迎新晚会策划书
2012年“青春蜕变之旅”主题迎新文娱晚会活动策划文案主办方： 西南大学社团联合会承办方：创业协会 各老乡会 目录l 前言Ø 活动背景 Ø 活动目的及影响l 活动概述Ø 活动地点及时间Ø 活动主题Ø 出席嘉宾Ø 活动形式Ø 媒体支持l 活动筹备Ø 前期筹备Ø 宣传工作Ø 当天工作计划（后期）l 晚会计划（节目单、环节 流程）l 应急预案附表：财务预算表 人员划分表 致商家书一、前言（1）活动背景 还记得那挑灯夜战、挥汗如雨的岁月吗？还记得那披荆斩棘、奋起直追、只待一战、势从千军万马之中脱颖而出的勇气吗？还记得接到录取通知书时的那份喜悦吗？12载的坚持，12年的努力、12年的性酸苦辣，终于可以到传说中那妙不可言的世界里去了。可是在即将踏上旅程的那一刻，你是否发现自己的内心突然变得有些空荡，有丝丝的不舍与伤感，但你还是毅然的登上了远去的列车，在一路颠簸之后，终于到了那神秘的地方-大学，但当你走进她，却发现在神秘的面纱后却是狰狞的面孔，你发现身边的同学穿着奇装异服，说话带着形形色色的语调，此时你是否觉得周围的一切十分陌生，在熙熙攘攘的人群里，你觉得自己渺小、感到自己卑微，孤独寂寞之情悄然充斥心田。至此，为了帮助2012级新生尽快适应大学生活，同时促进新同学对大学社团文化和性质的了解，更重要的是开起协会之间展开合作的新篇章，创业协会将举办2012年迎新晚会，让我们共同期待吧！（2）活动目的及影响 表示对2012级新会员和其他新同学的欢迎，丰富大学校园文化生活，促进大学生积极参与课外活动，促进社团的发展，是新生感受到大学生活的精彩，找到大学生活的目标，重拾青春的斗志，建立自己正确的人身观、价值观、增强爱国主义热情。本次活动是西南大学大创业协会最具特色的招牌活动之一，而且今年武协也与我们强强联手合作，我们致力于打造一场具有超强影响力的面对全体师生的迎新晚会，因此得到校团委、社团联合会等官方组织的高度重视，并给予大力的支持和配合。除此之外本活动还得到本校各兄弟协会、学生组织、外校团体、特邀嘉宾等等的鼎立相助和参与。这届时必能让主办方的知名度得到很大的提高，同时也让赞助的商家达到想要的最佳宣传效果。二、活动概述（1）活动地点：五一所大礼堂 活动时间：2012年10月27日（2） 活动主题：青春蜕变之旅（3）出席嘉宾：校学生会主席 社联主席及理事 各兄弟社团负责人 各院学生会主席 各大赞助商（4） 活动形式：文艺晚会的形式 （5）媒体支持：重庆日报、大渝网、北碚电视台和贝贝广播、西南大学校园广播、樟树林论支持、青春缙云网 三、活动筹备（一）前期筹备l 组建工作组及其各自的职责和工作任务： 策划部：负责策划的编写与修订工作。要对其他工作组的工作进程进行跟踪与监督其是否按策划落实，以保证整个活动的进程;同时收集各部门在工作中遇到的解决实际问题时对活动筹备工作所提的建议，以便改进策划。 实践部：是活动所需的一切经费来源。从活动策划初步确定后，开始写赞助策划准备拉赞助，确保有足够的经费支撑活动各项准备事宜的顺利开展，为活动的圆满成功打下坚实的基础。在与商家洽谈过程中要把商家宣传要求仔细记录，并及时的反馈到宣传组，以便宣传组进行宣传品的制作和宣传策划中战术的完善，以确保商家利益，和活动的宣传效果，从而最大程度的扩大晚会（协会）的影响力。 宣传部：首先根据活动进行活动宣传资料电子档编排，再根据赞助组所反馈的商家信息（宣传要求、宣传资料的提供、），完善宣传资料的排版。在宣传资料排版完成后，要交给赞助组审查是否基本符合商家的要求。最后根据活动的进程安排宣传工作的展开！