维修业务管理知识手册

维修业务通用户手册 适用版本：V2.1单机版、网络版维修业务通用 户 手 册（适用版本：V2.1单机版、网络版）笛佛软件 2007.differsoft.第一章：软件介绍一.概述该软件是为维修业务管理而设计的，广泛适用于电子电器、计算机及其外设、汽车摩托车、大型机械、船艇等企业的维修和售后服务管理中。软件以维修业务为主线，集成了强大的产品销售、安装，零备件库存管理、客户关系管理、员工考勤、薪资管理、维修维护合同管理、客户回访、帐款管理、语音平台、办公OA、维修知识库、短消息等功能。 软件具有强大的可定制、可伸缩性，用户可以根据自己的企业需要做相关设置以满足自己的个性需求。管理员还可以通过一百多个权限控制对每个用户分配不同的权限。权限隔离可以按照部门和技术人员隔离业务数据。网络版以SQL Server 2000为后台数据库；对于业务数据量大、稳定性要求高、操作终端多的用户尤其适合。 该软件支持对业务资料的模糊查询、组合查询、汉字首拼音字母查询；支持条码管理；支持用户对关键报表（如派工单）的自定义修改、支持来电捕捉、电话录音、手机短信、智能多重备份。二.功能结构系统分为四层：系统支撑层、业务支撑层、核销业务和功能扩展层。基本囊括了中小维修企业的所有业务逻辑。满足包括：技术服务、进销存、客户关系、财务账款、内部办公等管理需求。三.如何开始对于单机版，下载后安装后即可使用。对于网络版，需要先建立SQL Server 2000数据库服务器后才可以使用。对于网络版的安装可以参考 “网络版安装说明”。软件安装好后，运行出现登陆框，初始用户名和密码都为空。直接进入即可。第一次进去后，您需要先做系统初始化。点击“系统维护”菜单，选择“系统初始化”；初始化的目的是填写您的基本信息，清空软件里面的残余数据。第一次初始化时，要全部选择数据初始化的数据选项。需要强调的是，系统初始化只是系统开启的时候操作，后面使用过程中，必须在技术人员指导下才能做。系统初始化完成后，进行一些必要的设置。包括：系统设置、基础数据录入。菜单“系统维护”-“系统设置”，对系统进行配置。具体细节可以参考第二章“系统设置”部分。菜单“基础信息”，依次对下面的子目录进行设置。更详细的介绍，请参考后面的“基础信息维护”部分。除了基本设置里面的信息需要填写以外，各个功能模块也有些基本数据需要录入。例如“客户关系”中的“客户分类”；“仓库管理”中的“产品目录”等。可以在后续的实际用户过程中，对这些数据做必要的补充编辑。录入产品目录信息，完成产品的盘点工作，建立库存。对于一些重要的历史客户信息，可以在菜单“客户关系”-“客户管理”中建立客户信息。对于多用户使用的情况，可以设置权限控制。点击“系统维护”“用户管理”即可建立用户的帐号信息，需要要注意的是，必须建立至少一个超级用户。权限分配在“权限组”里面进行。设定好的权限组，可以在“用户管理”中引用。系统设置和基本信息的编辑、设置工作完成后，就可以进行业务的处理了。软件的业务处理采用流程化管理。例如一笔维修业务，需要经过：接修登记、检测维修、取机结算、审核关闭等流程处理。四.数据升级该软件采取高版本升级底版本数据的方式升级。升级版本之前，先做好旧版本的数据备份，以防止以外情况。需要特别说明的是，版本之间不能隔代升级，例如：2.1版本可以升级2.0版本，但是不能直接升级1.9版本。如果您现在的版本是1.9版本，要升级到2.1版本，必须先下载安装2.0版本，先把1.9的数据升级到2.0版本，再通过2.1版本中的数据升级把2.0的数据升级过来。也就是必须逐级升级。下面以2.1版本升级2.0版本为例，介绍升级步骤。