中豪信息化系统优化建设方案(V4)

中豪信息化系统优化建设方案（草案）中豪信息化系统优化建设方案（草案）第一阶段第一阶段 ERP 系统开发优化系统开发优化目标：重新梳理公司租赁管理相关流程、物业管理相关流程以及业务模块、财务模块之间的数据流向，在金蝶 EAS 系统现有状态基础上，进行系统二次开发优化调整，使 EAS 系统满足公司当前的租赁管理要求、物业管理要求和财务管理要求。一、一、 合同管理合同管理当前系统界面：当前系统界面：租赁合同功能的原分录为 合同信息、租金设置、收款明细、物业、其他应收、违约金计算方案设置、长租合同设置。系统合同管理目前实现了租赁合同管理，但是租赁管理和物业管理之间联动性较弱，且不能满足公司当前市场管理费的管理要求。合同管理有租赁合同管理、市场管理合同和物业协议，是公司业务的基础。针对一期市场、二期市场、三期市场，在当前合同管理的基础上，实现租赁合同、市场管理合同和物业协议的统一协调管理。具体开发调整要求如下：1、租赁合同增加 “市场管理费” 分录：具体内容为市场管理费的收取情况，应收、实收、实收日期等，内容和原租金收款明细类似；2、增加“物业协议”分录：具体内容为本租赁合同签订成立之日起将同时产生物业服务协议。但是物业服务协议的合同日期与租赁合同和市场管理合同的起止日期有差异。物业协议为一年一签，例如租赁合同起止日期为 20170404-20210403，那和租赁合同同时生效的第一份物业协议的起止日期为：2070404-20171231（物业为一年一签，不跨年） 。当到了 2017 年年底时，客服中心工作人员续签物业协议，协议日期为 20180101-20181231 。最后一份物业协议起止日期为：2021010120210403 。物业费用根据物业协议生成（按照物业协议的起止日期计算）应收。下一轮物业协议的录入：可根据上一期物业协议的内容生成下一轮的物业协议，操作人员仅只需要定义下一轮物业协议的起止日期，然后批量生成，批量生成后可批量生效，批量生效时，批量产生物业费应收，并可批量打印物业缴费通知单。3、物业协议分录内有：装修保证金、押金等费用款项设置，当保存审批合同后，产生这些款项的应用。此款项采用操作人员自定义增加的方式录入（类似当前其他应收的自定义增加，可多条记录） 。4、将原分录“收款明细”修改为“租金收款明细” 。5、市场管理费指的是市场管理合同，市场管理合同起止日期和租赁合同起止日期必须相同，收款方式和收租周期一致；市场管理费和租金按照标准租金的 40%和 60%进行核算，小数按照四舍五入方式计入。6、标准租金单价在确定的情况下，业务部门修改时可改高不能改低，若特殊情况下需要调低的，需经过审核授权方可修改。7、租金和市场管理费的收租周期（分期收款）：可以自由设置租金和市场管理费的收租周期和收租金额（市场管理费和租金的收租周期联动，一致） 。操作人员可以自定义市场管理费和租金的收租周期和金额，例如某合同设置为三次收租完毕：第一次收取 8 个月的租金和市场管理费，第二次在 8 个月结束日止前务要收取第二笔 10 个月的租金和市场管理费，第三次在 10 个月结束日止前收取尾款。既：操作人员可自定义设置多条收租日和收租金额，每一条收租金额汇总等于总租金和总市场管理费。 （收租周期包含：开始收租日、周期起止日期、周期租金金额、提前收租天数，周期间的起止日期不能重复）8、合同套打：实现租赁合同、市场管理合同、物业协议的套打。将这三类合同的模板上传至系统中，录入完毕保存后，客服中心可直接在系统内打印租赁合同、市场管理合同、物业协议。9、批量自定义合同终止日期：实现商铺租赁合同和市场管理合同的终止日期的批量设置，设置后当操作员录入租赁合同和市场管理合同时，合同终止日期已经固定，禁止操作员修改合同终止日期（如果没有设置的，操作员录入时可自定义合同终止日期） 。10、 在合同管理中，一个商铺的租赁合同、市场管理合同、物业协议 的合同编号可以为同一个或合同编号前 N 位一致。