使用word的邮件合并功能打印信封封面

使用使用 word 的的“邮件合并邮件合并”功能进行信封封面的打印流程功能进行信封封面的打印流程市场推广开始后，我们要经常给批量的潜在客户寄送公司资料。这样就需要我们在信 封上填写收件人的相关信息及公司信息。如果手写会比较麻烦，而且不正式。所以我们可 以充分利用 OFFICE 自带的功能来解决这个问题。 收件人的相关信息一般会存在 EXCEL 电子表格里。如果将表格里的信息打印出来，而 且美观，请看下方。 第一步： 打开 word2010（其他版本也有此功能，只是布局不一样） ，进入“邮件”界面第二步： 在“开始邮件合并”的下拉菜单里可以选择需要合并成最终稿的文档类型。如果需要 直接打印信封，可以选择“信封” ；如果只是把地址打印出来粘贴，那就选择“普通 word 文档” 。以下以“普通 word 文档”为例：第三步： 以下以“普通 word 文档”为例。点击“普通 word 文档”后，就需要点击“选择收件 人”的下拉菜单，选择“使用现有列表”第四步： 打开资源管理器，选择对应的电子工作簿中的某个电子表。在使用“邮件合并”前，最好将需要使用的数据字段整理成单独的一个表格，如下：字段清晰明确，内容需确保准确。第五步： 下面就要选择字段（也叫合并域）了。在“插入合并域”的下拉菜单里面根据排版需 要选择需要使用的字段。第六步： 对字段进行格式完善。可以选择相应的字段（书名号需一起选中） ，修改字体格式、字 体大小及对齐方式。如下图第七步： 这样已经建立了 word 和 excel 表格的数据联系。下面就可以预览或者打印数据了。点 击“预览结果” ，就会看到排版是否合适。不合适可以修改。同时，还可以“查找收件人” 来更正信息。如果预览没有，就可以点击“完成并合并” ，选择“编辑单个文档” ，选择“全部”这样就得到了包含所有 excel 数据信息的 word 文档，它默认每一条 excel 数据信息点 一张 A4 页面。造成这种结果的原因是每个页面之间都有一个“分节符” ， 使下一个数据 被指定到另一页。如果为了节约打印的纸张，可以将多条数据融合在一张 A4 纸上。方法 是选择 word 里面的“替换”功能，将分节符（b）全部替换成人工换行符（llll） （注 意此处是小写英语字母 l，不是数字 1） 。替换为多个（l） ，是要扩宽两条数据之间的距离， 以便裁切。如图第八步： 将文档另存为新的文档，检查文档，每一个客户名称及信息的位置是否有错位。如果 没有就大功告成了。PS：此功能还可以用于以后群发邮件。