1.安装2.1版本，需要注意的是，不要和原来的2.0安装在同一个目录。2.升级前，对于单据版本，您需要确认本地电脑有2.0版本，对于网络版本，您需要在SQL Server 2000数据库中，安装数据库，建立新版本的数据库。3.运行菜单“系统维护升级2.0版本”，如果系统检测到旧的版本会跳出一个对话框，输入升级密码；如果您是注册用户，可以向我们索要该密码。输入密码后会弹出升级对话框。4.点击“确定”进行数据升级。完成数据升级。有两点必须注意：1.千万不要用旧版本的数据覆盖新版本的数据，新旧版本的数据库结构是不一样的。2.千万不要做多次升级，这样会出现记录重复的问题。五.运行环境单机版或者网络版客户端：Intel 或兼容机；Win98/Me/NT/2000/XP/2003。对于win98操作系统需要安装Microsoft office软件或者ADO数据库引擎。网络版服务器端：硬件：Intel 或兼容机，Pentium 166MHz以上；64M以上RAM，建议128M;硬盘空间500M以上。软件：WIN 2000 Server/WinNT Server 4.0操作系统，SQL Server 2000企业版，或Win98/2000/XP操作系统，SQL Server 2000个人版。第二章：系统设置打开菜单“系统维护”-“系统设置”进行系统设置。一. 基本设置基本设置包括：维修业务流程约定，维修登记模式、默认维修处理时限、维修保修期、取物有效期约定、保内业务收费约定、“已经结单”显示多少天以内的业务、收费单格式约定、是否启用员工备件库、出入库是否需要审核、是否允许负库存、打印单据前是否预览、收费单打印技术员姓名还是工号、业务关闭后是否清空操作日志等。分述如下：维修业务流程默认情况下是：业务登记检测维修取机结算审核关闭。用户可以根据实际需要启动两个可选阶段：“检测报价”和“修品质检”。如果设置了“修复品/销售品默认进入配货发货处理”，修复品可以直接转入“仓库管理”的“配货发货”中。对于经常有客户批量维修的情况，为了提高录单效率可以打开“批量登记模式”。维修默认处理时限：对我维修业务可以根据不同的修品类别进行处理时限限制，规定的时限内如果不能完成，可以根据技术员提成公式产生负激励（扣款）。对于修品类别没有设置的情况，按照默认维修处理时限进行处理。取物有效期约定：该约定出现在打印出具给客户的“维修取物凭证”中。保内业务收费约定：保内维修情况下的业务结算，包括：全免费维修、只收取维修费、只收取材料费。该设置将影响保内业务的结算收费。由于系统可以根据部门隔离业务，因此所有业务都有部门归属。部门归属的依据是录单人或者具体实施的技术人员。可以选择是按照技术员还是录单人判断部门归属。为了计算“员工库”额度，可以设置核算价格。目前提供了“维修价”、“销售价”和“成本价”三种核算方式。出库是否需要审核：如果选择出库需要审核，那么备件填写出库单或者在业务处理中使用后将不能直接改变对应的库存，需要仓库管理员审核后才可以出库，引起库存的改变。同理，适用入库审核。是否允许负库存：对于不需要用该软件管理库存的用户来说，可以设置为“允许负库存”。如果不允许负库存，在备件出售或者更换的时候如果库存不足将引起操作失败。打印单据前是否预览：对于经常输出的单据，例如：取物凭证、收费单、销售单等可以设置为不预览即可打印。收费单打印技术员姓名还是工号：对于一些不方便给客户直接开具填写技术员姓名的用户，可以设置成收费单打印工号。维修登记允许型号为空：如果勾选该选项，维修登记时，型号为空允许登记。如果启用了员工库，那么在具体的业务操作，如维修、安装的时候，备件不直接从良品库出库，而是从员工库里面出库，因此员工必须先从仓库领用。