北农集团合同管理办法

重庆北部农业开发重庆北部农业开发(集团集团)有限公司有限公司 合同管理办法合同管理办法第一章第一章 总总 则则 第一条 为了适应重庆北部农业开发（集团）有限公司（以下简称集团公司）全面建立现代企业制度的要求，规范合同管理、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法、公司法、公司章程及相关法律、法规，结合我公司实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称合同，是指集团公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条 集团公司下属的职能处室、综合处和下属子公司（含重庆茂兴房地产开发有限公司、重庆市银鹏建筑工程有限公司、重庆泓闰农业科技有限公司、重庆丹青物业管理公司）未经公司授权不得签署权利、义务直接或间接由公司承担的合同；原则上，公司签署的合同一律采用书面形式。第四条 本办法所指的合同管理是指集团公司及所属职能处室、综合处和下属子公司对合同的意向接触、商务谈判、合同条款拟订、审查会签、签字、备案、分发、履行、变更、中止、解除、纠纷处理等全过程的管理。第二章第二章 合同的分类及管理机构合同的分类及管理机构第五条 合同的分类大致可分为服务类合同、工程类合同、其它类合同。第六条 根据渝北区人民政府关于印发重庆市渝北区公共资源综合交易管理实施办法的通知(渝北府办发201223 号)有关发包的规定，对工程类、服务类等合同限额以上及限额以下项目的进行以下分类：（一）限额以上的项目：工程类单项合同在 100 万元以上的项目；服务类单项合同在 50 万元以上的项目，即公开招投标的项目。（二）限额以下的项目：1、竞争性比选：工程类单项合同额 50-100 万元以下的项目；服务类单项合同额 20-50 万元以下的项目。2、直接发包：工程类单项合同额 50 万元以下的项目；服务类单项合同额 20 万元以下的项目。第七条 根据集团公司实际情况，对合同作下列分类并确定专业归口部门。（一）综合处为公司合同管理的主管部门，统一管理公司的合同工作。其主要职责是： 1、负责公司机关后勤管理相关的物业管理、办公设施设备、公用设施设备的采购与维护、企业形象设计、宣传策划服务等合同的全过程办理。2、负责公司合同台账、合同档案的建立和管理： （1）建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号。每一份合同应包括合同正本及附件；合同文本的签收记录；合同分批履行的情况记录；变更、解除合同的协议（包括文书、电传等） 。 （2）建立合同管理台帐。设一个台帐。其主要内容包括：序号、合同号、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐填写应做到准确、及时、完整。 （3）监督检查公司合同履行情况，发现问题及时与公司合同签约部门沟通了解，并及时向领导反映合同管理情况。 （4）应妥善保管好公司合同专用章和公司合同档案。3、协调单位内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼；4、合同管理中需要解决的其他问题。（二）计划财务处：1、负责限额以上（公开招标项目）的招投标工作以及限额以下（竞争性比选）的发包工作，牵头合同的谈判、拟定，各职能处室或子公司配合，共同会审会签，同时将正式合同分发综合处及相应的职能处室、子公司备案，并做好立卷归档的工作。2、负责工程预算合同、工程概算审核合同、全过程造价管理合同、资产评估合同、审计服务、投资类合同，与资金融通、调度相关的贷(借)款、抵押担保、融资租赁合同、招标代理等合同的全过程办理。（三）规划建设处：负责限额以下（直接发包）的施工合同、装修合同、绿化合同、灯饰工程、材料采购合同，电子警察合同、规划合同、概念性方案合同、控制性方案合同、测量合同、勘察合同、设计合同、图审合同、管线探测、管线迁改合同等合同的全过程办理，并配合计划财务处办理限额以上的工程发包手续。