地产项目沟通汇报机制

蔚城丽景项目沟通汇报机制第一章 总则任何有违项目常规运营程序下的非常规事件，均被纳入此沟通汇报机制。第一条 目的： 为建立顺畅、良好的项目信息沟通汇报与反馈渠道，使各项目的 中、基层管理人员也积极参与项目管理，并充分发挥员工的主观能动性，创造性地开 展各项工作，从而不断改进项目管理工作中的漏洞环节，规范项目沟通汇报机制和提 升项目管理水平，增强员工的主人翁意识和高度的责任感与使命感，不断推动企业文 化建设，全面完成各项任务，提高经济效益，特此制订本办法。第二条 原则：一、实事求是、客观公正的原则。二、动态管理，适时跟踪的原则。三、深入调查、充分研究的原则。四、积极主动、平等协作的原则。五、和时准确、讲究效率的原则。第三条 适用范围： 本办法适用于蔚城丽景项目涉和到文件沟通、电话会议沟通 和其他形式沟通时均适用。第二章 项目组内部沟通机制第四条 项目组内部沟通机制目的： 和时对项目中、基层管理者适时承担或分管 的各项工作予以梳理，并保证顺利推进各事项有序进行。于内部沟通过程中提出工作 改进建议或方案，采取科学、合理的人员分工，不断改善项目管理工作，以提高整体 工作效率。第五条 内部沟通汇报制度： 采取逐级汇报制度。即项目组员工就其所承担或分 管的工作，定期向项目组直属领导进行沟通汇报。原则上不能越级汇报，若遇重大或 突发事件且项目直属领导不在现场，以和针对企业管理提出的合理化建议，可越级汇 报。第六条 项目组内部沟通形式一、内部沟通例会项目组中、基层管理者就本人承担或分管的各项工作，在每周工作例会（定于每 周六上午）上以面对面的形式，进行全面、系统地沟通和梳理。二、专项工作沟通会议（不定期会议）（一）项目组中、基层管理者就本人承担或所分工负责的专门或单项工作，以和 在不同阶段由上级领导安排的其他单项工作， 根据工作的进展情况随时进行内部沟通， 并向公司营销部门各主管领导进行汇报。（二）专项工作完成后，应当将该专项工作的全部过程和工作结果以电话或邮件 的形式对公司营销部门各主管领导进行汇报。（三）项目组各岗位主要负责人在发现项目管理中的问题后，第一时间内相互沟 通并商讨应对和改善建议，并将形成的统一意见以电话或邮件向公司营销部门主管领 导汇报。三、建议性意见沟通 项目组员工就项目管理和运作中存在的问题，如：工作业务流程的改进；企业文 化、制度建设等方面的问题，可以以书面形式提出合理建议，直接向公司营销部门各 主要领导进行沟通。第七条 项目组内部沟通的内容和程序一、项目组内部沟通的内容（一）每周各项工作推进情况和工作总结，和对下周的工作计划安排。（二）当期专项工作工作进展和完成情况和工作总结，下期专项工作计划。（三）项目组员工工作表现、思想动态和其他重大事项。（四）就项目组各主要岗位负责人所承担或分管负责的各项工作进行分析和总结， 并提出合理化改善建议。（五）针对项目运营管理提出的建议性意见或建议，并适时向公司营销部门主管 领导提出合理化改善建议。（六）项目组各主要岗位负责人会不定期就项目组现场存在的问题进行内部沟通， 待形成统一意见后会向公司营销部门主管领导进行汇报。二、内部沟通的程序（一）项目组各主要岗位负责人应就本岗位的工作向公司营销部门主管领导汇报。（二）项目组员工应当就其所分工负责的工作向项目组各直属领导汇报。第三章 项目组与公司内部的沟通机制第八条 项目组与公司内部沟通汇报机制目的：和时让公司营销部门各主管领导掌握项目组的各项工作推进情况，以和适时了解项目组员工的思想状况，团队成员稳 定性等，以便公司主管部门领导对项目组运营管理和时提出指导建议，从而更好的提 高项目组管理人员的整体管理水平。第九条 项目组与公司内部沟通汇报的形式一、半月例会项目组各主要岗位负责人就项目的各项工作推进情况，在与公司营销部门主管领 导每月举行的例会中（暂定16日和30或31日）以电话会议的形式，主动向公司营销 部门主管领导进行全面、系统地汇报。二、专项工作电话会议（不定期会议）（一）项目组就项目的突发事件处理以和专项工作计划、安排等相关情况和时与 公司主管部门领导进行不定期电话会议，根据工作的进展情况随时向公司营销部门各 主管进行沟通和汇报。（二）专项工作完成后，应当将该专项工作的全部过程和工作结果以电话或邮件 的形式向公司营销部门主管领导进行汇报。（三）项目组会针对项目的最新实时动态情况，在蔚城丽景项目-微信群”中和时进行通报，便于公司营销部门主管领导和时了解最新信息。三、建议性意见沟通项目组就项目管理和运作中存在的问题口：工作业务流程的改进；企业文化、 制度建设等方面的问题，可以以书面形式提出合理建议，直接向公司营销部门主管领 导进行汇报。四、项目阶段性重要工作处理结果的邮件沟通。第十条 项目组与公司内部沟通汇报的内容和程序一、项目组与公司内部沟通汇报的内容（一）项目组半月度各项工作推进和完成情况汇报与月度工作总结（含销售、策 划、项目管理等）；并对下期的工作计划安排（半月度或某一阶段）。