西南地区高校档案信息化的现状

西南地区高校档案信息化的现状1高校档案信息化现状及存在问题1.1基础设施基础设施是信息化建设的前提，信息化必备设备馆均拥有量最多的是计算机和打印机，人均分别达1.24台和0.7台，数量基本能满足需求，但质量还有一定差距（如贵州大学档案馆虽有35台电脑，但有15台是几乎不能用的淘汰机）。另外，其他设备如扫描仪、传真机、复印机等，部分档案室至今仍没有。相比之下，重庆、四川馆均拥有量略高于贵州、云南，但总的来看，部分档案馆（特别是档案室）基础设施仍较落后，离档案信息化要求还有一定的距离。表1为四省/市信息化主要设备配置情况统计表。1.2人才队伍人才是信息化建设的关键。就调查来看（结果见表2），一是人员严重缺编。馆均5.89人（最多18人），最低估计，35个馆（室）仅综合档案馆藏量平均在3万卷左右，最低应配8人，加上人事档案应配10人左右（按综合档案1万卷以内配34人，每增加5000卷增加1人，人事档案千卷1人计），但目前仅13人的有14个馆（个别馆是处级馆），达10人以上的仅8个。如贵州大学档案馆有综合档案约6万卷、人事档案4000余卷，应配18人，再加校史馆4人，最少应配22人，但实际仅15人。二是人员队伍学历、职称结构基本合理。硕士（含有学位无学历人员）、本科、大专及以下人员比例，高、中、初级职称比例均呈两头小、中间大（即本科学历、中级职称人员居多），基本合理，但正高职称人员极少，部分还是教授或图书系列的研究馆员（如贵州12个馆室59人中仅2人，且1人是图书系列），这极不利于高校档案馆研究工作的开展。三是人员专业结构不够合理，所需人才缺乏。其他学科专业人员馆（室）均达4.5人，但档案专业人员馆均不足1人，计算机等现代信息技术人才严重匮乏（馆均0.43人）。在信息技术日新月异的今天，建设数字档案馆已是大势所趋，但部分馆（室）至今仍没有现代信息技术人才；再加之部分现有人员的信息技术应用能力较弱，对计算机等现代化设备的功能使用较单一，不能物尽其用。这必将严重影响其档案数字化，阻碍信息化进程。1.3档案信息资源数字化资源是信息化建设的核心。35个调查馆（室）中有23个馆已开始数字化工作，19个馆建立了案卷级目录库，18个馆建立了文件级目录库，还有部分馆建立了全文、多媒体及其他专题库。而开展数字化工作较好的是四川省，调查馆已全部开展数字化工作；较差的是贵州省，仅3个馆开展。可见，贵州省与全国甚至西南其他省/市高校相比，均存在较大差距。表3为档案信息化建设及利用情况统计表。1.4档案管理系统系统是共享的支撑条件，使用档案管理系统网络版的有23个馆（占65.71，其中13个馆用的南大之星，其余为其他系统或自行开发的），5个馆是单机版。许多馆虽然购置了管理系统，但其软件应用水平和利用效率均不高，很多功能还未利用，提供互联网查询目录级数据库的仅占25.71，绝大多数局限于本校、本馆（室）内查询，利用十分有限。另外，由于部分馆自行开发的管理系统没有更多地考虑与其他系统的兼容性以及以后的升级等，因此，存在管理系统使用少、不统一、效率低、发挥作用有限等问题。1.5档案网站网站是共享的前提条件，目前仍存在一些问题：一是有网站的单位少，35个馆中仅17个建立了自己独立的网站，最少的是贵州（仅3个）。二是网站质量普遍不高。许多网站主页设计大都结构呆板、单一，趋于雷同；网站栏目较为简单，栏目数量少、覆盖面小，栏目内容较少、更新慢、名称缺乏趣味性与亲和力，等等。这既不利于同行之间的沟通交流，使其更好地吸收借鉴别人先进的经验发展自己，同时也会阻碍本馆（室）档案信息化进程和资源共享。1.6安保措施安全保障措施是数据安全的保障，已开展数字化工作的档案馆大多采取多种安全保障措施，常用的有权限控制、密钥管理、防火墙以及数据备份。但仍有少数馆（室）防范不力，安全措施不力，备份方式单一（多采用本机或光盘备份，极少数采用异质、异地或实时在线方式），档案数据资源存在一定的安全隐患。2档案信息化发展建议（1）加大投入，完善基础设施。基础设施制约着档案信息化建设的发展水平。只有加大基础设施的投入力度，配置高效、完善的设施设备，才能加快档案信息化进程。为此，建议各高校加大投入，把档案信息化建设纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，从人力、财力、物力上统筹安排，有计划地购置档案信息化所需设施设备并定期更新，以保持良好的运行状态，较好地满足时代发展对档案信息化的需求，确保档案信息化与学校信息化协调发展。（2）重视队伍建设，提高人员素质。档案信息化具有较强的专业性、技术性、机密性，要求档案工作者不仅应具备良好的职业道德，强烈的事业心和责任感，一定的档案、法律、知识产权保护等知识，还需具备信息技术应用、系统维护以及数字化加工与管理等方面能力。这就要求：一是有关领导应重视队伍建设，建立科学的引才育才机制，引进和培养信息化所需的各类人才；采取多种措施开展继续教育，提高人员的业务水平和现代信息技术应用能力。二是档案工作者应自觉更新自己的知识结构，积极主动学习相关知识，提高自己的业务能力，特别是计算机、网络技术等应用能力，努力使自己成为一专多能的高素质复合型人才。