（四）招商用地处：负责招商类、土地类合同的全过程办理。（五）社会事务处：负责安全、维稳类合同，同时配合规划建设处审核、签订工程类合同。（六）重庆市银鹏建筑工程有限公司：负责银鹏公司合同的意向接触、商务谈判、合同条款拟订、审查会签、签字、备案、分发、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理，含银鹏公司资质服务合同等。（七）重庆泓闰农业科技有限公司：负责农润公司合同的意向接触、商务谈判、合同条款拟订、审查会签、签字、备案、分发、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理，含涉及农润公司机具租赁合同、采购合同等。（八）重庆丹青物业管理公司：负责丹青物业管理公司合同的意向接触、商务谈判、合同条款拟订、审查会签、签字、备案、分发、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理，含涉及丹青物业管理公司清扫保洁合同、零星修补合同等。第三章第三章 合同的谈判与起草合同的谈判与起草第八条合同谈判：（一） 合同谈判前应确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力以及在经营管理中的资信状况，核实对方代理人是否具有对方法定代表人的授权委托书面文件和权限范围，并开展相关合作条件或价格方面的咨询。（二） 合同谈判应由经办处室、综合处、子公司进行谈判，若涉及专业类知识，相关职能处室应调派专人配合各处室、综合处、子公司的合同谈判，并将谈判情况形成谈判备忘录，先上报分管领导，再报集团公司法定代表人，最终确定合同内容。（三） 合同谈判的具体内容由谈判各方协商确定，一般包含合同各方的名称、数量、质量（包括产品标准、验收标准、技术性规定等） 、价款或者报酬、履约期限、违约责任、解决争议的办法等。第九条 合同起草：（一） 合同必须采用书面形式起草。公司可根据工作需要，由公司业务部门与常年法律顾问一起，负责格式合同起草工作；也可以参照国家有关部门制订的合同示范文本，制订格式合同文本。（二） 起草非格式合同文本或使用外单位提供的格式合同，由负责该合同谈判的承办部门，负责草拟合同文稿或审核外单位提供的合同中的业务内容。（三） 合同必备条款包括标的（规格、型号和数量） 、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。第四章第四章 合同的签订合同的签订第十条 凡进行工程发包、咨询服务或经济协作活动，除即时结清外，一律应订立书面合同，严禁口头协议和非正式书面协议。杜绝先履行、后签订合同的情况发生。第十一条 凡涉及工程类、服务类等合同，按公司章程须经主任办公会审议的必须经审议通过后签订。第十二条 集团公司及所属各职能处室、综合处、子公司一般不得与未经法人单位授权的分支机构、项目部等非法人单位签订合同。签约人不是合同方法定代表人的，须要求其提交有效的法定代表人授权委托书和法定代表人身份证明书存档。第十三条 集团公司及所属各职能处室、综合处、子公司原则上不准采用携带公章或已盖章的空白合同书的方式联系业务，特殊情况应报本单位法定代表人批准，登记在册并实施跟踪管理。 第十四条 集团公司及所属各职能处室、综合处、子公司法定代表人授权业务人员对外签约，必须明确其代理权限。超越代理权限引起的有损于本单位利益的法律责任由越权行为人承担。第十五条 合同文本必须写明对方的名称、地址、联系人、电话、银行账号，签约人为被授权人时，必须提供授权委托书，并填写被授权人的身份证号码。合同对争议解决方式和管辖的约定，原则以由我公司所在地人民法院管辖的诉讼方式解决。第十六条 合同的草签严格按审批流程进行，各环节评审过程须进行记录，签批意见应批注在合同签订评审表，签批人作出标记并签字，由合同编制人负责对签批意见进行处理落实，签批过程的原稿随整理的正式稿件同时归档。