合同管理制度14页

目 录一、合同管理制度21总则22合同管理部门23授权44合同审查55合同的签订86合同的履行87合同的变更与解除98合同纠纷的处理与诉讼管理109合同的登记、备案与归档1210合同争议及解决1311合同的不可抗力1312合同的保密1313附则1314合同签订审批流程13一、合同管理制度1总则第一条为规范公司合同管理，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法及有关法律、法规的规定，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称的合同是指公司所属各部门以公司名义与公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。本制度不包括职工与公司签订的劳动合同。第三条合同管理是指合同的预案审查、合同的执行、合同的监督、合同的管理。包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。第四条公司合同管理实行“统一管理、分级负责、授权签订”的原则，实行合同承办部门负责制。贯彻以预防为主的原则，维护公司的合法权益。2合同管理部门第五条公司合约部为合同事务主管部门，设立合约专员负责公司合同的具体管理工作。第六条 合约部合同管理职能：1、负责公司格式条款合同以及部分非格式条款合同的起草制定；2、负责对招标文件、合同等公司文件进行审核，避免出现法律漏洞；3、组织、协调合同审查及会签程序；4、对涉及公司的合同订立、变更、执行、终止等行为进行监督；5、负责处理公司与外部的重大合同纠纷；第七条 合约专员在合同管理方面的主要职责是：1、熟练掌握并宣传合同法律法规及其他法规；2、协助进行重大合同的可行性分析，并提出书面分析报告。加公司重大合同的谈判及文件起草工作；3、对公司各类合同的签订及履行情况进行监督、检查；4、参与合同纠纷的处理；5、负责合同纠纷引起的法律诉讼的处理；6、及时向公司领导如实汇报合同管理、签订、履行中的问题，遇有紧急情况时应采取措施防止问题扩大。第八条合同承办部门的主要职责：1、根据授权依法组织合同的谈判、签订、变更、解除等事宜；2、负责初审合同承办人草拟的合同的可行性、对方经营范围、资信及履约能力；3、依法履行合同，及时向合约部通报履行中发生的重大问题及解决方案；4、参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；5、负责本部门合同文本管理及归档移交工作。第九条合同承办人的主要职责：1、根据授权办理合同的谈判、签订、变更、解除合同事宜；2、草拟合同，提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责；涉及公司招投标项目时，严格按照招投标文件拟定合同；3、依据合同的内容组织相关部门人员参与合同洽商；4、按合同签订的权限，提前向合同承办部门提交合同草本及前款规定的材料，提请有关部门审查；5、认真履行已生效的合同，随时检查合同履行情况；6、及时向主管领导及合约部汇报在履行中发生的问题，并按时将合同有关文件交合同管理员归档；7、依法参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。第十条合同管理员（项目资料员）的主要职责：1、贯彻实施合同管理办法；2、协助合同承办人依法签订或变更合同，必要时参与本部门重大合同谈判与签订；3、检查合同履行情况，协助合同承办人解决合同履行中出现的问题；4、对签订、履行合同中出现的重大问题，及时向合约部和部门领导报告；5、参加处理本项目中合同纠纷；6、负责编制资金计划，征得部门领导同意后报财务部备案；7、负责合同台账、档案的建立及合同文本（包括协议书、有关文件、信函、图表）的管理；对公司签订的各类合同统一登记、编号并分类保管，并造册记录已签订合同的履行情况；对已履行的合同装订成册，分别整理归档。3授权第十一条 下列人员有权代表公司签订合同：1、公司法定代表人；2、公司法定代表人书面授权的法人委托人。第十二条 各法人委托人的具体代理权限由法定代表人在签发法人委托书时注明。法人委托人必须严格按授权范围行使签约权，禁止超越代理权限对外签约。第十三条 法人委托人的主要职责：1、在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；2、对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；3、对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；4、对所签订合同的履行负责，履行中发现问题应立即上报，同时积极想办法解决；对发生的合同纠纷负责处理或协助有关部门处理；5、负责保管好本人所签合同的一切资料，合同履行完毕后应立即将资料上交归档。第十四条任何部门及工作人员未经法定代表人授权委托，不得以公司名义对外签订合同或改变合同内容，不得变更、解除合同及放弃合同规定的权利。第十五条公司内部的职能机构不得以自己的名义对外签订合同。第十六条授权委托分为期间授权委托和单位时间授权委托。第十七条单位时间授权委托仅在单位时间内授权委托有效。第十八条 被授权的部门负责人原则上不再向其他有关人员办理继续授权委托，如情况必需，办理之前须征得授权人的书面同意。第十九条期间授权委托制，即一事一委托，期间可以为合同签订全过程也可以为合同签订的某一阶段。具体程序为：经办部门负责人提出书面申请，附合同拟稿和可行性报告及其它材料送办公室审查，经总经理批准和授权后，对外签立合同。4合同审查第二十条公司董事长或总经理为各项合同签订的最终审批人。第二十一条合同应由承办部门、相关职能部门及公司领导进行审查。第二十二条 合同审查的具体程序为：1、首先由合同承办部门的合同承办人对所提报合同以及与合同相关的所有事宜进行自查和初审，并在此基础上完成合同草稿和必要的情况说明书；2、然后将合同文件发送合约部，由合约部和合同承办部门会同相关职能部门逐条审查合同条款及其他相关事项；3、最后将合同文件提交公司承办部门经理、总经理逐级审批。