部门日常工作实操手册

部门日常工作实操手册关于会议1. 早会每天上午8:40分早会，由中方经理主持，主要内容：1通知最新到货情况，价格变动，销售策略变化等；2通报销售异常产品（过快或过慢），主管做好记录；3业务经理补充说明的其他事情。由于现在业务量扩大，早上很多客户，早会需要简明扼要，控制在15分钟以内结束，更多的讨论分析放在晚会上。2. 晚会每天下午4:50分晚会，由外方主管主持，主要内容：1通报当天各品类销售情况，主要客户的采购情况（经理协助）；2业务员、客服沟通自己当天获得的最新市场、客户信息，对销售异常产品进行原因探析；3业务员、客服汇报自己当天工作（结合前一天的工作安排及临时交待事项），主管点评他们的表现，表扬优秀，点出不足；4主管和具体的业务人员核实明天的工作安排，或者业务经理补充一些需要他们具体做的事情，主管做好记录（这点很重要，现在人多了，但人多不代表效率就高，一定要把他们的工作安排摆到台面上来讨论）；5部门管理规定的强化学习，沟通制度的执行情况。关于开PI单3. 按照客户分类和价格表，任何客户要求获得低于他原来的价格，销售人员在接受订单之前必须与业务经理确认。4. 销售人员不得用A客户的编码为B客户开单；5. 销售订单必须清晰填写，不得随意修改，修改处必须要有中方经理签字确认，否则订单作废；6. PI单未经允许不得复印，不得让任何人带出公司，未执行付款方式单据交由经理助理保管，已执行付款方式单据交由财务开具发货单；7. 订单本按照顺序编码，全本单据用完之后交还经理助理，换取新的订单本，用完订单本由经理助理暂时保管，定期整理存放档案室；关于输PI单8. 输单员必须严格按照订单单据内容录入系统，不得更改；9. 付款方式必须详细记录在备注栏；10. 如订单销售数量大于系统库存可销售数量，在未得到中方经理确认之前，不得保存订单，须让开单客户更改订单；关于样品展架11. 客服每天早上9点前必须拿着最新的库存表检查样品架：没有库存样品：如果是非常规花色，则将样品从展架上取下；如果是常规花色，则在样品上贴上finish字样；有库存样品：所有有库存的砖必须将样品摆在展架上；12. 样品摆放原则：同类型的砖摆放在一起同类型的砖按照库存编码顺序摆放样品架必须摆满样品（可拼花）13. 可卖库存量小于20箱的砖类为小库存，客服与仓库核实实际数量后（无破损），将可卖数量用水笔写在样品上，低于20箱的砖最低可7折出售，低于10箱的砖最低可5折出售；14. 从样品架拿下的样品，常规花色样品砖可交由业务员分发给客户，非常规花色（图册上没有）样品砖放到二楼楼梯口的展架上备查；15. 到货的新花色，业务经理必须及时拍照保存，库存卖完之后样品放在楼梯口的展架；16. 样品架与样品必须保持干净、整齐；关于样品分发17. 客服为客人申领样品之前，必须与负责跟进该客户的业务员沟通，以确定是否有必要给客户他所申领的样品；18. 业务员得到其客户已申领样品的信息之后，必须跟进至客户店铺，确保客户充分展示我们的样品；19. 业务员拜访客户时，必须确保客户充分展示我们的库存有货花色；客户需要的样品可先做记录并通知客服准备；20. 样品在客户拉货时一并给到客户的司机带走，如有需要，也可以定期用公司的货车去市场上分发样品（比如到货的新花色，促销花色等）；关于客户沟通21. 公司每一个客户都由一个客服和一个业务员进行双线跟踪；22. 客服每周必须给自己客户名单上的所有客户打一遍电话，大中客户每周必须打2-3遍电话；23. 业务员每月必须拜访至少一遍自己客户名单上的所有客户，大中客户每周须保证每周拜访；24. 客服每天必须编辑短信发送客户，通知其我司库存花色，新到货花色，价格变动等信息；25. 客服在客户下单购货之后，必须及时填写客户购买跟踪表；26. 如果客户出现采购异常情况（过了购买周期仍未购货、购买额较大幅度下降等），客服须及时通知相应业务员拜访客户，找出原因并解决问题；27. 