Excel中的查找公式应用(多图)
实例剖析：实例剖析：Excel 中的查找公式应用中的查找公式应用(多图多图)应用背景：应用背景：小黄开个了电脑用品专卖店，主要经营各种电脑耗材，为了更好的管理每天的销售情况，他用 Excel 制作了“销售日记录”工作表(图 1)。由于每天销售人员都上交纸质的销售报表，为了用 Excel 统计分析，他还需要将销售报表上的数据输入 Excel 工作表中，这个过程中他遇到一个问题：即把“商品名称”、“单位”、“售价”数据输入后，为了统计“毛利润”，他还要去查找该商品的“进价”。随着商品数目的增加，这个工作实在相当繁琐，于是他的需求是：能否输入商品名称后，让能否输入商品名称后，让 Excel 根据这个名称自动去查找该商品的根据这个名称自动去查找该商品的“进价进价”数据，并放到数据，并放到图图 1 的的 H 列中列中。 图 1 基础准备：基础准备：小黄的这个问题，属于可利用 Excel 查找公式解决的相当典型的问题。也许初学的朋友会问，什么是 Excel 查找公式呢？概括的说，所谓查找公式，就是为了查找一个值，在指定的数据区域查找公式，就是为了查找一个值，在指定的数据区域中搜索，并返回一个值的公式中搜索，并返回一个值的公式。比如针对小黄的问题，要查找的值就是“商品名称”，在什么指定的数据区域中搜索呢？这点后面会讲，而要返回的值就是商品的“进价”。了解查找公式的含义之后，我们接着介绍一下查找函数，Excel 提供了VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP、INDEX 等常用的查找函数，它们非常重要，因为它们是创建查找公式所必须的，今天我们介绍的主角是 VLOOKUP，其它的函数可以通过帮助以此类推地学习和使用。 VLOOKUP 函数的功能为：在数据区域首列查找指定的值，并返回数据区域当前行中指定列处的值。听起来有些不好理解，不过不用担心，通过后面的实例会很容易理解。VLOOKUP 的语法为：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)参数解析：Lookup_value 的含义为需要在数据区域第一列中查找的值，它可以为数值、引用或者是文本；table_array 的含义为需要在其中查找数据的数据区域；col_index_num 的含义为 table_array 中待返回的值的列序号；range_lookup 参数为可选参数，它是一个逻辑值，如果为 TRUE 或者忽略，则表示返回近似匹配值(也就是说，当找不到精确的匹配值时，则找小于 Lookup_value 的最大数值)。如果range_lookup 为 FALSE 时，函数 VLOOKUP 将只找精确的匹配值，如果找不到，就返回错误值#N/A。思路分析：思路分析：有了上面的基础准备，我们可以进入具体操作了，我们的大致思路是，先建立一个“商品基本信息”工作表(图 2)，并创建一个“商品基本信息”区域名称，后面就可以把这个区域名称放在VLOOKUP 的 table_array 参数部分，由于这个数据区域中的第一列存放“商品名称”数据，第三列存放了“进价”数据，我们就可以在这个数据区域中通过查找“商品名称”返回其对应的“进价”数据。 >图 2操作步骤：操作步骤：说明：为了方便想一起进行下面操作的读者朋友，笔者提供了“查找公式实例(原始文件)”，朋友们可以先下载它到本地电脑，然后打开它同下面的步骤一同操作。一、一、 创建创建“商品基本信息商品基本信息”区域名称区域名称1. 打开“查找公式实例(原始文件)”工作薄文件，进入“商品基本信息”工作表，在名称框中输入“A1:D1000”回车后，A1:D1000 单元格区域被选中(图 3)。 >图 32. 选择菜单“插入名称定义”命令(图 4)，打开“定义名称”对话框，在名称框中输入“商品基本信息”后，单击“确定”按钮(图 5)，“商品基本信息”区域名称创建完成。 >图 4>图 5说明：可能有朋友想，创建“商品基本信息”区域名称时，为什么选择了单元格区域“A1:D1000”，而不是“A1:D20”呢？