Ecel表格中数据比对和查找的几种技巧

Excel表格中数据比对和查找的几种技巧经常被人问到怎么对两份Excel数据进行比对，提问的往往都很笼 统；在工作中，有时候会需要对两份内容相近的数据记录清单进行比 对，需求不同，比对的的目标和要求也会有所不同。下面Office办公 助手（www.officezhushou.com）的小编根据几个常见的应用环境介绍 一下Excel表格中数据比对和查找的技巧。应用案例一：比对取出两表的交集（相同部分）Sheetl中包含了一份数据清单A,sheet2中包含了一份数据清单B， 要取得两份清单共有的数据记录（交集），也就是要找到两份清单中的 相同部分。方法1高级筛选高级筛选是处理重复数据的利器。选中第一份数据清单所在的数据区域,在功能区上依次单击【数据】 【高级】（2003版本中菜单操作为【数据】【筛选】一一【高 级筛选】），出现【高级筛选】对话框。在对话框中，筛选【方式】可以根据需求选取，例如这里选择“将 筛选结果复制到其他位置”；【列表区域】就是之前所选中的第一份 数据清单A所在的单元格区域；【条件区域】则选取另外那份清单B 所在的单元格区域。如下图所示：AOB41叭害 3 " ?'D»T十-'8 打AJ-V !翊记殉型瞬2 :珂因.记隔期勰汀演邮凋IB-C-co砌艇方虫晋四WSB8Sste隔3470TfiJ5+1S350;1%1013M 八 PI Whgx ,LJD0翳ii茁需負砂4®信且购 出谯必I咗忙1mt imi2東髀EJ应幻选擢#羞谢迢衆型2 ?：'： =45«aS9765025! 西肛48曲3&7&提子357276-445muIf i Shert:引一北忖Lizz'JA点击【确定】按钮后，就可以直接得到两份清单的交集部分，效果 如下图。其中两个清单中虽然都有【西瓜】和【菠萝】，但是由于数 量不一致，所以没有作为相同记录被提取出来。0 境1Kfiw2hifl斗翻S間a25748aai'SB70-ID33u惑7257fr1345Off心沖公助孚这个操作的原理，就是利用了高级筛选功能对于匹配指定条件的记 录进行筛选的功能，把两张表中的任意一张作为条件区域，在另外一 张表中就能筛选出与之相匹配的记录，忽略掉其他不相关的记录。需要注意的是，使用高级筛选的时候务必注意两个清单的标题行要 保持一致（高级筛选中作为条件区域的前提），并且在选取【列表区域】 和【条件区域】的时候都要把标题行的范围包含在其中。方法2：公式法使用公式进行比对的方法有很多，如果是单列数据对比比较常用的 函数是COUNTIF函数，如果是多列数据记录对比，SUMPRODUCT 函数比较胜任。在其中一张清单的旁边输入公式:=SUMPRODUCT(A2&B2=Sheet2!A$2:A$13&Sheet2!B$2:B$13)*l并向下复制填充。其中的Sheet2!A$l:A$13和Sheet2!B$2:B$13是 另一张清单中的两列数据区域，需要根据实际情况修改。公式结果等 于1的记录就是两个清单的交集部分，如下图所示：应用案例二：取出两表的差异记录要在某一张表里取出与另一张表的差异记录,就是未在另外那张清 单里面出现的部分，其原理和操作都和上面第一种场景的差不多，所 不同的只是筛选后所选取的集合正好互补。方法1高级筛选先将两个清单的标题行更改使之保持一致，然后选中第一份数据清 单所在的数据区域，在功能区上依次单击【数据】一一【高级】，出 现【高级筛选】对话框。