纳税人普通发票管理系统使用说明

纳税人普通发票管理系统使用说明书（V3.00000以上版本） v3.00731 2010年7月纳税人普通发票管理系统使用说明3一、系统介绍3二、系统的操作流程31、使用本系统开具广东省国税通用机打发票、电脑版商品销售普通发票（旧版）操作流程42、使用本系统采集和导出普通发票数据操作流程4三、程序的安装5四、开始使用发票管理程序51、程序的启动52、第一次登陆系统53、操作员设置54、纳税人资料设置75、用户密码修改（当前使用者密码的修改）86、小提示8五、购进发票录入81.操作说明92.小提示10六、发票数据录入111、一次录入112、二次录入133、两次录入对碰13七、发票数据导入14txt文件格式说明15八、发票录入数据的导出和导出文件合并161.发票数据导出模块各按钮功能说明162.小提示203.导出文件合并20九、电脑版普通发票开票处理模块231、通用机打发票（平推式）开票打印232、商品销售发票（旧版）开票打印263、作废274、开具红字票285、通用机打发票（平推式）打印格式调整296、商品销售发票（旧版）打印格式调整297、商品代码维护308、客户代码维护319、设置常用开票备注31十、查询统计模块321、查询322、统计34十一、发票种类数据导入34十二、数据库管理346、初始化数据357、数据库备份358、数据库恢复36十三、版本信息查看37纳税人普通发票管理系统使用说明（适合V3.00000以上版本）一、 系统介绍普通发票管理系统是提供给纳税人使用的单机单企业版普通发票管理系统，本系统提供了广东省国家税务局统一印制的通用机打发票、电脑版商品销售普通发票（旧版）等发票的开具打印功能，以及普通发票数据（含通用手工发票、定额普通发票等发票）的录入、导入和导出，发票数据查询统计等功能。系统运行环境：windows98或以上。另外，如需使用电脑版商品销售普通发票（旧版）开票程序，还需安装有Office Excel（开具和打印通用机打发票不需用到Office Excel）。二、 系统的操作流程下面介绍本系统各种普通发票数据采集和导出的操作流程，具体的操作方法参考后面的各模块的操作说明。初次使用时纳税人基本资料录入1、 使用本系统开具广东省国税通用机打发票、电脑版商品销售普通发票（旧版）操作流程1）在“操作员设置”模块设置操作员和权限。2）在“纳税人资料设置”模块录入纳税人基本资料。3）从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录。4）可进入“客户代码维护”、“商品代码维护”、“设置常用开票备注”模块中录入顾客、商品、备注信息，可进入“打印格式调整”模块进行发票的打印格式的调整（此步骤非必需，可根据实际情况录入代码和进行格式调整）5）进入“电脑普通发票开票处理-通用机打发票（平推式）开票打印”或“电脑普通发票开票处理-商品销售发票（旧版）开票打印”模块进行开票和打印。6）进入发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。2、 使用本系统采集和导出普通发票数据操作流程1）在“操作员设置”模块设置操作员和权限。2）“纳税人资料设置”模块输入纳税人基本资料。3）进行普通发票数据的采集。发票数据的采集可分为下面几种方式：l 采用在本系统中录入发票数据的方式进行采集，此采集方式适用任何一种普通发票数据（包括手写普通发票、定额普通发票）的采集，采集步骤如下：A、 从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录。B、 进入“发票数据录入”模块进行发票数据的“一次录入”和“二次录入”（如果是定额发票，在一次录入和二次录入模块，系统会自动填入开票金额和开票日期）。C、 进入“两次录入对碰”模块，进行两次录入对碰，修改对碰不符的录入错误的数据。l 采用导入数据的方式采集普通发票数据。此采集方式使用于使用其他系统开具或录入普通发票数据，以及使用“总局机动车销售统一开票软件”的企业。采集步骤如下：A、 进入“发票数据导入”模块，导入从其他系统中导出来的发票数据文件（具体文件格式见附录说明）或导入从“总局机动车销售统一开票软件”导出的发票数据备份文件。B、 保存导入的发票数据4）进入“发票数据导出”模块，点击“未导出清单”，选择要导出的发票数据后，点击“导出”按钮进行导出。三、 程序的安装1） 双击setup.exe进入安装界面2） 一直点击下一步，直至完成安装注：程序的默认安装路径为：C:Program Files普通发票管理系统。升级程序补丁的时候，请选回程序的安装路径。四、 开始使用发票管理程序1、 程序的启动双击桌面的“普通发票管理系统”图标（图4-1）启动程序。（图4-1）或者选择“开始-程序-普通发票管理系统-普通发票管理系统”启动程序。或者直接进入安装目录，双击nsrptfp.exe文件启动程序。2、 第一次登陆系统使用用户名sa，密码123456登陆。3、 操作员设置（操作员即用户）1） 进入系统后，选择菜单“系统设置”-“操作员设置”进入操作员管理界面，如图4-2所示。（图4-2）2） 操作员管理界面如图4-3所示：（图4-3）3） 修改用户信息：用鼠标选中需要修改的用户，点击“编辑”按钮，进入操作员设置界面（如图4-4所示）。在此界面可修改用户的姓名和权限。权限的设置只需在需要拥有的权限前打勾即可。修改好后按“保存”按钮进行保存。保存成功后，按“返回”按钮返回操作员管理界面。