秘书资格考试复习笔记

秘书资格考试复习笔记(三级)一章第一章 商务沟通1.在见面礼仪中要注意到：在日本，鞠躬是常见的传统礼节。；在欧洲各国喜欢拥抱的礼节2.录像中可能出现用餐礼仪：注意3.馈赠礼仪中：（1）与法国人交往，不宜选用刀、剑、剪、餐具或是带有明显的广告标志的物品作为馈赠礼品。（2）与美国人交往，两种场合可通过赠礼圣诞节期间当你抵达和离开美国的时候。(3)与俄罗斯人交往，送鲜花要送单数。（4）与日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）与阿拉伯人交往，不送酒。P3304.商务交往中，日本人不太尊重女性。5.谈话礼仪中，（1）避谈政治、宗教等敏感话题（2）不要以自我为中心（3）避免询问他人穿着、饰物等价格。（4）男士不问钱包，女士不问年龄。6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334 中7.进餐礼仪时，餐巾放在腿上。完全摊开、塞在胸前、掖在腰带上都是不正确的。P3358.普通西餐的上菜顺序：面包、汤、各类菜肴、甜点、水果、咖啡或者红茶。P3359.吃甜点时，要用刀切开后，用叉取食 P33610.第一大题：背景：要接待一个重要访团，进行岗前培训，请您写一份接待计划。答：（1）做接待计划之前我们要了解基本情况，确定接待规格，指定接待计划包括工作准备、生活准备、参观娱乐准备，最后确定人员和经费（2）书上第 339 页上中要点的第一点。（3）书上第 339 页上中要点的第二点。（4）进行岗前培训的基本原则和要求：.不卑不亢：不论外宾来自哪个国家，所代表公司、企业的大小，都应该以礼相待，互相尊重。依法办事：国际间的交往合作，都要依法而行，不仅遵守我国法律，也要遵守对方国家的法律。内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话礼仪、身体语言礼仪、餐饮礼仪等等。P339（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339 下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340 上12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340 中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第 341 页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书 P341 下）15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342 中17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344 中（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339 下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340 上12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340 中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第 341 页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书 P341 下）15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342 中注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题 17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344 中（5）在涉外活动安排中，注意安排好礼宾次序，它表示各国主权平等的地位。方法有：（1）按身份与职务的高低排列。（2）按来宾所在国名称的英文字母顺序排列（3）按时间先后顺序排列。P339 下11.单选：对以前来访过的来宾，接待规格应按惯例规格。P340 上12.会谈时就某些实质性的问题进行交流。（选择）P340 中13.会谈完毕后的合影留念时，顺序按第 341 页的第一种。他遵循的原则：（1）以右为尊（2）前高后低14.对外宴请时要注意：（1）环境要雅致、安静（2）点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳，有许多对方不能普遍接受的，如燕窝、鱼翅、海参等（看一下书 P341 下）15.集体来访，组织其参观、娱乐时要一要去有代表性的地方；二是不能泄密。应预先通知接待方作好准备。P34216.录像中可能出现：迎宾时秘书要到大门口去迎接；介绍时通常是先由我方人员或翻译按、迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342 中注意：在沟通部分可能出现大题，多为小题 17.小题：广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行、或者网络沟通占主导地位的企业管理沟通体系。P344 中18.网络沟通的主体有：管理者的角色转换、员工知识拥有者、网络沟通的环境 P34419.网络沟通的环境有三个网：企业内部的 Intranet、企业的供应商间的 Extranet、企业外部的 Internet P344 下20.基于 Internet 的网络技术的公司内部网，不仅提高了企业信息服务的自动化程度，而且降低了企业管理费用。 P34521.Intranet 模式以浏览器/Web 服务器和数据库服务器为核心。 P34522.Intranet 的应用有两种形式：发布内部文件、内部通信 P345 中23.Extranet 是面向公司合作伙伴、相关企业和主要客户。 Extranet 通常位于防火墙之后，通常也不向大众提供公共服务信息 P345 下24.选择题：Extranet 的作用是：三点 （书上第 346 上）25.多选题：网络沟通的主要形式：四个 书上第 346 页26.网络沟通的原则：主要考试前三点：交流面对面，管理最有效；信息传递前，深思又熟虑；注重影响面，圈内与圈外。 