此外，随着科技的发展、档案载体的日趋丰富，还要求档案工作者要勤于思考、敢于创新，推动档案工作在创新中的发展。总之，应努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍，以较好地适应时代发展对档案工作的新要求。（3）重视资源建设，加快数字化步伐。只有将档案数字化，建设完整的数字档案库，才能更好地保存、存续、传播、利用档案，体现档案的价值。为此，建议各高校根据国家档案局关于加强和改进新形势下档案工作的意见要求，真正重视档案信息化建设工作，努力做到应收尽收、应归则归，按照存量档案分步数字化、增量电子化的原则，开展传统载体档案数字化和电子文件归档，切实推进档案存储数字化和利用网络化。同时，在档案管理系统购置（或开发）时，还应考虑与本单位其他管理系统的衔接，以达到自动接收采集学校各部门业务系统电子文件及其元数据，以尽快建成数字档案馆。（4）重视网站建设，发挥窗口作用。网站既是资源共享的前提，又是宣传、展示自己的窗口，以及同行之间沟通、交流的平台。因此，建议充分应用现代信息技术，建立、健全档案网站，着重反映网站特色，揭示自身工作亮点、创新点，并及时更新内容，充分发挥网站的宣传、教育等功能，实现全校、全省乃至全国范围内全文信息查询，不断提高档案检索、利用效率和质量，更好地起到宣传档案工作、开展档案信息服务、发挥档案价值的重要窗口作用。（5）加快平台建设，促进资源共享。档案信息化建设的最终目的是实现资源共享。档案信息服务建设“十二五”规划中明确指出，“未来五年的主要任务之一是实施公共档案信息资源共享服务工程，打造一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务”。2014年国家档案局又在“关于加强和改进新形势下档案工作的意见”中明确提出，“国家档案行政管理部门要搭建全国开放档案平台，并与政府公开信息系统对接，实现资源共享”，可见，建立档案信息资源共享平台已是大势所趋。随着信息化技术的快速发展，各高校已陆续使用档案管理系统，但由于多数只关注于本部门需求，缺乏在区域或行业层面的统一标准，导致使用系统不统一，存在信息孤立，给区域或行业内各部门档案信息的协同访问，跨区域、跨系统信息访问和信息处理带来困难。为提高服务能力，实现区域内或行业内各部门能及时、有效、准确地获取各高校的档案信息，建立灵活、高效、安全、稳定的区域性或行业内档案信息资源共享平台，势在必行。为此，部分省市综合档案馆已率先建立起自己的共享平台，如：青岛市建成启用了基于互联网、金宏网的青岛数字档案馆；烟台市在市直机关推广使用政务网数字档案管理系统；莱芜市建设完成了全市数字档案在线管理系统3，等等。但高校仍多为封闭式管理，档案部门之间缺乏横向联系、信息交流共享等，至今仍没有建立行业内或区域内档案信息资源共享平台。为此，建议各高校应以管理手段的创新和升级为目的，打破高校档案信息“孤岛”和“各自为政”的局面，运用现代信息技术和传媒手段，并按照国家标准建立高校信息资源共享中心，实现档案信息资源的共建共享。如可将名人档案、有合作关系高校相关档案，因拆分、合并等历史原因存放在其他高校的档案，规章制度、编研成果等在一定范围内共享；同处大学城的学校，因地理位置较近，工作同质化程度较高，可通过建立资源共享中心，对有关档案进行信息整合，实现档案整理、保管、利用、数字化处理等业务的共享，提升档案管理层次和服务质量，使档案的潜在价值得以充分发挥，较好地适应大数据时代对档案信息的需要（因为大数据的一个重要理念就是数据之间的关联性产生价值。档案作为一种数据信息，如果处于分散状态，其潜在价值就无法发挥4）。同时，还应加大档案开放鉴定力度，定期开展档案鉴定和开放鉴定工作，把应开放的档案尽可能开放；建立健全档案信息公开发布保密审查制度，严格档案信息公开保密审查5，以确保公开的档案信息不涉及学校秘密和个人隐私。（6）强化安保措施，确保资源安全。档案数据安全是档案工作的重中之重。目前，我国数据安全的保障主要是依靠技术上的不断升级、设置复杂的密码和防火墙、数据备份等方式，但单纯的技术只能被动地解决某方面问题，而难以长远、全面地保障数据安全。另外，在快速变化的信息环境下，技术的改进也不能完全防止计算机犯罪，这些风险都要求我们应注重安全体系建设。主要包括：硬件设施安全体系建设（如通信线路的安全、物理设备的安全与容灾能力、抗干扰能力与设备的运行环境等方面）和网络环境安全体系建设（如网络通信安全、资源访问安全、数据加密、远程接入安全、路由系统安全以及网络设施安全等）6，并建立健全档案安全应急处置协调机制，及时提供多层次、强有力的保护。此外，还应开展安全教育、应急处置演练等，强化安全防范意识和责任意识；定期进行安全检查，严密堵塞各种漏洞，以最大限度地预防和减少突发事件对档案造成的危害。同时，还应做好数字档案异地异质备份工作，认真做好档案信息化过程中的档案实体安全和信息安全保障工作，确保档案及数据的绝对安全。3结语总之，档案信息化是强化档案保护、提升档案管理和服务水平、提高档案利用率、充分发挥档案潜在价值的重要途径。学校档案工作如不走向信息化，必将阻碍其发展。为此，应引起各级领导的高度重视，并采取切实措施努力抓好，以早日建成“五位一体”的档案馆。