要积极和各媒体进行沟通，同时要不断收集宣传平台（QQ群、飞信群），宣传物品制作规则如下：活动宣传品共同做一部分（传单）；幕布共同做一张大的活动主题幕布，各协会也可根据自己的意愿在此基础上做一个自己协会的宣传幕布；横幅共同做活动现场用的横幅，其余横幅根据各自赞助商要求做！展板、海报根据具体情况而定。 文娱部：在活动主题确定后，根据活动主题开始收集并排练节目。节目类型要求丰富，节目来源要确定稳妥，内容要健康，内涵要深刻；节目组要制定详细的节目筹备计划，每个节目要有确定的负责人，以保证所有节目可以按时、保质、保量的完成，确保晚会的质量！同时负责主持人的选定及其培训。 人资部：要经常与其他工作组沟通，做好活动所需人员的预算和划分；还要根据其他工作组的申请，帮助他们解决人力不足问题。同时做好工作期间人员考核 技术部：制作晚会中所需的电子材料（VCR 音频材料、PPT）;帮助宣传组制作一些技术含量较高的技术活（根据宣传组需求而定）这样可以解决部分技术人的欠缺问题；活动中所需的电子设备的准备、应用技术的掌握（音响、灯光、投影仪、）;根据活动策划要提前做好物资预算，以便物资组提前购买。晚会过程中所有资料的拷贝，并且由策划部人员监督根据晚会具体流程进行试放，避免在活动中资料播放出现差错，造成难以挽回的损失.建议将活动电子材料准备和设备准备分开进行，具体分工由技术组自己协商。 会员办：根据其他组所列物资清单采购所需物资，并做好财务记录，以便报账;活动中所有物资的看管发放（尤其是晚会进行时的物资管理），所以人员分配要科学。并且借晚会所需的桌子、凳子、展板。秘书处：负责礼仪人员选定及培训，制做嘉宾邀请函和工作人员工作牌l 前期活动筹备工作注意事项本次活动筹备时间紧迫，各项工作十分繁琐，为提高工作效率，各部门务必相互尊重，互相支持，在筹备工作中请注意以下事项：1. 各工作组在活动中人员不足时，需要以书面形式向人资组提出申请，要写明所需人员、做生么事、何人带领、需帮助做得事什么时间开始和结束。人资组必须提前做好人员工作安排，人员份工要明确、安排要细致，一句话要将事落实到人。提前做好人员调集申请表，并发放给各个工作。2. 各工作组在购买物资时，要详细记录，拿票据和书面申请向财务组申请报账，申请中要详明物资名称、数量、单价、及申报总经额等；最后发放物资时也必须详细登记，避免物资丢失，各协会的的原有物资由各协会自己负责管理。3.各工作组要制定详细工作计划（时间控制、在组内人员分配、经费需求和开支详情、物资需求要提前做好预算）4在筹备工作中要召开23次讨论会，主要解决一些重大问题，如策划修改、经费不足、重要责任人员调整、制定后期活动细则等，（二）宣传工作l 实体宣传(1)宣传品：传单3万份 横幅10条 海报20张 展板8张 幕布2张(2)宣传战术和宣传效果：a我们将同期在南北樟树林悬挂横幅，幕布、张贴海报、放置展板 。b并在活动地点悬挂多条横幅，以及展板宣传我们的活动（并对商家信息进行宣传），整个会场都可以用于商家 宣传。 c传单用于前期扫楼宣传。通过一系列的宣传主要是将活动的信息传递出去，为活动造就声势，吸引同学参与其中。l 网络宣传(1)宣传平台：西大微薄、创协微薄、人人网、青春缙云网、新生QQ群和飞信群、各老乡会、会员飞信群(2)宣传战术和宣传效果：a.在创协的QQ群，微博，人人网上发布本次迎新晚会的相关信依托网络广发消息（在现在这个网络时代，利用网络宣传可以确保覆盖面。） b、在各个老乡会QQ群上发布消息力求将本次迎新晚会的消息覆盖到整个学校，进行最有力度的宣传（这是以往活动都没有过的，到时候会有很多老乡会鼎力支持） c、到时候西南大学樟树林论坛，校广播台也会发把我们迎新晚会活动的消息（这是包括院迎新晚会都无法做到的，所以可以吸引更多的学生）d、我们将以短信的形式告知我们的每一名会员（创协的会员量在3000左右）l 创业联合会支持：西南地区十五所高校组成的创业联合会个组织成员，将利用各自学校的宣传平台校广播、人人网、个协会微薄帮助我们宣传，主要是扩大协会在外面的影响力，同时也可以对商家的大力宣传注意：宣传组应根据策划的规定和建议制定详细的宣传策划，确保宣传的范围和效果，扩大协会影响力，同时也更好回馈商家。