P34727.网络沟通存在的问题：常考第一和三点：沟通信息呈超负荷态；纵向沟通弱化，横向沟通扩张。 P348 和 P349 28.人们愈来愈青睐电子邮件和电子公告板 P349 上第四行第二章 办公环境的管理1.办公布局：开放式办公室的优点：易于沟通，便于交流；缺点：房间易有噪音，如说话声，打电话等影响他人 ； 封闭式办公室的优点：易于保证工作的机密性 （把书第 353 页上表格看一下）2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。P3523.预防紧急情况的措施有：主要是第二点和第六点（P354）其中，第二点可能考选择题；第六点在录像中可能出现4.发生事故时，秘书要填写事故情况记录表；如果事故中有人受伤，则涉及到的每个人都要填写一张工伤情况报告表，里面的主要信息要有：完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。5.第二题：改进日常办公事务工作流程的方案。答：改进日常办公事务工作流程的基本思路是：合并和精简。认识到存在的问题后，提出如下改进建议。书上第 356 页的表格，把大标题写上，然后在自己添写一些话，是句子完整通顺。然后再答第 357 页注意事项中：（1）流程应由职权明确的专人来负责（2）要考虑客户的需要，与其他流程以及客户需求适当结合（3）流程本身要有不断改善的空间和弹性。6.选择题：文稿审定的步骤：（1）文秘人员打印文件，首先应浏览一遍文稿。（2）校对人员应认真校对。（3）章监管员用印前，对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。 P358 上7.选择题：文稿审核的内涵：法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核 P3588.选择办公设备和易耗品供应商时要比较：（1）价格和费用，如批量购买，节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商，但注意一定不要处理的产品（2）质量和交货（3）服务和位置（4）安全和可靠性 要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致P3599.第三题：作为秘书，你如何做到对办公用品的控制和监督？答：第一：要做好库存控制，就要确定好库存卡，既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量是（定义，在书上第 360 页中间），最小库存量是（定义，在书上第 360 页），再订货量是：（定义，在书上第 360 页）第二：加强对办公设备和耗材的库存管理和监督，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。(P261)进货卡即记录所有接收信息；出货卡即是申请领用单，记录发放物品的数量；库存卡是每一次计算物品的库存余额，该余额代表库存物品的实际数量。（P260）第三：最后（书上第 360 页下）检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗。第三章 常用事务文书的拟写1. 选择题：市场调查报告的特点：其一是针对性；其二是真实性；其三是时效性。 P367中2. 市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。 P3673. 市场调查报告的主体由三部分：书上第 368 页下4. 市场调查报告最重要的是实事求是。 P369 中5. 计划的概念。是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 p3696. 计划的特点：其一是针对性；其二是预见性。 P3697. 从书上第 371 页下计划的结构与写法开始看到第 372 页的注意事项。看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。北京的粗略意思是：单位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写一个计划。（注明：背景是老师举的例子，未必是考题）仔细看一下书上第 370 页，例文分析 28. 总结的类型;按内容分，由学习总结、工作总结等；按性质和作用分，由综合性总结、专题性总结等。（选择题）P3729. 总结的结构中主体包括的内容：成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等10. 选择题：主体由过程式、经验式等多种形式。P37411. 在总结中的注意事项：第一、二、三、四点 P37412. 述职报告的特点是：一是个人性；二是真实性；三是通俗性。 P37513. 重点：招标书。招标书由多种类型：企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。 P376 下14. 第五题：可能是公文写作题：招标书 因此一定要好好看一下招标书的结构和写法 看一下第 377 页的招标书例文15. 第六题：可能是请柬写作题 参见第 191 页请柬的格式与写法16. 投标书也称为“标函”，它的特点是：针对性、求实性和合约性。P378关于投标书的结构和写法同学看一下即可。第四章 会议与商务活动1.会议前我们应该做好哪些方面？（1）确定会议的议题（2）确定会议的议程（3）确定会议时间、会期（4）确定经费预算和餐饮安排 P3822.确定会议主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的事迹；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化 P3823.会务组是负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。 P382 下4.开远程会议，预算我们应重点考虑：邮电通信费用，电话和电视费用5.选择题：三方或三方以上参加会议的桌子药用：A.长方形桌子 B.圆桌性 C.马蹄形桌子 D.正方形桌子 答案：BD6.选择题：在什么样的会议中，报告人和主办单位负责人座位相间排列？答案：报告会、表彰会、联席会 P385 中7.远程会议的优点：节省时间、节省金钱、可以使用录音带的形式作永久纪录 P3858