档案学专业 提升档案管理信息化的思考

提升档案管理信息化的思考摘要：随着我国市场经济体制的建立与逐步完善，用人制度也进一步市场化，档案管理作为一种管理手段，在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。从从最早的手工管理逐渐发展成为档案一体化管理，抛开了以往繁冗、复杂的管理方式，不仅避免了纸质管理不能长久保存，还节省了人力、物力，计算机的广泛应用，让档案领域进入电子时代，使之更好地为经济和社会发展服务。关键词：信息化；档案管理；建议引言在当今信息时代，档案管理的现代化已成为档案管理的发展趋势，作为新时代的档案管理者，在思想意识上要超前，不仅要熟练掌握计算机应用的基本知识，还要学会建立各类档案的数据库，将档案信息输入到计算机，可以方便快捷的查询，让以往查询档案繁琐复杂、效率低的情况成为过去式，档案现代化成为办公自动化的和管理现代化的有力支柱。 一、档案及档案管理 档案是指对人们在现实生产生活中的各种信息所做的的原始记录，是对人们以前实践活动的真实记录。档案工作的根本目的在于利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，根据现代档案学者的观点，档案的内涵是指社会个体、社会组织、国家机构在各种社会活动中所形成的不同形式的有价值的历史记录。档案储存了人类发展历程的知识财富，可以再现人类文化，在维系人类社会连续性方面具有不可替代的作用，可以说是历史的粮仓，为人们研究历史、总结经验提供了非常可靠的材料。档案管理是指档案工作人员对档案信息以及档案实体进行直接的开发、利用并给予全面维护的业务工作。主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，二是对档案中所包含信息的管理。 二、信息化对档案管理工作的促进作用 档案是对原始数据资料的记载，对日常工作的开展具有重要的促进作用。以计算机和互联网为代表的档案信息化管理，使档案管理进入了一个新的阶段。 （一）改变了档案载体 传统的档案载体为纸质载体，一切为手工操作，而随着网络技术及计算机的应用，存档方式逐渐变为以虚拟的数字化形式电子文件形式存档。建立档案的全文数据库，使得常规的纸质资源的检索被电子化数据所代替，抛弃了传统由手工进行档案管理的方式，数字化媒体得到了有效的广泛的使用。 （二）提高档案的利用效能 档案工作，归根结底也是为人民群众提供便利。传统的档案从收集到整理、归档、利用的过程繁琐，一份档案的形成通常需要很长的周期，而信息化大大缩短了档案从形成到提取利用的时间，为档案管理效能的提升带来了新的捷径。 （三）为档案的功能从“重保存”到“重利用”提供了保障 传统的档案在利用过程中十分不便，而信息化的档案管理，客户端用户只需要拥有一个账号和口令，即可随时随地对档案进行操作，借助计算机实现人机对话，突破了时间与空间的瓶颈限制，为档案使用者提供了便利条件。 三、信息化对档案管理的新要求 信息化对档案管理工作的开展起到了重要的促进作用，对当前的档案管理工作也提出了更高的要求。 （一）档案保密、安全意识应对创新意识的挑战档案管理在日常信息管理中非常的普遍、也很重要，在不同时期都会存在着不同的档案管理技术以及制度，现代档案学管理已经相对完善，已经成为体系严密的一门学科，但是，在面对信息化的挑战与冲击，档案管理还是存在一定的问题，因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾，将是档案管理信息化的首要挑战。采取管理创新和适用技术是档案管理与其它信息系统整合的可行的解决方案。 （二）档案信息的多样化。出于保密的考虑，传统的档案通常很少向公众开放，而是由管理人员间接为公众调取资料，而且实施信息化后，文件的存储空间得到极大的拓展，方便了文件形成者留存副本，档案的使用者只需要拥有一个用户名、一个口令就可以从客户端访问各种各样的信息。 （三）对档案的人本化要求。为人民服务是党的宗旨，以人为本是科学发展观的第一要义。档案管理的信息化提高了档案管理水平，使档案使用更加便捷，为领导决策、业务及人民群众提供了更为便利的服务。 三、信息化背景下档案管理工作的措施 （一） 加强档案信息平台的更新和系统数据维护 在信息开放的环境下，对档案信息平台的安全性提出了更高的要求。必须引入安全系数高、性能稳定的档案数据管理系统，对其安全性能进行优化，杜绝使用外来数据来源，不允许使用档案信息化管理的电脑接收陌生邮件，进行 QQ 聊天，不能使用不明 U 盘、光盘、硬盘等，要设立软硬件防火墙，以防止网络黑客、木马、病毒的侵袭。做好数据的常规更新与维护，还要要指派专人负责信息平台的管理，建立相关的数据备份与保密制度，为信息化的实施提供有力保障。 （二）加强科研实现保护标准化传统的标准化档案保护主要指档案的标准化仓储设施、设备、文件等，和档案载体保管保护水平的标准化。随着新型的存储介质的出现并且广泛应用现代信息处理技术，出现了许多新型载体档案，如机器可读的文件，音频和视频档案和电子档案等这些档案信息记录和载波磁带、磁盘、光盘等不同形式。在具体工作中对各类档案的温度、湿度、防尘、防磁等保管保护实施信息化，运用信息化技术实施监控处理。 （三）强化培训实现素质专业化 随着信息技术在档案工作领域的普及与应用，必须大力加强档案工作者培训和教育，提高业务能力和知识水平，尽快掌握新知识、新理论和新技术、扩大知识，调整和完善自己的知识结构。同时，引进专业人才，合理调整档案工作者的专业团队结构、年龄结构和个体知识结构。结论: 信息化的应用改变了档案载体、提高了档案的利用效能、为档案的功能从“重保存”到“重利用”提供了保障。与此同时，对档案的实时化、多样化、人本化也提出了更高的要求。在未来的发展中，只有不断提高档案资源的利用率，加强档案信息平台的更新和系统数据维护，通才能够更好地提高档案管理的效能，适应信息化时代的发展需要。参考文献：1 陈昕. 信息化在档案工作中的应用J. 科技信息. 2010(27) 2 林华. 信息时代如何做好档案管理工作J. 科技信息. 2010(21) 3 李春竹. 浅谈企业档案信息化建设J. 黑龙江科技信息. 2009(19) 4 封晓玲. 档案信息资源的规范化管理思考J. 黑龙江科技信息. 2011(14)