企业会计电算化存在的问题及改进方案论文

毕 业 设 计课题名称 企业会计电算化存在的问题及改进方案姓 名 学 号所在学院 会计 专业年级指导教师 职 称 讲师 二O一二年五月二十五日目 录 摘要1关键词1一、实习企业简介1二、实习岗位描述1三、会计电算化的概念1（一）会计电算化的定义2（二）会计电算化的作用2（三）会计电算化的意义3四、存在的问题3（一）会计核算系统缺乏安全性和保密性3（二）企业会计档案保管不善3（三）对会计电算化的认识力度不够3（四）缺乏会计电算化所需要的专业人才4（五）数据的安全保密性弱4五、改进措施5（一）加强会计电算化保密控制5（二）加强档案管理5（三）加大对会计电算化人才的培养力度5（四）加强内部控制6（五）建立健全规章制度6参考文献7 淄博职业学院毕业设计企业会计电算化存在的问题及改进方案摘要近些年来，随着我国电子信息化的迅猛发展，企业会计电算化随之也得到了长足的发展。早已实现了从传统手工账到财务信息会计电算化的彻底转变，为企业提供更为有效的记账、报账、核算等财务需求。同时也极大的节省了会计从业人员的工作时间和精力，提高了财务工作效率。但是，也暴露出很多问题。我所在的实习企业是一家会计师事务所，涉及面比较广，通过一段时间的了解现就电子记账中发现的问题提出自己的看法，并对发现的问题作出阐述并提出有效地解决方案。关键词会计电算化；存在问题；改进方案 一、实习企业简介 山东金恒联合会计师事务所位于东营市广饶县月河路267号，包括山东金恒联合会计师师事务所和东营金恒税务师事务所有限公司两部分。山东金恒联合会计师事务所执行事务合伙人：蒋庆立。经营范围：审查企业会计报表，出具审计报告；验证企业资本，出具验资报告；办理企业合并、分立、清算事宜中的审计业务，出具有关报告；基本建设年度财务决算审计；代理记账；会计咨询、税务咨询、管理咨询、会计培训；法律、法规规定的其他业务。东营金恒税务师事务所有限公司法定代表人王伟华，业务范围：代办涉税签证类业务、涉税服务类业务。二、实习岗位描述 由于公司内部并没有很严明的划分，公司常办理的业务基本都有涉及，包括：1、代理记账，负责两家小规模纳税人，包括记账、报税等日常业务，以及年审材料的提交。2、企业验资，从银行验资、编写验资报告到企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证的材料提交和办理等。3、企业审计，包括年审、所得税清缴所需审计报告的编写和材料整理等。4、开具税票，定期去当地地税局开具发票和税票。5、银行业务，包括银行缴款单的打印，开户许可证业务的办理，账户的开户、维护等。三、会计电算化的概念 （一）会计电算化的定义 会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技对会计工作提出的要求。 （二）会计电算化的作用 首先，提高了会计核算的水平和质量。会计电算化的首要目标是实现会计核算工作的电算化。会计电算化系统极大的提高了会计核算工作的水平和质量，主要有以下几个方面的表现：首先提高了会计人员的劳动强度，提高了工作效率；其次缩短了会计数据处理的周期，提高了会计数据的实时效性；并能提高了会计数据处理的正确性和规范性。其次，提高了企业现代化经营管理水平。实现会计核算电算化是会计电算化的基础，全面提高企业现代化管理水平则是会计电算化的主要目的。实现会计电算化，提高企业现代化管理水平主要体现在以下几个方面：首先为从经验管理向科学化管理转变创造了条件；其次为从事后管理向事中控制、事先预测转变创造了条件；并为企业全面管理现代化奠定了基础。 （三）会计电算化的意义 首先保证会计核算资料的及时性。电子计算机以极高的速度处理会计数据，手工方式要几个人几天完成的会计工作，采用电子计算机只需很短的时间就可以完成。其次保证会计核算的正确性。采用电子计算机进行会计核算，计算精度高，按程序自行完成各项数据的计算与记录，只要输入数据是正确的，很少引起错误。而在手工方式下，由于重复登录工作较多，难免发生各种错误。使用电子计算机可以确保会计信息的正确性。同时充分发挥会计的职能。会计的核算职能，主要包括对经济活动的计算和记录，记录是为了反映过去和保持记忆。使用电子计算机使这种记忆能力大大提高。电子计算机能以极密集的方式储存会计信息，这种储存能力，可以随时向管理部门和其他部门提供丰富的会计信息。会计监督职能主要包括对有价值的经济活动进行指导、控制和检查。由于电算化会计核算信息系统可以获得更为准确、及时、详尽的会计数据，将会计信息有效地提供给有关部门，可以更好地对经济活动进行监督。并且提高会计工作效率。会计核算采用电子计算机使会计处理程序发生了变化，各种生产经营活动的原始数据从计算机终端上输入，然后按既定程序进行各种各样的处理并加以贮存，避免了在手工处理时大量的重复抄录工作，而且可以较容易地完成各种复杂的运算过程，减少了工作环节，节省了时间、人力，使会计工作效率大大提高，使会计人员从传统的会计记录、计算工作中解脱出来，以更多的时间和精力从事对生产经营活动的观测、控制等管理活动，全面发挥会计在经济管理中的作用。四、存在的问题 （一）会计核算系统缺乏安全性和保密性 作为会计师事务所，会计核算软件主要用于代理记账，为了节省时间，并没有很好的明确对上级人员的权限管理。记账过程中，系统分填写凭证、审核、记账、结算等，但由于节省时间、图方便等原因，记账过程中一个人会分别登陆几个人的身份完成记账，甚至一个账套会设两个管理员方便读取和录入信息。