清点，并及时登记备查簿，如该款项依规定应送存国（公）库者，应填具缴款书，如数解库，并将收据移送会计单位登帐。出纳管理人员对依法令规定应收纳之款项，得先行收纳开立收据，于当日或翌日上午前送会计单位补开收入传票入帐。收入现金、票据、有价证券、保管品等，须当面清点。收入票据，应审阅发票人或银行名称、地点、种类、抬头、金额、日期、背书等是否与规定相符。收入之现金、票据、有价证券、保管品等，依照规定应送银行或国（公）库者，随时填具送金单簿或缴款书，如数解缴。委托银行代收票据，应先登入备忘簿，俟银行通知后，再行列收。如有延误，应即洽询。经办收入事项，须按照先后次序，编列号码，并视需要使用号码凭证牌发给缴款人，以凭调换正式收讫凭证。款项收妥后，即在传票或缴款单上加盖收讫日期戳记及经收人私章。每日结算终了仍有收入款项等，应记入现金暂记簿，次日再补行正式登帐。出纳管理人员对收入款项，应随时按顺序登帐。二十八、经收现金或有价证券，应切实分别清点检查。现金之点数、伪钞辨别、涂改、破损、水渍等之鉴别方法如下 ：现金点收方法可分大点与小点：大点者谓钞票十小扎一小扎一百张捆成一大扎之后再点明有无十小扎。小点者谓点算一百张、五十张或零碎之钞的方法，一小扎有一百张、五十张两种。点法有二种：开扇形点三、二。二、三。五、五等法，钞票展开扇形而点算。夹指间法，即夹于指间一张一张点算之方法，夹指间方法可兼鉴定钞票之真伪、涂改、破损等。用两法各点一次无误时，用纸条每一百张或五十张捆一扎后，点算者盖章于纸条上。另金属辅币点法，用手持有洞板即板内划分五十洞，其每个洞与金属辅币同规格大小，每个辅币可以进一洞，各洞填满时点明有无空洞或二个重复，而后分二十五个包装圆椎形或一千个盛一布袋。伪钞辨别法：钞票上是否具有经印制发行单位公告之钞票防伪特征。发现有伪钞在市面出现时，应验明与真钞不同之处而特别注意。未发现有伪钞前应注意下列可疑之点：钞票纸质新钞旧钞有无差异。钞票之色及图有无差异。发行钞票银行票面相关印鉴之大小有无差异。印刷之鲜明色泽等。涂改：钞票上涂改系指在钞票上画种种字样、图样或乱画之谓。此种钞票应不予收受。破损：钞票因用久致陈旧破损，其破损程度超过四分之一者不予收受。水渍：钞票因不慎落水，致不能辨别真伪时，不予收受。二十九、经收现金、票据、有价证券、保管品等，如发现伪造或变造时，应即依法究办，如未查究，其损失应由经收人员赔偿。三十、收纳各种收入，除法令另有规定外，应一律使用收纳款项收据，按编号顺序领用，另设收纳款项收据纪录卡，并依照各联别规定分别办理。如因填写错误，应即办理销号手续。已使用之收据及收款书存根联，应依类别加装封面，按号次装订成册妥慎保留，以备抽查。第四章付款三十一、可直接以票据、汇拨或划拨方式支付债权人者，应不由出纳管理单位支付为原则。三十二、收到会计单位编制之付款凭单，应即递送地区支付机构办理支付。其属于受款人自领方式附有领取支票凭证者，应即通知受款人前来领取。三十三、收到会计单位编制之支出传票，其属于在专户存管款项支付者，应即签发公库专户存款支票，通知受款人前来领取。三十四、办理付款时，应检核所附凭证，是否与支出传票及印鉴相符。如付款时，需取具收据或发票者，应注意合于支出凭证证明规则之规定。三十五、领款人出具之收据、统一发票或收款证明，应于支付后，附于支出传票之后，并于传票附件栏注明张数。三十六、经办支付事项，须按申请先后办理。必要时得使用支付号码凭证，循序办理手续。三十七、支付现款时，应询明申请者之现金数目，并收回支付号码凭证或其他领款凭证。三十八、支付现金之数额，应请收款人当面点清。三十九、在专户存管款项内支付之款项，应一律签发抬头支票，并划线，十万元以上者并应注明禁止背书转让。四十、签发支票除应根据合法之会计凭证外，并应注意下列各点：签发支票时，应注意存款余额。金额数字应用中文大写，数字末尾应加一整字。支票金额须同时填写阿拉伯数字者，应一并填写。支票上应填明日期及与付款凭证相符之受款人姓名或公司行号名称。各机关如规定受款人应于支票存根上签名或盖章者，从其规定。签发支票之号码帐号等，应于传票上注明。签发支票如有错误应即作废，并加盖作废字样，重新签发，不得涂改。四十一、款项付讫后，即在传票上加盖付讫日期戳记及经付人员章。四十二、汇寄附属单位或其他机关之款项，应斟酌实际情形，分别电汇、信汇或票汇，以向金融机构汇寄为原则。如签发支票，须先保付者，应经保付再办理汇寄手续。四十三、支付款项，须由金融机构汇寄者，应洽会计单位在传票上注明汇往地点及受款人名称，即日汇出，并将汇款凭证附入原传票。四十四、薪津、加班、约聘雇人员离职储金公提部分及不休假加班费等各项补助费须先经相关单位统一造具清册付款案件之出纳作业如次： 一建立资料：、依据人事或相关单位之通知或依权责调查后，建立及更新出纳基本资料档案。、通知员工在机关委托之金融机构开立帐户，据以输入电脑建立资料档，俾办理划拨入帐。办理付款转帐存款作业程序：、薪津、加班、约聘雇人员离职储金公提部分及不休假加班费等各项补助费须先经相关单位统一造具清册送请相关单位审查核可后，由会计单位签开付款凭单，由出纳管理单位员工薪津部分须于发薪前七日递送财政部台北区支付处各级地方政府为其指定之支付机关或机构，并适时将相关转帐媒体资料送金融机构。、财政部台北区支付处接单后，将支付之款项薪津须于三日前全数拨入各机关指定之受托金融机构。各受托之金融机构，应依约定日期，将款项划拨入员工帐户，如有无法划拨入帐或剩余之款项，应全数拨入该机关之划拨帐户，出纳管理人员再依规定办理支出收回手续。（如各机关有代员工扣缴事项时，得采划拨入帐或领回转发方式办理）。、各机关于发放上述各项费用款项时（薪津须于每月发薪日前七天），按立帐之金融机构别填造存簿储金团体户存款单及委托金融机构代存总表各一式三份送交该金融机构。（送交日遇星期六、日提前于星期五送交）。、各机关支付之各项费用未经金融机构划入各该员工帐户前，出纳管理单位为免溢付，得填送止付通知单一式三份交金融机构办理冲退存款，并存入机关金融机构之划拨帐户内，再由出纳管理单位办理支出收回手续。、出纳管理单位于各项费用转帐划拨后，应通知各受款人含电子邮件之通知。四十五、不必造具清册各项费用之付款案件，依据会计单位所开支出传票或付款凭单，由出纳管理单位之出纳管理人员支付者为范围，付款种类包括人事费、各项业务费、各种事务性开支等之经费，付款时，除必需支领现金者外，以转帐划拨为原则，其作业如次：一出纳管理人员收到会计室付款凭单，应即递送财政部台北区支付处各级地方政府为其指定之支付机关或机构办理支付，其属于自领方式附有领取支票凭证者，应即通知受款人前来领取凭证后，径往支付处领款，其属