两个协会的宣传品制作按策划组达成的协议进行。（三）当天工作安排（后期）1、实践部 在活动当天八点前到活动地点开始安排场地布置工作，在下午两点前完成场地布置工作，布置完成后应派人进行监管，避免意外损坏和破坏，直到下午六点左右 。舞台前方右侧的那一小块观众席位设定为协会内部待命人员的休息区域2、技术部 在上午十点左右将设备运抵活动场地，并组织对设备进行安装调试，在下午两点前完成，在下午三点前完成对活动所需的电子材料的拷贝和试放工作。同时要做好技术故障应急预案，以保障活动顺利进行，策划部监督完成（技术部），最好活动流程确定后就开始收集节目的音乐和其他电子资料3、文娱部 在活动当天中午一点前把个节目所需的配音或是VCR收集好，并按节目出场顺序整理好交给技术组工作人员；在下午三点至下午六点期间，要组织所有节目彩排2-3次，提前通知个节目负责人当天活动时间安排，以便准备工作按计划进行。（文艺部）4、策划部 检查各工作组的工作进程，帮助文艺部进行组织节目彩排，对活动进程做修改，为主持人讲解策划、为其他工作人员讲解策划，在下午六点左右组织所有部长开短会，强调活动相关细节。（策划部）5、人资部 负责调集人员安排，为其他工作组提供人员保障，组建机动组、活动开始前负责内部人员签到考核。制作详细人员分工表，从当天工作量小的部门抽调人员为主。（人资部）6、宣传部 负责媒体接待，现场宣传品的布置（宣传部），7、会员办 上午十一点前把协会的物资送给相应工作组，同时及时购买各部门所需物资，制定好物资发放统计表，记录物资的流通状况，避免物资丢失！通知会员2-3次。（会员办）（会员办）所有桌子、凳子向社联借8、秘书处 做好嘉宾接待工作，在下午三点前把工作牌发给工作人员。（秘书处）9、编辑部 负责晚会的照相，和后期的文字编辑用于微薄更新宣传和存档四晚会计划 （一）节目单及其顺序1.街舞（开场） 2.唱歌（海芋恋）3.泰国哑剧 4. 爵士舞5.打虎上山6. 小品（选妃）7. 魔术 8. 茶艺9. 映山红（歌伴舞）10. 古筝、书法、插花11. 天竺少女印度舞 12.Imocence歌曲艾薇儿13. LADY哥哥（搞笑舞）² 抽奖活动14.晚会结束时大合唱歌曲和你一样（二）晚会具体流程1、晚会开始前半小时 18：3019：00循环播放协会宣传片和部分赞助商的宣传片，最后播放倒计时2、晚会第一节 19：00-19：04倒计时完后灯光迅速亮起来，开场舞街舞，街舞完后全场灯暗下来（3秒），主持人上台灯亮。19:0419:12主持人上台宣布晚会开始（结合晚会主题准备一段优美的开场台词）、欢迎所有观众到来、介绍嘉宾、报幕。完后请观众欣赏歌曲海芋恋，主持人下台时灯暗下来3、晚会第二节19:1219:15歌曲海芋恋，用追光灯-追光照射歌手上台（10秒），歌手上台后追光灯灭 ，然后开启舞台灯光-彩灯和一个白光灯，白光灯打舞台中央。歌曲结束后灯光全亮19:1519：18主持人上，主持人下台后灯光全灭（5秒）19:18-19:23泰国哑剧上台表演，表演人员上台时灯光慢慢亮起，接着灯光全亮，结束后灯光变暗。19:2319:27爵士舞表演人员上台，带音乐响起，与此同时灯光慢慢亮起，表演人员上台后灯光全亮，结束后灯光迅速全灭（5秒）19:2719:30，灯光全亮，主持人上台，
