某跨国集团费用管理制度经典版
某某集团股份有限公司费用管理制度（B版）目 录第一章 总则3第二章 费用预算3第三章 费用支出及审批流程3第四章 关于市内交通费的规定5第五章 关于无线通讯费的规定6第六章 关于业务招待费的规定7第七章 关于差旅费的规定7第八章 关于会议费的规定9第九章 关于工资福利、劳务费、文化宣传费等费用的规定9第十章 关于邮电网络费的规定 11第十一章 关于市场费的规定 12第十二章 关于商品维修费的规定 12第十三章 关于商品储运费的规定 12第十四章 关于审计评估费、诉讼费、投诉费、认证费、咨询费、研发经费的规定 12第十五章 关于信息披露费、股东大会费、董事会费和监事会费的规定 13第十六章 关于计提坏账准备、存货跌价准备和存货盘亏（盘盈）的规定 13第十七章 关于销售服务费的规定 13第十八章 关于各项税费、无形资产摊销和其他资产摊销的规定 13第十九章 附则 14第一章 总则第一条 为了加强对某某集团公司费用支出的管理，本着节约开支、提高效益、理顺关系、明确职责的原则，制定本规定。第二条 费用开支标准及审批权限由某某集团财务部拟制，报经某某集团总裁办公会审核批准后，由集团财务总监签署下发执行。第三条 本规定适用于某某集团除PCB业务和二级公司（香港和办公用品公司）以外的各事业群、平台、部门的所有正式员工（包括试用期员工）的各项费用性支出；二级公司的费用管理规定按二级公司管理情况自行设计，经科技集团财务总监批准后报IT事业群财务管理部及某某集团财务管理部备案；其他涉及资产购置、保管及清理的事项，按资产管理部发布的相关规定，报资产管理部审批执行。第四条 如遇IT事业群或某某集团有特殊规定的费用项目或报销流程，按照IT事业群或某某集团的统一要求审批、备案、执行，如美国某某集团有限公司加强异地举行活动管理的暂行规定等。第二章 费用预算第五条 集团内各单位应严格以预算管理制度为要求，制定本单位费用预算，报预算管理委员会审核，最终经集团财务总监审批后下发执行。第六条 各预算单位应严格以本单位费用预算额度及费率为限进行各项费用支出。费用支出将结合预算管理制度以及相应考核制度进行科学、合理的考核。第三章 费用支出及审批流程第七条 按照内部控制的要求，费用支出实行二级审批原则，即费用在支出前须在业务层面和财务层面分别经过两级审核审批才能对外付出。具体职责和分工如下：1、业务部门的审核。费用支出先由业务部门负责人就其真实性、必要性进行审核；2、财务部门的审核。费用支出经业务负责人审核后，再由会计对其发票的真实性进行复核、并对是否预算内、是否符合相关管理规定等进行审核并签署审核意见，最后按费用支出的审批权限报相关财务领导；财务领导对会计的审核结果进行监督和确认，并最终审批支出。第八条 费用支出的审批权限及流程一、一般审批权限及流程1、审批原则：二级审批制度。总监（含）以下级别员工在费用报销和款项借出前，在本部门和财务体系均要经两级负责人员的审核审批，其中业务部门具有审核审批权的为总监级以上领导，财务体系的审核审批人分别为会计和总监级以上主管财务领导。总经理（含）以上级别员工在费用报销和款项借出前，需经总裁办分管领导、会计以及集团财务总监审核审批。2、各平台、部门和二级公司在符合二级审批原则的条件下，可以根据本平台、部门和公司的情况设计具体审批流程，报集团财务管理部审核通过并备案后执行。二、特殊审批权限及流程特殊审批权限及流程适用于因特殊原因发生的、超出费用管理一般规定之外的各项支出的审批,包括预算内超标支出和预算外支出。预算内超标支出,除在网上费用系统中填报外，还须由申请人邮件写明该项支出发生的详尽原因，由总经理级以上级别业务负责人签批后报财务部总经理(总部)/大区财务副总经理(区域)审批,审批结果通知申请人及费用会计，会计凭邮件签批结果继续进行网上报销的审核，并将该审批邮件作为凭证附件装订保存。预算外支出，须先按预算管理制度的要求申请调整预算，获得通过后，再按预算内费用申请流程审批支出。第九条 费用借款1、严格执行“前款不清，后款不借”的原则。2、所有借款均挂借款人个人名下，并在借款使用后及时偿还或报销。3、借款时由借款人在网上费用系统中提交“借款单”，按费用支出流程审核审批后执行。4、每月15日前，财务部通过邮件方式通知上月末有欠款的员工归还欠款。原则上在通知的当月，所有员工必须将个人借款还清；否则财务部将知会人力资源部，在发放次月工资时扣发欠款部分。同时，依据某某集团关于积极清理其他应收款的要求，费用报销人有日常借款余额的，其报销款优先冲抵其日常借款余额（除公司专项借款）。5、公司员工在离司或转岗时应到财务部清理借款后才能办理有关手续。第十条 费用报销一、费用报销必须以真实、合法的发票作为凭据（除工资和支付给个人的劳务费外），需要特别明确的几项费用报销：1、物资采购和领用：A. 生产和销售用的物资统一由采购部办理；B. 符合固定资产条件的物料按照行政管理部固定资产管理规定管理；C. 