（二）针对项目组存在的实际现状问题或待公司营销部门主管领导予以决策的事项进行沟通汇报（三）对于项目组突发事件或紧急情况进行沟通与汇报。（四）对于项目运营管理的合理化改善建议的沟通与汇报。二、项目组与公司内部沟通汇报的程序（一）项目组于半月度例会时对公司营销部门各主管领导进行阶段性工作沟通与 汇报。（二）项目组各岗位主要负责人就项目相关问题的应对形成统一意见后，由项目 组策划线统一拟定相关沟通汇报文件（以邮件）向公司营销部门各主要领导进行 输出。时间紧急情况下，由项目组销售线直接以电话向公司营销部门各主要领导 进行输出沟通。（三）项目组内部销售管理工作（如团队管理、日常销售方面管理等）和策划工 作（如营销策略方案、推广计划内容等方面）分别向公司营销部门各主管领导和时汇 报，并于沟通汇报文件发出后第一时间向各领导进行电话沟通，有效推进各项工作。（四）项目组销售线直接对接营销中心销售总监梁穗鹏，策划线直接对接营销中 心策划总监胡灵伟。并由营销中心负责向总经组各位领导做项目总结性汇报。（五）针对重大或紧急的事项和公司营销部门各主管领导需要了解和掌握的其他 事项，项目组各岗位主要负责人应第一时间内进行沟通汇报。第四章 项目组与甲方的沟通机制第十一条 项目组与甲方沟通机制目的： 让甲方公司高层领导和时了解项目各项 工作进展情况，密切保持与甲方高层、项目现场管理人员之间的和时沟通与汇报，确 保甲乙双方对项目各项工作事宜的有效顺利推进。第十二条 项目组与甲方沟通汇报制度： 采取第一时间对内沟通，统一对外输出 的主动沟通汇报制度。即项目组就项目重大问题的通报、应对和处理建议要第一时间 与公司营销部门各主管领导进行沟通，待公司营销部门各主管领导给予意见进行综合 统一后，再由项目组统一输出甲方进行沟通汇报，以做好统一归口管理。项目工作推 进过程中不影响甲乙双方合作前提的日常小问题，可由项目组各岗位主要负责人直接 与甲方现场管理者直接对接处理。第十三条 项目组与甲方沟通汇报形式一、每周现场沟通例会 建立例会制度。每周一项目组各岗位主要负责人就每周工作计划安排与甲方现场 管理者进行沟通汇报，确保项目组与甲方现场负责人的密切沟通。二、专项工作沟通会议（不定期会议）（一）项目组就阶段性或重大问题的应对、处理建议，在与公司营销部门各主管 领导沟通并统一意见后，由项目组发起，甲方高层领导和公司营销部门各主管领导共 同参与的专项工作电话沟通会议。（二）专项工作沟通会议完成后，应当将该专项工作的全部过程和工作沟通结果 以会议记录的形式作出整理后发送双方公司各位领导。三、短信、邮件的日常沟通 项目组员工就项目日常销售数据、工作推进与完成结果等相关情况，将一并以短 信、邮件等方式发送至公司、甲方高层领导。第十四条 项目组与甲方沟通的内容和程序 一、项目组与甲方沟通的内容（一）项目每周营销周报内容。（二）阶段性营销推广策略方案内容。（三）项目与市场的最新进展情况和突发或重大事件的正式通报。（四）针对特殊情况的处理建议内容。（五）项目实时动态销售数据信息与合同签约转化相关信息。（六）项目组各主要岗位负责人与现场管理者的每周例会内容。 二、项目组与甲方沟通的程序（一）对外邮件沟通时，项目组统一由销售线对外输出沟通汇报内容至甲方各位 领导，输出内容需事先与公司营销部门各主管领导进行沟通并形成统一意见。（二）项目现场对接时，项目组销售线和策划线各岗位主要负责人就各自分工内 容与甲方现场管理者进行直接沟通。在与甲方现场管理者进行沟通前，项目组各岗位 主要负责人需事先就沟通内容形成统一意见并制定有效的沟通策略。第五章 相关沟通方式的规范第十五条 短信的规范一、要求：（一）确保每日发送至各领导的短信时间原则上在 19：00以前，如遇 19：00 以前 数据发生变动，当日短信发送时间顺延；（二）短信内容所涉和的全部和文字内容需准确无误；第十六条 邮件的规范一、要求：（一）邮件格式规范、统一；（二）邮件内容条理清晰，内容准确无误；（三）确保与邮件内容有关的全部人员无一遗漏，做到邮件信息同步。第十七条 电话会议的规范一、要求：（一）提早预约电话会议时间，并确定会议议题、与会人员和会议主持人；（二）确保与会人员按时参会；（三）会后和时形成会议纪要，抄送各与会人员；（四）会议所通过事项的全部内容，需明确具体责任人和完成时间，积极推进并保 证按时完成；第十八条 现场会议的规范一、内部现场会议（一）要求：1、提早确定会议时间与地点，并确定会议议题、与会人员和会议主持人；2、确保与会人员按时参会；3、会议所通过事项的全部内容，需明确具体责任人和完成时间，积极推进并保证 按时完成；4、会后和时形成会议纪要，抄送各与会人员；二、与甲方的现场会议（一）要求：1、内部事先沟通，并确定沟通事项的输出责任人；2、明确整体沟通策略；3、会议所通过事项的全部内容，需明确具体责任人和完成时间，积极推进并保证 按时完成；4、会后和时形成会议纪要，抄送各与会人员；第六章 其他内容第十五条 本办法未尽事宜，在实际执行过程中逐渐修订和完善。第十六条 本办法自批准发布之日起执行。