11、 免租期：如果合同有免租期，免租期计入第一个收租周期内，但是物业协议不计免租期，如果某合同从 20170401 开始，免租 3 个月，第一次收租 1 年，第一个收租周期就为 20170401-20180630,按理在 20180701之前务必将第二笔租金收缴上来。但是物业协议不能免租，免租仅针对租金和市场管理费。12、 当本合同转租、终止时：后叙。注：款项归属租金归属中豪置业，市场管理费归属市场管理公司，物业费归属物业管理公司。客户申请市场部审核客服中心 核算费用市场部领导总经理客服中心 录入合同套打租赁合用 市场管理合同 物业协议客户缴费商户合同签字签字盖章流程客服部领导总经理总裁董监事会合同盖章存档商户领取合同客服中心核实 财务核实分管领导财务开票现金是银行回执当前新租流程二、二、 物业协议管理：物业协议管理：对于仅有物业业务的仓储公司、新册公司，没有租赁管理和市场管理合同的要求，在系统内实现物业协议的管理。可根据上述合同管理中所说的租赁合同中的物业协议页签单独开发出物业协议管理的功能，可实现物业协议录入（物业协议可批量录入） 、套打、物业费用应收生成、押金、装修保证金等费用的自由定义录入和生成应收。协议到期，如当期物业费用已经收取，系统可自动终止物业协议。下一轮的物业协议操作人员可根据上一期物业协议批量生成（或者操作人员手工录入） ，批量生成后可批量生效，批量生效时，批量生成物业费应收。物业协议可批量套打，批量打印物业缴费通知单。物业协议终止：物业协议可中途终止或者转让。 （中途终止涉及到物业费退款或转款，转让涉及到转款：后叙） 。三、三、 转租管理转租管理目前转租管理（更名过户）：当截止转租日所交租金大于等于应结算租金时，可转租。转租时产生租金退款单（原客户） ，同时产生一条租金收款单（新客户） ，且退款单为原合同所有收款单逐条退款，新收款单为退款总金额汇总收款，收款单与退款单之间有关联。当转租合同的商铺数大于 1 时，转租时按照合同拆分、转款进行。在当前合同转租管理的基础上，进行程序开发调整：1、 转租时，当所交租金和市场管理费大于等于结算后的应缴租金和市场管理费时，可转租更名。 （如果所交租金和市场管理费小于结算后的应缴租金和市场管理费，不允许转租。特殊情况下确实需要转租的需要审批后方可转租）2、 根据转租日进行结算，原租赁合同、市场管理合同、物业协议终止，终止日期为转租日期。3、 转租操作时定义转租过户费，转租成功时自动生成转租过户费的应收。4、 转租后的老租赁合同、市场管理合同、物业协议自动合同终止，终止日期为转租日。5、 转租后的新租赁合同、新市场管理合同，起止日期为：开始日期为转租日的第二天，终止日期为原合同的终止日期。转租后新的物业协议：开始日期为转租日，结束日期为转租日所在年份的最后一天（转租日所在年份的 12 月 31 日） 。6、 转租时的退款和转款：退款：（1） 转租时，原合同自动生成租金退款单：租金退款金额=合同实际缴纳金额 合同开始日期至转租日期的结算租金；（2） 转租时，原合同自动生成市场管理费退款单：市场管理费退款金额=合同实际缴纳金额 合同开始日期至转租日期的结算市场管理费（3） 转租时，原物业协议生成物业费用退款单：物业费退款金额=转租日所在年份已交物业费 - 转租日所在年份 1 月 1 日至转租日结算的物业费转款（收款）：1) 转租后自动生成的新租赁合同自动生成收款单：租金收款单。收款金额为原租赁合同的租金退款金额。2) 转租后自动生成的新市场管理合同自动生成收款单：市场管理费收款单。收款金额为原市场管理合同的市场管理费退款金额。3) 转租后自动生成的新物业协议自动生成收款单：物业费收款单。收款金额为原物业协议的物业费退款金额。原租赁合同、市场管理合同、物业协议的退款单和新租赁合同、新市场管理合同、新物业协议的收款单的单据务必关联，可追溯。