除以上两类外的其他物料采购和领用，包括市场物料和研发物料等,报销时须提供采购清单，领用出库单、发放签收单等相关单据。同时，应由主管部门建立收发存备查簿，明确物料保管责任人，每月定期盘点，财务不定期监盘。如果物料形态发生改变影响价值，需要及时登记更新。D. 领用公司自有产品使用的,由负责的产品部门核定领用成本，并由财务部成本管理处复核该成本后，再按第三章第七条、第八条规定的费用支出流程审批出库，并按核定的领用成本计入领用部门费用。2、会议费报销：需提供会议费发票和会议日程安排和费用计划明细。异地会议，单次参与人数在3人以上，10人以下的，还应提供IT事业群备案；单次参与人数在10人以上的，还应提供IT事业群审批后，某某集团办公室的备案，具体要求见美国某某集团有限公司加强异地举行活动管理的暂行规定。3、装修费报销，除提供真实、合法的装修费发票外，还需提供装修合同。4、运输费报销，除提供运费发票外，还需提供运输合同和收货方签收单。5、销售服务费报销：对于以现金方式兑现的店面服务费、促销服务费，除提供发票外，还需提供服务合同； 以上提到的各种单据资料，均为履行费用支出审批手续不可或缺的组成部分。二、 员工的日常费用原则上应在发生当月报销，差旅费在员工出差返回的一周内报销。特殊情况导致费用未按时报销的，须经集团财务总监或授权人特批后才予以报销。三、各种税款及行政经费的返还款，按“帐内管理，先审批后使用”的原则：收到时须及时入账，单独核算；使用时按规定流程审核审批后方可执行。第四章 关于市内交通费的规定第十一条 市内交通费是指公司员工在工作时间因公外出办事或加班（加班情形的认定以人力资源部相关规定为准）乘坐交通工具而发生的交通费用，正常上下班发生的费用不予以报销。但员工为完成工作任务而自发自愿在工作日晚20点以后或节假日往返工作场所发生的交通费用可报销。员工使用公司公务车，按行政管理部相关规定计算车辆使用费，并计入员工所在部门，占用该部门市内交通费预算额度。第十二条 市内交通费报销时须在网上费用报销系统上按时间顺序填列交通费附表，加班（按人力资源的相关规定认定）、工作日晚20点后或节假日的交通费报销以相应的考勤资料为依据。第十三条 市内交通费应按月报销，逾期报销，财务部不予办理。第十四条 市内交通费的报销限额参考范围如下，各公司财务部根据本公司实际情况在以下范围内确定本公司的具体限额和执行细则，经总经理签章并报集团财务部审批、备案后准予执行。公司总监级以上人员以及销售推广人员可以提供汽油费发票报销，其他人员一律凭公共交通工具的发票进行报销。市内交通费报销汽油费发票的人员不同时报销公共交通工具发票。涉及车改的人员优先执行公司车改有关政策，不再按以上规定报销。市内交通费凭公共交通工具发票报销的，在岗位核定限额范围内按发票金额报销；市内交通费凭汽油费发票报销的，按照岗位核定限额与发票票面金额比较取低者，乘以80报销。职位/岗位 岗位月费用参考限额总裁办公会成员实报实销总经理级600-800销售推广类总监级600-800销售支持类总监级500-700业务及职能类总监级500-600销售推广类经理级400-700销售支持类经理级400-600 业务及职能类经理级400-500销售推广人员400-700销售支持人员400-500维修工程师400-600 一般岗位普通员工200第五章 关于无线通讯费的规定第十五条 无线通讯费指公司员工使用无线通讯工具而发生的费用。 第十六条 员工购买通讯工具的费用由员工个人承担。第十七条 无线通讯费按照岗位核定限额与发票票面金额比较取低者，乘以80报销。各公司财务部根据本公司实际情况确定本公司的具体标准和执行细则，经总经理签章并报集团财务部审批、备案后准予执行。无线通讯费每月报销，季度控制。报销限额参考标准如下：职位/岗位岗位月费用参考限额总裁办公会成员实际费用总经理级 400-600销售推广类总监级300-500销售支持类总监级200-400业务及职能类总监级200-300销售推广类经理级200-400销售支持类经理级200-300业务及职能类经理级150-250销售推广人员200-400销售支持人员200-300维修工程师200-300秘书/行政助理250司机200一般岗位普通员工经批准后100第十八条 通讯费应在当月报销，员工按照员工在线登记的电话号码，提供真实合格的发票报销。未在员工在线登记电话号码的，不予报销。第六章 关于业务招待费的规定第十九条 业务招待费是指公司为加强与业务伙伴、客户及政府等部门的关系，为公司生产、经营创建良好的外部关系和社会环境而发生的应酬费用，包括在日常办公地和出差地发生的招待餐费、礼品费、外部人员差旅费等支出。公司各部门在业务活动和接待工作中，根据具体情况可安排招待用餐，也可适当赠送纪念品或礼品。赠送公司统一定做的礼品，按照公司礼品领用规定执行，费用计入领用部门。第二十条 招待用餐标准原则上每人每餐不超过50元，重点招待每人每餐不超过200元，
