采购员十项必会基本功

第一招：采购员入门之供应商评选（一）成立评选小组供应商之评选，第一步应该是成立调查小组，对合格厂商的各项资格或条件进行分析及审议。小组的成员可包括采购部门、工程部门、生产部门、品质保证部门、财务部门等。（二）决定评审的项目由于供应商之间的条件，可能互有轩轾，因此，必须有客观的评分项目，作为选拔合格厂商之依据。评审项目通常包括：1. 一般经营情况（1） 公司成立的历史。（2） 负责人的资历。（3） 登记资本额。（4） 员工人数。（5） 主要客户。（6） 财务状况。（7） 营业证照。2. 供应能力（1） 生产设备是否新颖。（2） 生产能力是否已充分利用。（3） 厂房空间是否足够。（4） 工厂地点是否邻近买方。3. 技术能力（1） 技术是自行开发或依赖外界。（2） 有无与国际知名机构技术合作。（3） 现有产品或试制样品之技术评估。（4） 技术人员人数及教育程度。 4. 管理制度之绩效（1） 生产作业是否顺畅合理，产出效率如何？（2） 物料管制流程是否以电脑化，生产计划是否经常改变。（3） 采购制度是否能确实掌握材料来源及进度。（4） 会计制度是否对成本计算提供良好的基础。5. 品质能力（1） 品质管制制度之推行是否落实，是否可靠？（2） 有无品质管制手册。（3） 是否订有品质保证的作业方案。（4） 有无政府机构的评鉴等级。（三）设定评审项目之权数 即针对每个评审项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同的权数。不过，无论评审项目多少，各项目权数的总和必定是 1（100%）。然而每个评审项目的权数，在评选小组各组员之间，仍必须按其专业程度加以分配。譬如以技术能力而言，生产人员所占的该项权数的分配比率，应该比其他组员为高。评选小组决定了供应商的评审项目及权数后，可将供应商调查问卷送交相关厂商填写。然后进行访谈或实地调查， 并定期召集评选会议，按照供应商资格评分表（如下表示）进行评定的工作。供应商资格评分表公司名称：电话：地址：评审状况（）初审（）追查（）改进（）核准（）不合格审查 评 分 表评核项目配分审查小组分 数        工程品管采购1一般经营状况15×0.2×0.2×0.62制造能力20×0.4×0.4×0.23技术能力20×0.5×0.3×0.24管理制度绩效15×0.3×0.3×0.45品管能力（成品）20×0.3×0.4×0.36品管能力（原料）10×0.3×0.4×0.3100总分注：1 每一评核项目均予适当配分2 除非另有规定,否则总分在 60 分以下视为不合格供应商   一般评语采购部门评审：工程部门评审：品管部门评审：（四）合格厂商之分类分级合格厂商分类系按各厂之专业予以归类，分级系将各类的合格厂商按其能力划分等级。分类的目的，避免厂商包办各种采购条件，预防外行人做内行事；分级的目的，防止厂商大小通吃，是配合采购的需求，选择适当的厂商。通常，采购人员最不欢迎“什么都能交（物品）”的厂商。因为他们通常并非专业厂商，只是到处承揽业务的“掮客”，对货品的性质并不十分熟谙，且多在拿到订单后，才寻找来源。一旦交货有问题或品质出错，经常缺乏能力解决，且极力规避责任。换言之，在高度分工专业化的时代，每一个供应商应有其“定位”最专精的产品或服务，因此，供应商的分类及分级，可以避免“鱼目混珠”，达到寻求最适当来源之目的。第二招：采购员入门之询价询价通常可分为下列两种方式：1. 口头询价由采购人员以电话或当面向供应商说明采购案件的品名、规格、单位、数量、交货期限、交货地点、付款及报价期限等资料。口头询价的方式相当便捷，可以免除以书面方式询价所需耗费的邮寄时间；不过，询价的物品应以双方经常交易， 且规格简单、标准化者为宜。