博士学位申请系统操作指南

博士学位申请系统操作指南博士研究生版本一、申请人登陆博士学位授予系统方法一、申请人通过公共数据库-研究生系统-我的学习-学位申请，点击后跳转至博士学位申请系统，如下图方法二、申请人使用学号和密码（与学生或者教师的公共数据库密码相同）登录博士学位授予系统，（网址：http:/219.228.136.141）如图1：图1 申请人登陆界面二、个人基本信息维护1、公共数据库-我的事务-预毕业信息核对无误后确认提交，更新后的信息由管理处进行审核，审核通过，在下一个数据推送时间过后，再进入学位申请系统进行核对。2、学位申请系统-核对个人信息申请人进入学位申请系统，再次对个人基本信息进行核对，确认无误点击提交。在核对过程中，请务必认真对待。个人信息将用于证书的制作，并向国家报送。三、答辩前资格审核1、课程审核及预答辩2、科研成果审核请见培养处通知http:/www.yjsy.ecnu.edu.cn/newsdetail.asp?id=3067四、学位论文评阅填写学位论文评阅审批表l 点击“学位论文评阅”菜单下的“填写学位论文评阅审批表”，逐条填写各个栏目；各栏目均必需填写，否则无法提交。l “学位论文题目”填写申请博士学位的论文题目的全称；题目为中文的不需填写外文翻译，题目为外文的即请填写外文。l 论文撰写开始时间和论文撰写完成时间的格式为四位纪年+二位纪月+二位纪日，中间不可出现空格或任何字符，示例：20050201l “学位论文自我评价”各项信息将体现在盲审评阅意见书中，请博士研究生严肃、认真、如实填写；其中，“在读期间科研成果与学位论文内容相关性说明”指在读期间发表的科研成果与学位论文之间在观点、数据、内容、论证、结论上有何关联。l 填写后可点击“保存”按钮，保存状态下博士研究生仍可查看、修改、提交。确认无误后点击“提交”按钮。提交后在学位论文评阅审批表学位办网上审批前博士研究生仍可以修改，一旦审批，则不能再修改。注意：申请人填写论文基本信息，并确认提交后，院系研究生秘书方可录入评阅人信息。五、查看总评结果（填写2013年拟毕业博士生求学历程意见反馈表）一、查看总评结果博士研究生登陆系统，点击进入论文评阅查看总评结果模块，可查看本人的3个盲审成绩和2个评阅成绩，每个成绩显示一行；且在成绩的下方可显示盲审、评阅的状态、计划盲审返回时间（即盲审逾期通过的日期）和总评的结果。如图：盲审成绩由学位办录入，并将盲审评阅意见书通过院系反馈给博士研究生供修改论文参考；同时，若院系或博士研究生发现学位办成绩录入有误，请及时联系学位办。评阅成绩由院系录入，并将评阅意见书反馈给博士研究生供修改论文参考。盲审、评阅的状态由系统自动判断生成。1.盲审状态分为：送审中、通过、不通过、异议、逾期通过等盲审“送审中”指论文已送审且尚在盲审期，且三个成绩未全部返回；盲审“通过”、“不通过”和“异议”的认定和处理办理请见“华东师范大学博士学位论文双盲评审结果认定办法”（请点击：http:/www.yjsy.ecnu.edu.cn/newsdetail.asp?id=1014）；盲审“逾期通过”指两个盲审成绩已返回且通过，但第三个盲审成绩尚未返回，这种情况等同于盲审通过，暂不影响答辩进程；但成绩返回后应按照正常返回的成绩对待。若两个成绩返回，其中一个或两个出现“异议”或“不通过”，则不可视为逾期通过，暂不可安排答辩。2.评阅状态分为：送审中、通过、不通过、异议4种，系统将自动判断生成并反映，其成绩对总评结果没有影响，但两个评阅成绩都必须返回。3.总评结果分为：送审中、通过、不通过、异议，由系统自动判断生成。总评结果“送审中”指盲审和评阅5个成绩都未逾期，但并未全部返回；总评结果“通过”指盲审状态通过且2个评阅成绩已录入；总评结果“不通过”指盲审状态不通过；总评结果“异议”即盲审状态异议。