接单员工作职责及注意事项

精品文档接单员工作职责及注意事项一、接单前提工作1、掌握公司产品信息及报价表；如门芯、门套形状，门套类别以及线条款 式。线条高度等。2、 接单常识，客户报单尺寸是属于门洞尺寸还是门芯尺寸，以及墙体厚度、 颜色、线条搭配、开启方向、技术要求、交货期等要有详细说明或资料。3、合理预测特殊订单的交货时间，如加急单，需与跟单员沟通，落实清楚 可实现的交货时间。4、要求接单信息准确、详细；遇特殊情况不能确定能否接单或者不能确定 交货时间的要与跟单员沟通后及时回复客户。二、接单员职责1、细心做好接单信息登记，每下一个生产订单都与接单信息认真核对；避免出现与客户要求相左的差错，如信息不详询问清楚再下生产订单。2、订单信息如：产品款式、规格、颜色、开启方向及技术条件、交期等要 求必须清晰、明了。3、对于同一个客户出现 2种不同类别的门，接单信息登记必须分开记录， 避免给订单带来混乱。4、接单员根据客户、业务员提供的信息工整的记录在接单信息登记本上，客户上本公司订货的可要求在接单信息登记本上签字确认，业务员提供 的信息由业务员签字确认。5、 当天下午16： 00前接到的订单当天完成下单工作，16： 00之后接到的 订单在次日上午10： 00前完成下单工作。&接单员在下单时负责对每件产品进行编号，产品编号原则为月份+序号,如：301表示：2015年3月份接的第一个单。7、接单信息登记、填写生产订单、订单录入电脑等应规范、及时、准确， 避免因差错造成工作被动及经济损失。 所有原始单据整理存档，妥善保管，便于 查阅。8、生产订单每100份装订成一册，并在封面上注明订单起讫编号及接单时9、生产订单的电子档为每月一表，每月做好期末统计，如：订单份数、交 货数量、订单金额、收款金额、准时交货率、货款回笼率等数据统计；便于对各 工序进行绩效考核时提供有利依据。三、交期提醒1、产品生产周期：实木门10-15天。2、加急单生产周期：实木门7天。加急情况需要特殊处理并知会跟单员。3、遇加急单，接单员需要提前2天提醒跟单员加急跟进，确保及时交货。4、出现不能按期交货的，跟单员须及时反馈，便于接单员与客户解释并告知 明确的交货时间，属人为原因延后3天还不能交货的，客户损失将由责任人承担， 严重的公司还会采取相应惩罚措施）四、客户接待及客户信息的存档1、业务员带来的新客户或者是自行找上本公司订货、初次合作的都需要及 时将基本信息输入电脑存档，如：姓名、电话、地址一样都不能少。2、新客户订样品或是初次订货的客户需要详细介绍产品信息。3、新客户下单之前须提供价格表以及样本资料，以便客户及时了解价格和 产品信息。4、在给新客户发货时需要顺带样本资料、产品宣传册、发货单等，避免出 现客户下次订货没有资料参照。5、所有接单的原始信息必须整理存档以备查询。五、接单后的更改1、客户确定需要更改订单或撤单时，必须在规定的时限内进行，撤单和更 改在未投产前进行，颜色更改在次日16： 00前进行。2、客户提出的更改订单或撤单，接单员需填写产品订单更改（撤）通知单由接单员、跟单员在产品订单更改（撤）通知单上签字确认；产品订单更改（撤）通知单一式二联，接单室一联，生产部一联。3、同时跟单员负责将产品订单更改（撤）通知单与对应生产流程卡装 订在一起，便于各生产工序展开工作。六、争议处理1、遇到产品自身质量、价格方面的争议，先做记录随后通知业务员或者其 他相关人员处理，价格方面必须依照公司制定的价格方针， 接单人员不得随意变 动。2、客户反应的问题及时记录，能当场解决的就一次到位，自身解决不了主 动请示生产技术员或生产经理，做到第一时间解决。