2. 书面询价鉴于口头询价可能发生语言沟通上的错误，且口说无凭，若将来发生报价或交货规格上的差异，不但浪费时间， 也容易引起交易纠纷。因此，对于规格复杂且不属于标准化的产品，应采用书面询价为宜。但为了节省双方通信时间，目前许多公司皆使用传真机或电脑将询价单送发给供应商，不但详实而且快速。询价单的参考格式如下：询价单/报价单NO：0310品种规格结算规格等级数量单价金额mmmmm2元/m2元980×103×16.5920×92×15A1900×103×16.51820×92×15A  980×103×17920×92×15A1900×103×171820×92×15A 说明：一、报价须知1、 交货期限：订购后天内交清。2、 交货地点：工厂仓库。3、 结算价格：含税价4、 付款方法：交货验收合格后付款。5、 订购方法：签订一年期合同，每月 20 日下达下月订单。二、报价期限报价单请于年月日以前惠予报价以便洽购。 单位：XXXXXXXXXX 业有限公司供应部地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX电话：XXXXXXXXX电话：传真：XXXXXXXXXX传真：负责人签字（盖章）：负责人签字（盖章）：年月日年月日第三招：采购员入门之报价（一）报价的基础一般而言，供应商的报价可根据三种基础来推行：1. 成本加成法指供应商的报价是以其提供物品或劳务所必须投入的成本总额（包括材料成本、器具损耗、人员费用、运销费用、管理费用以及税金等），加计预期的利润成数而订定。此一定价方式，即俗称的“将本就利”。但是卖方削价求售时，它的订价可能只吸收一部分成本而非全部成本。2. 市价法指价格系以供需双方的关系而订定。当卖方市场价格趋高时，供应商可能获取暴利，只要一个愿、打一个愿挨， 交易仍然顺利成立；反之，买方市场货品滞销时，供应商也会血本无归。由于供需情况变化无常，价格往往脱离成本基础，暴起暴落。（二）报价的种类供应商的报价依付款方式不同，可分为下列几种：1. 到厂价与出厂价到厂价系指供应商的报价，负责将物品送达买方的工厂或指定地点，其间所发生的各项费用概由卖方承担。出厂价系指卖方的报价不包括运送责任，即由买方雇用运输工具，前往卖方的制造厂提货。此种情形通常出现在买方拥有运输工具或卖方加计的运费偏高时，或当卖方市场时，供应商不再提供免费的运送服务。2. 现金价与期票价现金价以现金之方式支付货款。期票价买方以延期付款的方式来采购物品。通常卖方会加计延迟付款期间的利息于售价中。3. 现货价与合约价现货价指每次交易时，由供需双方重新议定价格，若有签定买卖合约，亦以完成交易后即告终止。在众多的采购项目中， 采用现货交易的方式最频繁；卖双方按交易当时行情进行，不必承担预立契约或价格可能发生巨幅波动的风险或困扰。合约价指买卖双方按照事先议定的价格进行交易，此一合约价格涵盖的期间依契约而定，短者几个月，长者一两年。由于价格议定在先，经常造成与时价或现货价的差异，使买卖时发生利害冲突。因此，合约价必须有客观的计算公式或定期修订，才能维持公平、长久的买卖关系。4. 定价与实价定价指物品标示之价格。若商场的习惯是不二价，自然牌价（定价）就是实际出售的价格，但有些商场仍然流行“讨价还价”的习惯，例如某些老式的商场或一般的艺品店等，常使不知道内情的外地人吃亏上当。当然，使用牌价在某些行业却有正常的理由。当买方叫货时，卖方则以调整折扣率来反应时价，亦无需提供新的报价单给买方。所以牌价只是名目价格，而非真实价格。实价是指买方实际上所支付的代价。