1）总评结果“通过”后博士研究生即可点击论文答辩填写答辩申请模块进行下一步；2）总评结果“不通过”时，博士研究生不可申请本次论文答辩，应按照盲审和评阅专家的意见，在导师的指导下认真修改论文，在有效的学习年限内再次提出答辩申请。3）总评结果“异议”时，分委员会应针对盲审和评阅意见进行讨论，速就该生是否可以申请本次答辩的意见电子签报学位办。学位办就签报意见作出批复，并对总评状态进行修改和备注说明，决定博士研究生是否可以网上进行答辩申请。从分委员提交电子签报至学位办批复并修改总评状态、备注说明的时间因受各方因素制约，约需3-5个工作日，期间请不要来电催促。二、填写2013年拟毕业博士生求学历程意见反馈表为进一步改进博士研究生培养工作和教育管理工作质量，研究生院编制了2013年拟毕业博士生求学历程意见反馈表，收集每一位即将毕业的博士研究生对我校研究生培养工作的批评、建议、意见与要求。为便于数据整理与统计，本次调查以电子问卷的形式，具体操作为：博士生登录系统，点击"查看总评结果"，系统自动跳出问卷页面，如系统的安全性设置较高，会出现如下页面： 点击“临时允许弹出窗口”，跳出问卷页面，即可作答，作答完毕点击"提交"后，关闭该页面，即可在学位系统中进行其他相关操作。为保证覆盖，问卷设在"查看总评结果"、"填写答辩申请"和"填写学位申请"三个模块中，博士生可在任一模块中完成此项工作。六、论文答辩1.填写答辩申请只有在总评结果通过（即2个评阅成绩都返回且盲审通过）后，博士研究生方可登陆系统，点击进入论文答辩填写答辩申请模块，填写相关信息。第一步：填写基本信息。包括论文题目（默认读取前置信息，可修改）、论文答辩时间、导师从事学科专业（100个字符）、导师专业技术职称（下拉框选择）、论文答辩秘书姓名、工作单位和其专业技术职称（下拉框选择）。填写确定无误后选择“保存”。如图：第二步：添加答辩委员会成员信息。博士学位论文答辩委员会成员应为5名或7名，由分委员会决定。添加答辩委员会成员信息应逐条进行。添加的信息包括成员姓名、职称、是否博导、工作单位及是否为答辩委员会主席，这些信息均为必填项；备注为选填项，主要填写可以证明答辩委员会成员专业和学术水平的内容。每个答辩委员会只能有一名主席。填写完毕一位委员的信息应点击“添加”进行保存。添加后可以单击某条记录前方的“选择”按钮，对该条记录进行删除或修改。所有答辩成员信息都添加完毕后，可点击“提交”按钮提交第一步和第二步所填写的全部信息。至此，添加信息结束。2.审批“答辩审批表”审批“答辩审批表”和审批“评阅审批表”的方法和程序基本相同。1）答辩申请信息提交成功后，该页面的功能键中将出现“打印答辩审批表”按钮。博士研究生单击并选择“保存”将其下载至本地机中，并打印一式两份“答辩审批表”，导师签字、分委员会（院系）盖章后统一送学位办审核。如图：注意：下载“答辩审批表”时必须选择“保存”，切莫选择“打开”，否则无法下载并打印。2）学位办收到打印、签字盖章后的“答辩审批表”后，方在系统中审批该表，并签字盖章后一份留档，一份返院系留档。网上审批通过该表后，博士研究生可进行下一步“打印答辩材料”；不通过者应及时修改，再提交、打印、签字盖章、送学位办重新审批。学位办收到打印、签字盖章后的“答辩审批表”至网上审批该表的时间为1个工作日，请不要来电催促；确有紧急情况的，请来邮说明。3）“答辩审批表”学位办网上审批前，上述填写的答辩基本信息和答辩委员会成员信息都可修改，但修改后必须重新打印、签字、盖章并送学位办；因只做网上修改，而不提交打印版的“答辩审批表”，但学位办在网上审批时发现问题而延误后续工作时间的，由博士研究生本人负责。