针对仓储公司和新册公司的单独的物业协议功能的终止和转让：和市场公司下的商铺的三份合同（租赁合同、市场管理合同、物业协议）中的物业协议操作方式一样。客户申请现场管理员现场主管客服中心 资料审核客服中心 核实投资金融部 核实财务部 核实原合同是否 多间商铺转租合同 自动生成过户费收取过户费套打租赁合同 市场管理合同 物业协议租金换票 市场管理费换票 物业费换票否市场部 核实签字盖章 流程表客服中心 终止老合同是新建合同 关联老合同录入过户费转款客服部领导总经理总裁董监事会合同盖章存档商户领取合同分管领导当前转租流程四、四、 续租续租续租业务仅针对一、二、三期市场（新册有部分）的继续租赁。当续租时：自动产生新的租赁合同、新的市场管理合同，并可定义新的租赁合同和市场管理合同的收租周期：收租日、收款金额等。如果续租操作日所在年份是原合同终止日期的年份，续租时，自动产生一份新的物业协议，物业协议起始日期为续租日至所在年份的 12 月 31 日。同时自动生成该物业协议的物业费应收。当续租操作日所在年份与原合同终止日的年份不是同一年份，物业协议可暂不生成，待需要时由业务人员手工批量操作完成。续租合同生成后，可套打租赁合同、市场管理合同和物业协议。五、五、 转款转款目前转款功能实现情况：可实现诚意金转款至租金，可以实现多条诚意金转款到多个租赁合同（一对多，多对多可实现） 。可实现租金转款租金，且可以实现项目内或跨项目转款（只能实现租金的一对一、一对多转款） 。在当前转款功能的基础上，进行程序开发调整，实现整个 EAS 系统内各款项的跨项目、跨组织、跨模块的转款。具体要求：实现诚意金、合同履约保证金、租金、市场管理费、预收租金、物业费等各种款项相互的跨项目、跨模块、跨组织的多对多转款。注：租金、市场管理费、物业费的转款务必以结算后的可转款金额进行转款，转款总金额不得超过可转总金额。合同终止后，多出来的剩余租金款，可转款至盈余租金款项（房源及客户名称由操作人员选择） 。转款由于涉及到跨项目、跨组织、跨模块，为保证款项之间的逻辑关系，因此在转款时，可采取款项的进与退来实现：如：租金转款至市场管理费，系统自动生成租金退款单，同时产生一条市场管理费收款单（一退一进，和为零） 。一个合同的租金转款至 N 个新合同，原合同的租金进行 N 个退款单，同时生成 N 个新合同的租金收款单（市场管理费等其他款项同理） 。一个合同的转款金额不能大于结算租金后的可转总金额。任何一笔转款操作（无论一对一，还是多对多） ，均可追本溯源（以报表或功能方式展现） 。多对多的转款操作原理：多对多的转款在实际操作中，采用多对一转款、一对多转款来完成。在一次转款操作中不会出现多对多的情况。六、六、 商铺改造、商铺分拆、面积变化、调铺等业务商铺改造、商铺分拆、面积变化、调铺等业务商铺改造、商铺分拆、商铺合并、商铺面积变化等业务，涉及到本商铺所对应的租赁合同、市场管理合同、物业协议的合同终止，以及退款、转款（商铺禁用，重建房源信息） 。当发生上述业务时：1、合同终止将原租赁合同、市场管理合同、物业协议终止（仓储公司和新册公司仅只有物业协议终止） 。终止时，当满足以下条件才可以终止：（1） 实际所交商铺租金大于等于租赁合同开始日期至租赁合同终止日期结算租金时；（2） 实际所交商铺市场管理费大于等于市场管理合同开始日期至终止日期结算的市场管理费时；（3） 终止日期所在年份实际缴纳物业费大于等于终止日期所在年份 1 月1 日至终止日期结算的物业费时以上三个条件必须满足的情况下，方可终止合同。如遇特殊情况，必须经过审批和授权方式方可终止合同。2、退款合同终止后，按常规可进行退款，退款操作时：租金可退款金额（实际缴纳租金金额 使用结算租金金额）市场管理费可退款金额（实际缴纳市场管理费金额 使用结算租市场管理费金额）物业费退款金额（实际缴纳物业费金额 使用结算物业费金额）3、转款合同终止时，租赁合同、市场管理合同、物业协议自动计算出已经使用的合同结算金额（结算金额均采用四舍五入方式计） ， 实际缴纳金额 减去 已