第十七章 合同的草签审批流程所有合同的草签，均由各职能处室、综合处、子公司的起草经办人签字、经办处室负责人签字、经办处室分管领导审签、法定代表人签订。第十八条 合同签订的审批流程及权限：（一） 原则上，所有合同均由乙方先行签订，再由我方签订。（二） 所有合同的签订，均由各职能处室、综合处、子公司起草经办人签字、经办处室负责人签字、经办处室分管领导审批，法定代表人签订后，在集团公司综合处加盖集团公司公章及骑缝章。（三） 正式合同文本份数按实际需要确定，但我方至少保证承办部门存档 1 份、综合处存档 1 份、财务付款手续留存 2 份、以及各配合处室存档 1 份，由经办人负责分发，并进行立卷归档。第五章第五章 合同的履行与变更合同的履行与变更 第十九条 合同签订后，即具有法律效力。各部门必须认真履行合同，严格执行，确保信誉。第二十条 有关合同履行中的书面签证、收发货单据、结算文件、来往信函、文书、传真等均为合同的组成部分，各部门在收到对方的上述资料后，应及时处理并制定对策，部门负责人签注具体意见，经过分管领导审批后执行。第二十一条 在合同履行过程中，如需书面通知对方，对方代表当场签字的回执单据由经办处室随合同原件妥善保存。第二十二条 合同在履行过程中发生纠纷，履行部门应及时分析查明原因，收集相关证据，提出解决办法并报请上级部门，及时与对方协商解决，签订补充协议；若协商解决不成应根据合同约定在规定的时效内提请上级部门及时申请仲裁或提起诉讼;当我方接到对方的索赔函或诉状后，应认真研究及时处理，与对方协商解决或收集证据应诉或反诉。第六章第六章 合同的变更与解除合同的变更与解除第二十三条 合同签订后受法律约束，双方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时，由合同履行单位说明原因、提出意见、经办处室、子公司分管领导审核，经集团公司法定代表人同意后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议，妥善处理合同变更或解除的善后问题;变更和解除的相关书面资料和处理记录送经办处室备案。第二十四条 公司依据法律法规或合同约定需单方面终止(中止)或解除合同的，应书面通知合同对方，其凭证作为合同组成部分交由经办部门妥善保存。第二十五条 变更、解除合同必须采用书面形式（包括当事人双方的信函、电报、电传等） 。 第七章第七章 合同纠纷处理合同纠纷处理第二十六条 合同在履行中与对方当事人发生纠纷的，应按合同法和本制度的有关规定妥善处理。第二十七条 处理合同纠纷的原则是“有理” 、 “有利” 、 “有节”：（一）有理：即坚持以事实为依据，以法律为准绳，全面收集、整理相关证据，做到用事实说话，以理服人。一方面，准确把握合同的约定和法律的规定，保障我方行为的合法性；另一方面，合理运用合同的约定和法律的规定，约束对方当事人行为，维护我方合法权益。（二）有利：即坚持效益优先，合同纠纷的处理应以减少我方损失，实现我方效益最大化为目的。对严重损害我方利益的违约行为，必须按违约条款追究对方的相关责任；对我方出现的违约行为应尽量采取合理的补救措施，减少我方的责任风险。（三）有节：除个别恶意侵犯我方利益的外，在处理合同纠纷时，应坚持平等协商，在维护我方利益的前提下，兼顾对方合理利益，尽量避免进入诉讼程序，维护双方合作关系。 第二十八条 合同纠纷统一由经办部门管理与实施，其处理程序如下：（一）收集：经办部门对公司正在履行中的合同实行全程跟踪管理，及时发现问题，防止纠纷。（二）分析：对已发生的合同纠纷，经办部门应全面收集相关证据，并向公司法律顾问通报相关情况，协助法律顾问作出合同纠纷分析意见和处理建议。（三）上报：制作合同纠纷处理建议提交主任办公会研究形成方案后，送集团公司法定代表人审定。（四）实施：经办部门根据主任办公会的决定，协助法律顾问实施纠纷处理方案，及时向集团公司法定代表人汇报工作进展情况。（五）归档：合同纠纷处理完结后，由经办部门制作完整的合同档案。第八章第八章 附附 则则第二十九条 本办法适用于集团公司及所属各职能处室、综合处、子公司。第三十条 本办法自集团公司董事会审议通