特别是卖方为了达到促销的目的，经常会提供各种优惠的条件给买方，例如数量折扣，免息延期付款，免费运送与安装等，这些优待都会使买方真实的总成本降低。 （三）报价的方式一般而言，供应商在接获采购部门的询价后，应在买方约定的期限内提出报价。若以报价的方式而言，可分为：1口头报价此即由供应商以电话或当面向采购人员说明报价内容，报价之物品则以买卖双方常交易、规格简单且不易产生错误者为宜。此种报价方式系基于双方的互信，“言出必行”，可以节省书面报价所必须的书写或邮寄时间。   2书面报价供应商以自备的报价单或采购部门的投标单或报价单，将价格、交货日期、付款方式、交货地点等必要资料填入后，寄给采购部门；但金额较大时，有些公司规定报价单必须以密封方式，寄给稽核或财务单位，以便将来公共拆封比价。报价单的表格形式见询价单第四招：采购员入门之成本分析（一）成本分析之工作内容成本分析系指就供应商所提报的成本估计，逐项作审查及评估，以求证成本的合理性与适当性。通常，成本估计中应包括下列的项目：1. 工程或制造的方法。2. 所需的特殊工具、设备。3. 直接及间接材料成本。4. 直接及间接人工成本。5. 制造费用或外包费用。6. 管销费用及税捐、利润。换言之，成本分析也就是查证前述各项资料的虚实，这包含了两项工作：1. 会计查核工作：必要时，可查核供应商的帐簿和记录，以验证所提供的成本资料的真实性。2. 技术分析：系指对供应商的成本资料，就技术观点所作出的评估，包括制造技术、品质保证、工厂布置、生产效率及材料损耗等，此时采购部门需要技术人员的协助。 （二）成本分析之运用采购人员要求进行成本分析，通常以下列情形最为常见：1. 底价制定困难。2. 无法确定供应商的报价是否合理。3. 采购金额巨大，成本分析有助于将来的议价工作。4. 运用制式的成本分析表，可以提高议价的效率。至于，采购人员如何增进自己从事成本分析的能力的呢？下列是可以加强的途径：1. 利用自己的工作经验。2. 和厂商学习（了解他们的制程）3. 建立简单的制度如成本计算公式等。4. 养成分析成本、比价和议价的观念。 （三）成本分析表XX 厂家成本分析表项目XXXXXXX 厂(年产量 3 万 m2)XXXXXXX 厂(年产量 10 万 m2）（元/m2）（元/m2） 原料(XX)27.4563.24辅料（XXX）1.805.00燃料动力（煤、电、水）1.502.00人工工资11.508.20制造费修理费1.001.00折旧费3.002.65管理费3.001.50财务费0.401.90林业规费15.502.00税收11.00成本合计65.1598.49第五招：采购员入门之价格分析就采购人员而言，低价与成本分析表只是提供了将来议价的参考价值，也就是获得一个合理的价格之依据，它解决“量”的问题。至于“质”的问题，也就是各供应商报价单的内容，采购人员必须先加以分析、审查、比较， 才能达到公平竞争的基础，即所谓“拿苹果比苹果”。 （一）价格分析的效益事先发现报价内容有无错误，避免造成将来交货的纷争。确保供应商所附带的任何条件，均为买方可以接受者。将不同的报价基础加以统一，以利将来的议价及比价工作，而不会发生“拿苹果和橘子比”的错误。 （二）培养采购人员成本分析能力，避免按照“总价”来谈判价格的缺失。价格分析是一种参考资料，采购人员和厂商谈价一定尽力，不给厂商暴利，但也不给它们亏本，以合理的利润， 相辅相成。采购主管可以拿分析资料来查核采购人员订购的价格是否合理。第六招：采购员入门之议价技巧一采购谈判的“规划” 采购主管的主要工作之一，就是要降低采购成本 ，因此必须懂得如何谈判。而成功的谈判必须有妥善的规划。谈判的规划工作，包括预测，学习，分析及谈判策四项，分析如下：（一）预测好