（图4-4）4） 新增用户：在操作员管理界面（图3-3）点击“新增”按钮，进入操作员设置界面（图4-5），输入用户名、姓名、密码（需输入两次），选择相应的权限后按“保存”按钮进行保存。按“返回”按钮返回操作员管理界面。（图4-5）5） 删除用户：在操作员管理界面（图4-3），选中需要删除的用户后点击“删除”按钮进行删除。6） 退出操作员管理界面：在操作员管理界面（图4-3）点击“退出”按钮注：sa用户不能删除, 但可以修改sa用户的密码。4、 纳税人资料设置1） 进入系统后，选择菜单“系统设置”-“纳税人资料设置”进入纳税人信息修改界面，如图4-6所示。纳税人信息修改界面如图4-7所示。（图4-6）(图4-7)2） 可通过导入从税局获取的ID文件的方式录入纳税人信息。在纳税人信息修改界面（图4-7）点击“导入(ID)”按钮，在弹出来的文件选择对话框（图4-8）选择你的ID文件后按“打开”，系统会自动将纳税人的信息填入纳税人信息修改界面（图4-7），导入成功后，按“存盘”按钮进行存盘。按“返回”按钮返回系统主界面（图4-8）3） 亦可直接在图4-7的界面输入纳税人的各项信息后按“存盘”按钮进行存盘。按“返回”按钮返回系统主界面。注意，一定要确认输入如的信息正确无误。纳税人编码指12位码，如010400123456。4） 注意如果已经录入有发票信息，则进入此纳税人信息修改模块时会有“已录入有发票数据，不能修改纳税人编码和税务登记号！”的提示（图4-9）(但可以重新导入ID文件)，此时如要修改纳税人编码，则必须先进入“系统设置-数据库管理-初始化数据”模块进行数据初始化，数据初始化会清空所有的数据。详见“初始化数据”模块的说明。纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是错误的。（图4-9）5、 用户密码修改（当前使用者密码的修改）进入系统后，选择菜单“系统设置”-“修改密码”进入修改密码界面（图4-10）。输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。（图4-10）6、 小提示l 通常使用Tab键或Enter键可以移动光标l 由于sa用户权限较大，所以建议第一次使用sa用户登录后修改密码l 纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是错误的。五、 购进发票录入当从税务机关购买发票后，要首先到购进发票录入模块录入发票购买信息。1. 操作说明1） 点击菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面。界面如图5-1所示：（图5-1）2） 点击“新增”按钮后在上面的列表中进行购进发票的录入。录入完一项后，按回车（Enter）键系统会自动将光标移至下一项。购买日期默认为数据录入的当天，可修改。发票名称和份数这两项不需录入，系统会自动填入。录入完毕后，按“保存”按钮进行保存。提示保存成功后，系统会清空上面的录入表格。在新增的录入过程中，可以用“删除”按钮删除刚刚新增加的行。注：录入时发票号码起号必须为一本发票的第一张，发票号码止号必须为一本发票的最后一张。（发票号码起止号码之间可以有连续的几本发票，并且发票号码起止的位数必须一致，否则不能保存。）（省通用机打发票、电脑版商品销售普通发票、印有企业名称普通发票（自印发票）和定额发票无此限制）3） 如要查找删除修改以前录入的发票购买数据，请先点击“查找”按钮。点击“查找”按钮，弹出的窗口如图5-2所示：（图5-2） A) 如需按日期范围查找发票，请在“日期范围”前面的框上打勾；如需按发票代码查找，请在“发票代码”前面的框上打勾（可两者都选）。B) 输入查找条件后，点击“检索”按钮。系统将会检索出符合条件的购买发票数据。如需查询全部购买发票记录，请点击“全部”按钮。C) 在查找之后，如需删除，请先在上面的列表选中要删除的记录，然后点击“删除”按钮，最后再按“保存”按钮，保存此次的删除操作。（如果不按“保存”按钮，数据将没有真正被删除）。注意，如果要删除的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被删除（会有提示告诉不能删除）。D) 在查找之后，如需修改记录，请先在上面的列表中选中要修改的记录，然后点击“修改”按钮，修改购买发票记录的窗口如图5-3所示：（图5-3） E) 直接在要修改的地方修改数据，修改之后按“保存”按钮即可。注意，如果要修改的记录包含已经进行了开票或发票录入的发票号码，将不能被修改（会有提示告诉不能修改）。2. 小提示l 新增或删除数据后，如没有按“保存”按钮，则新增或删除数据无效。l 不一定每录入完一条数据后都按“保存”按钮进行存盘，可以在新增几条记录后再按保存按钮。六、 发票数据录入（注：佛山用户使用“纳税人普通发票安装程序setup3.00731(fs)”及补丁程序，只需一次录入）发票数据录入模块主要功能为录入发票数据（如果已用此系统的开票模块开票的电脑版普通发票则不需在此发票数据录入模块录入数据）。为提高数据录入的准确性，系统采用了一次录入、二次录入，两次录入对碰的方式。即发票数据需分别在“一次录入”模块、“二次录入”模块分别录入之后，在“两次录入对碰模块”对碰，找出两次录入中录错的数据并修改错误数据。发票数据录入模块的菜单如图6-1所示：（图6-1）1、 一次录入一次录入的界面如图6-2所示（图6-2）一次录入操作步骤1） 录入发票代码，按回车（Enter）键。如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称（图6-3）。如敲