这样的设置在记账过程中可以节省很多时间，但是就安全和保密问题上，是一件很危险的事。目前我手中有两家公司，系统中我要参与填写凭证、记账、结算，同时我需要有人帮我审核，但由于人数有限公司比较多我又同时是别人的审核人，在忙的时候，就会有不同的人登陆我的权限完成记账，他们同时也可以登陆我所负责的公司进行操作，这让我感觉非常不安。 （二）企业会计档案保管不善 首先出于工作需要，公司安装电算化软件的电脑同时会用于别的工作，加之公司电脑并没有定期进行杀毒等安全操作，公司电脑出现故障导致软件资料损失，甚至是系统错乱，比如报表的生成出现问题，公式出现错误，导致报表不平。其次公司维修电脑的员工对系统不熟悉，在一次电脑重装中把系统删除并且未在事先告知，导致所有代账的公司三个月的资料全部需要重新录入。最重要的一点是，电算化系统会配置一个加密狗，类似U盘的东西，它本身就是系统的重点，内存有公司信息，一套系统配备一个，由于体积小，没有专人管理，加上用的人比较多，于三月丢失一次。 （三）对会计电算化的认识力度不够首先，财务人员错误地认为实行会计电算化只是一个形式，较为方便，没有意识到实现会计电算化的重大意义，在实际操作中对于会计软件的使用只局限在核算上，对于其他作用、功能不加以使用推行。其次，由于传统的手工记账方式长期被人们所接受，加上目前各项管理都是建立在手工记账的基础之上，要改变人们长期形成的习惯方式，有较大难度。再次，是许多企业领导对会计电算化存在片面认识，仅把会计电算化认为是企业现代化管理的标志，把计算机作为主要因素，把财会人员作为次要因素，不重视财会人员的培训；最后，由于一些财务负责人对电算化知识不掌握，对电算化管理很陌生，只习惯于手工记账的管理。尤其对会计电算化的保密性、安全性存在空白，因而对会计电算化数据可靠性发生质疑，造成不会管，不敢管的混乱局面，严重影响了会计电算化的普及和推广。 （四）缺乏会计电算化所需要的专业人才 由于会计电算化涉及会计和计算机两种专业知识，在岗的会计人员虽经过计算机等级培训，但与实际要求水平还有较大差距。首先会计人员知识不全面。许多年龄较大的会计人员对会计业务比较熟悉，但对计算机知识了解有限，而年青人则相反。要使计算机知识和会计工作经验有机结合，还有待时日。其次计算机培训教材老化。计算机技术发展很快，几年时间，计算速度提高了几十倍。软件操作系统也有质的变化。而现在的教材大多是几年前的，所介绍的知识陈旧，实用性不强，经过这样培训并通过考试人员实际操作能力差，只是拿个证书为而已。最后缺乏对会计人员的再培训和定期考核，培训没有系统性。 （五）数据的安全保密性弱 财务数据在很大程度上关系着企业的生存与发展，但是几乎所有的软件开发都是把重点放在理财和提供多功能管理和决策上，很少放在数据的安全保密上，数据往往完全暴露在所有用户的面前。 在手工会计环境下，企业的经济业务发生均记录于纸张之上，纸张上书面数据形成会计人员所熟悉的会计证据原件，这些纸质原件的数据若被修改，则容易辨别出修改的线索和痕迹。而会计电算化环境下，原来的纸质的会计原始凭证的数据通过电子信息直接记录在磁盘或光盘上，另外会计电算化系统的程序、数据、文件等均保存在磁性介质上，他们很容易被仿造、复制和修改，并不会留下任何痕迹，磁性介质在受热、受潮、弯曲、强磁场等因素的影响下都会损坏，造成会计信息的丢失。原始数据一旦录入，大部分处理均由计算机自动完成，处理过程中出现的错误，很难追查责任人员。操作人员在录入数据时可能发生错误，更有甚者，在录入数据时人为采用虚构、修改、省略、重复录入、延迟录入等手段造成会计信息的失真。数据库技术和网络技术的运用，使得数据资料的共享程度提高，如果没有有效的控制措施，有关操作人员就会非法操作，超越自己的权限进行操作，有关技术人员、维护人员利用工作之便就会修改程序、删除或篡改有关文件等。获得授权对系统进行管理维护的管理人员、技术人员，在进行非法操作时很具欺骗性，手段更隐蔽，往往很难及时发现。大量的会计信息通过开放的网络传递，各种计算机病毒乘虚而入，其会计资料有着被截取、篡改、泄露机密等安全风险，很难保证数据的真实性和完整性。 此外，由于对计算机系统的依赖性很强，计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用，如系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，极易造成数据丢失。五、改进措施 （一）加强会计电算化保密控制为了保证计算机的安全，保证相关程序不被修改、盗取、感染病毒，就要做到监管到位、实时监控、及时处理、提前防范。会计电算化的前提条件是保证机房设备安全和计算机正常运行，因此首先要经常对电算化设备进行保养，避免发生意外。其次要防止非法修改和删除会计数据和软件，确保会计数据和会计软件的安全保密，对所有数据一律进行双备份，并且存放到两个不同的地点。最后当需要更新电算化硬件设备和升级会计软件时，需要严格执行审批程序，确保会计数据的连续性、完整性和安全性。 （二）加强档案管理计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。加强对计算机系统、会计软件硬件系统的管理，应根据会计档案管理办法的规定及时制定一套适合的会计电算化档案管理制度；根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作，及时对会计账套的备份准备双