第二十三条 需重点审查的内容包括：1、对方主体资格：具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照，其核载的内容必须与实际相符；2、经营范围：合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书；3、代理权限：由代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人（负责人）身份证明、授权委托书、代理人身份证明；4、履约能力：具有支付、生产、技术能力。必要时应要求出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。需提供担保的合同，应查明担保人的担保资格和担保能力；5、履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件；6、合同内容(1)履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件；(2)合同应具备的条款是否齐全、合理、严密；(3)双方当事人的意思表达是否真实、一致，双方的权利、义务是否明确、平等；(4)合同条款中有无潜在对公司不利或可能损害公司利益的条款；(5)是否存在无效条款；(6)签约双方的用章是否为合同专用章或公章。7、合同文字(1)合同用语是否规范；(2)文字表达是否确切无误。8、合同的经济效益(1)预计取得的经济效益和可能承担的风险；(2)合同非正常履行时可能受到的经济损失。9、违约责任(一）对方原因违约(1)未按约定向监理人提供实施监理职责所必需的工程项目资料、外部环境，致使监理人无法正常履行合同职责超过 60 天的，监理人有权要求委托人承担合同价款 1% 的违约金；(2)迟延支付监理费用，每迟延一日，监理人有权要求委托人按照同期全国银行间同业拆借中心公布的贷款市场报价利率向乙方支付迟延支付部分的违约金。(二）我方原因违约(1)未按约定组建监理机构、编制工程建设监理规划和监理实施细则等，致使合同履行延期的，每迟延一日，委托人有权要求监理人承担合同价款 1% 的违约金；(2)监理任务完成后，未及时向委托人提交工程建设监理档案资料，每延迟一日，委托人有权要求监理人承担合同价款 1% 的违约金；(3)监理人擅自将本合同项下的监理业务转委托的，委托人有权要求监理人退还全部监理费用并承担合同价款 100 %的违约金；(4)监理人根据合同约定支付违约金后，还应当继续履行合同义务；(5)监理人失职，没有尽到监理职责出现工程质量问题给委托人造成损失的，或监理人提供的服务不符合合同约定及法律规定，则监理人应当退还监理服务费，并按照监理服务费用的20%向委托人支付违约金，并负责赔偿委托人全部损失，包括但不限于直接经济损失、间接损失以及维权产生的诉讼费、律师费、财产保全费、担保费、执行费、差旅费、调查取证费用等。第二十四条在合同审查时，根据公司的实际，应注意的事项：1、对于标的额较大的合同、建设工程施工合同、建设工程委托监理合同、建设工程勘察合同、建设工程设计合同以及由公司单独分包给总承包单位以外的合同应重点审核；2、材料采购合同、设备采购合同、工程承揽合同中质保期的约定严格按照国家、建设部以及相关行业的规范标准约定，质保金的约定原则上按照有关规定的上限执行；3、公司有付款义务的，合同中付款期限的约定一般按照工作日计算，付款期限最短不得低于7个工作日，一般规定为10到15个工作日；对方有付款义务的，以日历日计算，付款期限应当明确、具体；4、工程承揽合同中付款方式的约定一般应为按工程进度或形象进度付款，且付款时间和付款数量的约定必须明确。5、为了有利于可能由于合同履行而引起的法律诉讼，应在合同条款中作如下规定：(1)我方为需方或发包方时，除合同法规定的法定管辖地外必须约定我方所在地人民法院管辖；(2)在尽力争取我方所在地人民法院管辖成为不可能时，可约定“发生纠纷应协商解决，协商不成，任何一方均可向起诉方住所地人民法院提起诉讼”；第二十五条审查时如对对方当事人履行能力及资信情况存在疑义时，应要求其提供相应担保并要求在合同中注明，签订合同时要求对方提供履约保证金作为预付款。第二十六条合约部必须在合同文本发送后三日之内出具审核意见书，不得拖延，在审核或审查过程中，发现重大错误、遗漏或不妥时，提出修改意见书，并与合同对方当事人取得联系，直到修改意见达到统一为止。第二十七条负责审查合同的部门和员工，因工作失职或循私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该签订的合同得到签订而造成经济损失的，应按后果及其责任的大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。第二十八条 审查完毕后，负责审查人员应出具审查意见书，审查意见书应附有审查人员签名。5合同的签订第二十九条签订合同必须内容合法、具体、条款齐全、责权明确，用语确切，手续完备，程序合法。第三十条 合同承办人签订合同，必须先办理授权委托书，明确授权范围和权限。未经授权委托或超出授权范围签订的合同为无效合同，由承办人承担责任。第三十一条合同承办人凡签订不能即时清结的合同，都必须采取书面形式；当事人协商一致同意的有关修改合同的文书、电子邮件、图表等均是合同的有效组成部分。第三十二条 签订合同应当采用公司以公文形式下发的材料采购合同、设备采购合同建设工程施工合同等合同标准模版。国家或行业有示范文本的，在选用时，对涉及权利义务关系的条款经办人和合约专员要重点审查，必要时可以进行修改。无范本的合同采用公司合约部提供的示范文本。合同承办人自拟合同文本的，必须发送合约部进行审查。第三十三条公司合同的签订审批的常规流程如下：1、合同承办部门确定的合同承办人负责起草合同（草案）,并将合同以电子邮件形式发送相关业务部门进行审核。2、合约专员负责对合同的法律条款进