食品原辅料采购管理制度

食品原辅料采购管理制度1 目的为了对食品原辅料的采购过程进行控制，保证所购的食品原辅料产品符合质量要求。2 适用范围 适用于食品开发、生产和服务过程所需原辅料等材料的采购过程的控制。3 职责3.1 供应链部负责开发、生产和服务过程所需食品原辅料物资等材料的采购。3.2 财务部负责供应商的付款。3.3 质量管理部负责采购原辅料产品的验证。3.4 采购部门负责对供应商资信的收集、合格供应商的筛选评价以及采购合同的签订，付款申请、发票的报销。4 控制要求和方法申请部门填写“采购申请单”4.1 采购流程在“申请单”上标注修改内容；通知“申请人”采购员依据“申请单”询价交供应链部相关采购员申请部门领导签字与申请内容不符与申请内容相符将“申请单”交供应链部领导签字签订采购合同相关采购员执行4.2 供应商评价与选择按供方评价与选择管理办法执行。4.3 采购实施4.3.1采购申请单的要求4.3.1.1申请人填写的“采购申请单”必须包括以下内容：明确采购产品的名称、规格、数量、到货时间、包装要求及其他技术质量要求。4.3.1.2 “采购申请单”须经需求部门领导签字确认后方可作为采购业务的原始依据。4.3.2 采购申请单的处理4.3.2.1相关采购员接到“采购申请单”一个工作日内，对该“采购申请单”进行处理，发出询盘；若有特殊情况无法在一个工作日内落实该“采购申请单”，也必须在一个工作日内与申请人沟通，必要时可将沟通的主要内容记入“采购申请单”备注栏内。4.3.2.2采购人员须严格依据批准后的“采购申请单”在合格供应商处进行采购，以确保采购产品符合规定要求。4.3.2.3对于由于特殊原因不予执行的“采购申请单”，交还申请人。4.3.3 采购合同签订大宗原辅料、包材、设备、生产材料等需签订采购合同，零星材料的采购可进行现场直接采购。4.3.3.1采购合同应严格依据“采购申请单”拟定，详细填写内容，内容包括：产品名称、规格、价格、数量、包装要求、交货期及交货方式、付款条件、付款期限，必要时可包含如下项目：验证方法、服务要求、出现质量争端、交货延期、数量不足等情况的处理办法及内容。4.3.3.2采购合同经部门领导签字并加盖合同章后方可生效。4.4 采购产品的验证按产品质量检验和控制制度的要求进行入库前的检验。4.5 品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况的处理流程统称为品质纠纷处理。4.5.1 以双方事先约定的品质标准作为处置依据，并于采购合同上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司的要求为依据。4.5.2 现货供应的不合格货物，按不合格品与潜在不安全产品控制程序执行。操作时可要求供应商更换合格的物料，确属供应商无法更换、修复或供应商技术能力不足时，取消订单，另觅供应商。4.5.3破损短少情形，由供应商补足合格物料，由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。4.5.4 因供应商原因导致物料在使用或本公司产品在销售中发现不良后果，造成本公司的损失，依实际发生状况向供应商索赔。4.6 付款4.6.1 采购员根据已生效的采购合同，结合开票等实际情况，定期提交付款计划，经部门领导签字批准后，报总经理审查签字。4.6.2 采购员根据付款计划，填写“借款单”，经部门领导和总经理签字后，交财务部办理付款。4.6.3 若遇特殊情况，未在付款计划内体现的急需付款的业务，采购员须填写“特别付款申请”，连同“借款单”报部门领导和总经理签字后，交财务部办理付款。4.7 报销4.7.1 采购员将购回物资办妥入库手续后，填写“报销单”，连同“入库单”、发票经本部门领导签字后，交财务部审查签字，最后经总经理批准后即可报销。4.7.2 采购员报销时必须提供合法的票据方可办理报销手续。 5 相关文件5.1供方评价与选择管理办法5.2产品质量检验和控制制度5.4不合格品与潜在不安全产品控制程序6 记录6.1采购申请单 (格式见附录A)6.2采购合同6.3借款单6.4特别付款申请6.5报销单6.6入库单第 3 页 共 4 页附录A采购申请单 申请部门申请日期用途序号材料名称规格型号单位数量备注1234567891011121314151617181920申请人： 复核人： 批准人：