在对话框中，筛选方式选择“在原有区域显 示筛选结果”；【列表区域】和【条件区域】的选取和前面场景1完 全相同，如下图所示：7&45TaC左Hi西Hs*J复紹W-o O訝ill£1吋方梵翳送活鼻法鲫何E丑龟）w3&TtrB oMie=rci«k fjetel“ &S号滾工HWwWoffi c ezhu shou.comsc MSS壬注 毁感站G "- 口确问i些 D:屡攝比就：2 stp.p追里匚I «a 1 I 商一一t E-I'J IF h 5htrt】 阻迟.P牌农瞬MH鋼口,P映0点击【确定】完成筛选，将筛选出来的记录全部选中按【Del】键删除（或做标记），然后点击【清除】按钮（2003版本中为【全部显示】按钮）就可以恢复筛选前的状态得到最终的结果，如下图所示：±1阿呼Vs-STi»j d 吟-_虽 y j -d t'Rw 环瑕倉Sflt£M叙豳V倉J禺訐曲17 ” 5hjpt23lM(iWSEf i 彌2 1逼貝L OSfcJsa覲雋邑-去闻 &S 曲辽鼻«w-沖理前瑟:AB-1畑1sni7335&66渔睨3489104111X THJLBCE1饰2.451:SKS9丽冬76SSLSO&砂2573.T.488.3&97010出子35U.72U.76-F-4www.offtc ezhu hou.co masL 1 吸 二空方法2：公式法使用公式的话，方法和场景1完全相同，只是最后需要提取的是公 式结果等于0的记录。应用案例三：取出关键字相同但数据有差异的记录前面的两份清单中，【西瓜】和【菠萝】的货品名称虽然一致，但 在两张表上的数量却不相同，在一些数据核对的场景下，就需要把这 样的记录提取出来。方法1：高级筛选高级筛选当中可以使用特殊的公式，使得高级筛选的功能更加强 大。第一张清单所在的sheet里面，把D1单元格留空，在D2单元格内输入公式：=VLOOKUP(A2, Sheet2!$A$2:$B$13，2，0)<>B2b7口回踣阿K/ijJka 0F 口 ： "_.j?-谁IA然后在功能区上依次单击【数据】 【高级】，出现【高级筛选】 对话框。在对话框中，筛选方式选择“在原有区域显示筛选结果”；【列 表区域】选取第一张清单中的完整数据区域，【条件区域】则选取刚 刚特别设计过的D1:D2单元格区域，如下图所示：wwwfoffic ezliu shou.com3>9cflE ” co沖 EffiVA,MJ LIB1KA373ias把4ax列5&66347mu70376&351041II9&50Js-S玮F酉记稠世农：2唇邛脚T I F H dhwlS 如朗运列A叵低心 ；UL阳耳 笊斥因哎-J StwtU '3UIJIO£ mm V):;唳 I 4LKS45«59fig7Bi'50皿2525,H4日昭3B.i7&提子35727&A445A方式 row忌iiB示菇細更冬i爵记列望比左:丄：聲羽翻e+： T1fFl-!：11'1 f f Sfcitrt 北'：-理g点击【确定】按钮以后，就可以得到筛选结果，就是第一张中货品 名称与第二张表相同但数量却不一致的记录清单，如下图所示:同样的，照此方法在第二张清单当中操作，也可以在第二张清单中 找到其中与第一张清单数据有差异的记录。这个方法是利用了高级筛选中可以通过自定义公式来添加筛选条 件的功能，有关高级筛选中使用公式作为条件区域的用法，可参考本 站发布的；另外一篇教程：Excel中数据库函数和高级筛选条件区域设置方法详解http:/www.officezhushou.com/excel/jiqiao/2924.html方法2：公式法使用公式还是可以利用前面用到的SUMPRODUCT函数，在其中一张清单的旁边输入公式：=SUMPRODUCT(A2=Sheet2!A$2:A$13)*(B2<>Sheet2!B$2:B$13)并向下复制填充。公式中的包含了两个条件，第一个条件是A列数据相同，第二个条件是B列数据不相同。公式结果等于1的记录就是两个清单中数据有差异的记录，如下图所示。这个例子中也可以 使用更为人熟知的VLOOKUP函数来进行匹配查询，但是VLOOKUP 只适合单列数据的匹配，如果目标清单中包含了更多字段数据的差异 对比，还是SUMPRODUCT函数的扩展性更强一些。匸 =SuWMt&恥已日瞇辱eeU !AJi沽M菲T 0曽AaC1唐為殿星yat!nfias0A0毗配D疙1n丹07700a辭皿760j.10.3S.0蛀111Ji晦9S20蓦能收：2 n础（世二呦；1S2 ltH； 11AOfficeBr 手wwvffOfhcenu 羊 h 呼,comKB534B3B西764S-