对于换下的废品也不是直接回废品库，而是先进入员工库，员工退件后再进入废品库。二. 编号计划系统默认了所有的编号方式，系统默认的编号方式是：前缀年份2位月份2位日期2位当日流水。如果对系统的编号方式不满意，用户可以自定义自己的编号方式。编号的产生决定于：前缀，后缀位数和后缀起始值。形如“wx-00001”的编号，前缀为“wx-”，后缀为“00001”。后缀位数为5位，其中后缀必须为整数串，起始值可以根据需要设置。三. 回访设置回访设置预定了回访的业务范围、客户范围和时间范围。在约定的时间范围内，您的待回访列表中会出现要回访的业务。回访结果可以影响对应业务的技术人员的业绩。在回访设置中可以设置不同回访结果对应的奖惩金额。四. 业务提成定义不同角色的员工是否提成。要使得提成生效还需要在员工信息中，设置员工的提成公式。五. 其它数据自动备份路径是系统启动的时候自动备份数据的路径，如果不设置，那么将默认备份在安装目录下的bak文件夹下。系统保留最近10天内的备份。保修条款将出现在给客户开具的“收费单”“派工单”“业务明细单”“销售单”中。根据需要，适当回车换行。报价约定将出现在开给客户的报价单中。来电监视器随系统启动：当使用来电监视时，勾选该设置，那么来电监视器将随着系统启动而自动启动。来电监视相关设备可以联系我司购买。第三章：基本信息维护基本信息是系统的基础数据，建立完善的基础数据有利于提供业务录入效率，方便统计。点开菜单“基础信息”可以对基础信息分别设置：客户地域：客户所处地域，在客户关系管理中要用到。常见品牌：常见的产品品牌。产品外观：常见的外观信息。随机附件：常见的随修品附带的附件信息。入库原因：预置常见的入库原因，例如“采购”等。出库原因：预置常见的出库原因。接修方式：系统内置了常见的接修方式，用户可以根据自己的需要补充。业务取消原因：业务被取消的原因。机器配置名称：常见的配置名。技术服务包：技术服务包名称。产品经销商：产品的购买经销商（如商场等）。修品类别：常见的产品类别。常见型号：常见的产品型号。常见故障：常见的故障信息，根据修品类别划分。维修/安装状态：检测维修和安装施工的状态标示，如缺件、等工具等。维修/安装项目：维修/安装采取的措施，将直接影响维修收费、员工提成、对厂家结算等，非常重要。货运方式：发货常用的渠道，如申通快递等。收支项目：常用的收入、支出项目，类似会计科目。收支账户：收款、支出帐户信息，分两类：现金帐户、银行账户。仓库目录：仓库名称，如果要进行库存管理，必须设置至少一个仓库。仓位目录：存放库存品的位置（货架）。部门设置：公司内部的部门。员工信息：公司内部的员工。基本信息可以在软件使用过程中根据实际情况做调整；有些信息例如客户目录、产品目录等，会在使用过程中动态调整。比如新登记一个业务，如果该业务对应的客户是新客户，该客户信息会自动添加到客户目录中。有些信息也可以自动学习，例如，在维修登记的时候，输入某个品牌的维修品，而这个品牌在当前的“修品品牌”目录中不存在，那么系统会提示是否将该品牌数据加入“品牌目录”。第四章：维修业务维修业务处理采用流程化管理，包括：接修登记、检测报价、检测维修、修品质检、结算收费、审核关闭、业务回访几个结单，其中：检测报价、修品质检和业务回访是可选阶段，可以在系统设置里面做相关设置。对于需要送生产厂商维修的情况可以通过返厂流程处理；对于前次维修不当，造成的客户返修也有相关处理。一. 接修登记维修登记是维修业务的第一步，包括填写客户信息、修品信息、其它信息。客户信息支持老客户的自动识别，在“客户名称”或者“x”中输入客