4）“答辩审批表”学位办网上审批后，上述填写的答辩基本信息和答辩委员会成员信息皆不可修改，修改需通过学位办进行。具体操作为：博士研究生将需要修改的信息电子邮件发至学位办张老师邮箱（qzhangyjsy.ecnu.edu.cn），学位办将在一个工作日内将审批表从网上退回，博士生即可网上修改信息，并重新提交、打印、签字盖章后送学位办审批。学位办在收到修改过的审批表后将盖章审批、一份送回院系重新归档并网上重新审批。3.打印答辩材料只有在学位办网上审批通过“答辩审批表后”，博士研究生方可打印答辩材料。博士研究生登录系统，点击进入论文答辩打印答辩材料模块，在弹出的窗口中选择“保存”将其下载至本地机中，并打印一套材料，即交予答辩秘书，供答辩时使用。1）注意：下载“答辩材料”时必须选择“保存”，切莫选择“打开”，否则无法下载并打印。2）答辩材料将归入人事档案，且将提交校学位委员会讨论学位用，事关重大，必须由系统生成，且不得手动修改任何内容。部分电脑操作系统或office不支持相应字体格式的，请至下列地址下载字库解压缩后安装，再行打印。安装方法：运行“开始”“控制面板”“切换到经典视图”“字体”文件夹菜单栏“文件”安装新字体。因字体原因出现打印异常的，院系答辩秘书应责成博士研究生重新下载、安装字体并打印。目前此问题还时有发生，再次提醒申请人并请院系研究生秘书和答辩秘书协助检查：答辩材料和学位申请书属重要档案材料，请高度负责，若仍出现字体问题，学位办在收到材料后将坚决退回。字库下载地址：http:/www.yjsy.ecnu.edu.cn/xwb/xwbzlxz.htm 3）每一套“答辩材料”由以下几部分组成：首页：材料封面。第2页：答辩会程序。供博士研究生了解、答辩秘书宣读。第3页起：.答辩材料1：学位论文答辩情况表。均为系统信息，不可修改；确实因前面环节录入错误而需修改的，请联系学位办。其中，表决结果各项答辩结束后再行填写。.答辩材料2：学位论文导师评阅意见表。导师应针对博士研究生论文的情况提出意见，其他如思想政治修养、科研实践、课程学习等方面的意见不需填写。导师评阅意见部分是可读写文件，导师可手写，也可电脑输入评阅意见。输入的部分将显示浅灰色，但打印出来之后不受影响。.答辩材料3：学位论文答辩记录表，共3页，为可读写页面。答辩秘书可手写，亦可电脑输入答辩情况记录。输入的部分将显示浅灰色，但打印出来之后不受影响。答辩记录录入/填写完毕后，应标记“以下空白”。.答辩材料4：“学位论文答辩评价”和答辩材料5“博士学位论文答辩表决票”生成一页文件，该页为只读，必须手写。该页根据答辩委员会成员数自动生成，有5人则生成5份，有7人则生成7份。特别注意：答辩材料5“博士学位论文答辩表决票”上必须加盖院系公章方为有效票！“学位论文答辩评价”的作用是为了更全面的形成对论文各项指标的评价，为两年一度推荐全国优博论文和上海市优秀硕博论文提供依据。.最后一部分是答辩决议。答辩决议自动生成三份，页面可读写。答辩秘书可手写，也可电脑输入决议内容再打印出来请答辩委员会成员签字。注意：两份答辩决议的签名部分都必须请答辩委员亲笔签名。注意：1）答辩材料中可手写、同时也可电脑输入的部分，选择哪一种方式完成，属个人决定。博士研究生、导师和答辩秘书在处理答辩材料上可灵活掌握，但求整齐、便捷、美观。2）答辩时，答辩材料的封面至答辩材料2可装订起来，由答辩委员会传阅，但表决时应交由答辩秘书，供其在答辩材料1中填写表决结果；答辩材料3由答辩秘书做记录用；答辩材料4和5的一页每位答辩委员各一页；答辩决议也由答辩秘书草拟、形成答辩决议用。答辩秘书可将本人负责的博士研究生的答辩材料电子版收集起来（秘书可下载本单位所有学生的答辩材料），用于电脑录入答辩决议；答辩结束后，迅速只输出答辩决议页请答辩会签字即可（此法仅供参考）。3）答辩结束后，答