客服与业务员必须确保其所负责的所有客户在我司采购额占客户总采购额的比例保持稳定、持续增长；关于工作报告28. 客服每日工作报告包括：DAILY CALL REPORT，客户购买跟踪表和客户沟通重要信息记录本。29. DAILY CALL REPORT（见附件）记录客服给客户的电话拜访次数，打通的就打，可以很直观地看出客服每周的电话拜访情况；30. 客户购买跟踪表（见附件）登记客户的下单情况，可以看出客户购买频率，购买金额，购买品类等信息，通过该表可以很快地发现客户的采购是否出现异常情况；31. 客户沟通重要信息记录本是客服自己的笔记本，在电话沟通之后记录重要的信息点，比如：客户承诺哪天会下单，客户需要哪款产品等；32. 客服每天下午下班前必须将以上3份工作报告交给业务经理；33. 业务员工作计划表（见附件）是业务员的工作安排，由主管和业务员根据工作任务的安排一起制定，业务员每周六上午填写，制定下周工作计划，并和当周工作总结一起交给部门经理审核；34. 月度总结报告（见附件）是每一位销售人员在月底填写的当月工作总结，该份总结分析可以按不同的销售人员细分产品和细分客户进行分析，要力求对他们的工作具有指导意义，避免流于形式，只是为了应付中方经理的检查；关于业务部常用表格35. 市场信息登记表（见附件）由业务员填写，业务员所负责的产品市场情况有变动时，必须及时更新市场信息登记表；就算没有变动，每周也得重复更新一次；及时、准确的市场信息反馈，是业务经理在做销售决策时的重要依据，业务经理需时不时自己去市场上核实信息的真实性。36. 产品销售跟踪表（见附件）登记每天每个品类的销售情况，业务经理能直观看到本周截止到当天所有品类的销售速度，结合当周的销售目标（销售周报）对销售异常（过快或过慢）的产品探析原因；有些产品市场情况瞬息万变，业务经理有时要及时调整价格以保证销售速度。37. CHQ RECORD（见附件），销售人员在收到支票之后填写CHQ RECORD，将支票交给财务同事的时候要求接收人在CHQ RECORD上面签字确认；38. 银行存款确认表（见附件），客户存钱之后，销售人员在与财务确认存款之前必须填写完整的存款信息；为了避免冒认存款或错认存款，如果没有填写完整的存款信息或信息有误，财务人员须坚决不予确认存款。39. 新产品销售反馈表（见附件），在新开发产品到货销售之后的第一周，第四周，第八周填写该表，反馈产品销售情况至国内。关于ERP常用销售报表40. 发票汇总表-按特定分类（见附件），可以直观地看到在一定时间段内每个产品品类的销售情况，主要用于周报统计和登记产品销售跟踪表；41. 客户购买成分分析（见附件），可以直观地看出客户的采购额、主要采购品类及各品类的占比；42. 客户购买情况月度分析（见附件），可以直观地看出客户的历史采购记录的变化趋势（按月份），能及时发现客户的采购是否出现异常；该表还可以统计各个地区的采购额；43. 销售汇总表-按产品（见附件），可以直观地看到各个产品单品的销售情况、库存量及周转率，主要为每月订货计划做参考；44. 发票明细表（见附件），是每天看得最多的报表，从哪些客户买货，买什么货，订单价格多少，结合对客户的了解，可以研究出很多市场信息；其他45. 办公场所上班时间不准吃零食、早饭和午饭；46. 业务员每天上午10点前必须离开办公室，前往市场；47. 业务员每天下午必须在4点30分之前回到办公室；48. 如果业务员当天下午不能回办公室，必须在4点30分前通过电话向部门经理请假，并说明原因；未经部门经理允许而未回办公室，视为早退并扣当月奖金；49. 业务员下午下班后必须打卡，如果请假未回办公室，第二天须让业务经理签字确认；50. 坚决不允许客户自行存支票到我司帐户；51. 公司原则上拒绝零售（特别是订单额在1百万以下的），销售人员可友好地建议零售客户到市场上我司客户处购买；如果零售客户坚持要在我司购货，报价须在批发价格上增加15%；