原因很简单，如果只选择单元格区域“A1:D20”创建区域名称，则当新增加商品后，我们的查找公式就不能查找出新商品的“进价”了。而选择“A1:D1000”创建区域名称后，当有新的商品时，我们可以方便地把新商品的信息添加到单元格区域“A1:D20”的末尾，不难看出我们创建的这个数据区域最多可以放置 999 个商品信息，区域的具体大小可以根据你自己的商品数量来修改。二、二、 创建创建 “进价进价”的查找公式的查找公式1. 进入到“销售日记录”工作表，选中 H2 单元格，我们准备在其中输入商品“10 米网线”的“进价”查找公式。将鼠标插入点定位到公式框中，通过键盘输入“=VLOOKUP(”，这时出现 VLOOKUP 函数的参数输入提示(图 6)。 >图 62. 由于我们要根据商品的名称查找“进价”，则 VLOOKUP 函数的第一个参数应该输入“10 米网线”所在单元格的引用 C2，用鼠标单击一下 C2 单元格，可以看到 Excel 自动输入了 C2，并以蓝色字体显示(图 7)。 >图 73. 用键盘输入一个逗号，接着选择菜单“插入名称粘贴”命令，打开“粘贴名称”对话框，选中需要粘贴的名称“商品基本信息”，并单击“确定”按钮后(图 8)，区域名称“商品基本信息”被插入到公式中，VLOOKUP 函数的第二个参数的位置。 >图 8说明：说明：用这种方法在公式中输入区域名称，即快捷又不容易出错。4. 再用键盘输入一个逗号，现在要输入的参数是决定 VLOOKUP 函数找到匹配商品名称所在行后，该行的哪列数据被返回，由于“进价”数据存放在第三列，所以在这里通过键盘输入数字“3”，再输入一个逗号。5. 接下来输入最后一个参数，由于我们要求商品名称精确匹配，所以输入参数“FALSE”，最后一个反括号可以不必输入，单击回车后 Excel 会自动为我们添加。我们可以看到公式准确地返回了“10 米网线”的“进价”数据“￥10.00”(图 9)。 >图 96. 最后我们选中 H2 单元格，把鼠标指针移到该单元格的右下角，当指针变成十字型时，按住鼠标左键拖拉到 H8 单元格，完成公式的复制(图 10)。 >图 10三、三、 让让“进价进价”查找公式更完美查找公式更完美虽然建立的查找公式已经能够很好地执行查找任务，但是它还有个不足。为了测试，我们可以把 C2单元格中的商品名称删去，回车后可以看到 H2 单元格中返回错误值“#N/A”(图 11)。 >图 11实际上我们选中 H8 单元格，利用公式填充柄向下复制公式，也会返回“#N/A”错误值。这是为什么呢？因为当商品名称单元格内没有任何内容时，VLOOKUP 函数在数据区域的首列找不到匹配的目标，于是就返回了“#N/A”错误值。在实际操作中，如果商品的数量比较多时，我们很可能一开始就把 H 列的公式复制到了 H100 或者更后面，如果在没有输入商品时显示“#N/A”错误值的话，会影响工作界面的美观。所以我们希望在没有输入商品名称时，不要让“#N/A”错误值显示出来。借助 IF 和 ISERROR 函数可以方便地实现上述目标，选中 H2 单元格，把原来的公式修改为“=IF(ISERROR(VLOOKUP(C2,商品基本信息,3,FALSE),“,VLOOKUP(C2,商品基本信息,3,FALSE)”，该公式的含义为：如果“VLOOKUP(C2,商品基本信息,3,FALSE)”部分返回错误值的话，则在 H2 中显示空字符串；如果“VLOOKUP(C2,商品基本信息,3,FALSE)”部分工作正常，则在 H2 单元格中显示商品对应的“进价”数据。公式修改后可以看到即使 C2 单元格中没有输入任何商品名称，H2 单元格中也不会显示原来的“#N/A”错误值(图 12)。最后把公式复制到相应单元格即可。图 12四、四、 创建创建 “单位单位”的查找公式的查找公式最后给朋友们留一个练习，即在 D2 单元格中建立查找商品名称“单位”的公式。当然，也要求这个公式在没有输入商品名称时，不显示“#N/A”错误值。另外，建立“小计”列和“毛利润”列的计算公式。完成之后可以打开 “查找公式实例(完成后文件)”工作薄文件参考一下。注意：使用查找公式的过程中，关键的一点是，商品名称不能输错，如果输错，则不能返回对应的“进价”数据。
